Page 1

Overordnet beredskapsplan Administrativ del Vedtatt i kommunestyret 14.03.2024 Flom ved Dalsfoss, november 2022

Page 2

Innhold 1 KOMMUNEDIREKTØRENS FORORD ................................................................................................. 6 2 INNLEDNING – SAMFUNNSSIKKERHET OG KOMMUNENS BEREDSKAPSPLIKT ............................... 7 2.1 Kommunens ansvar og oppgaver ............................................................................................ 8 2.2 Psykososial beredskap ............................................................................................................. 8 3 FORMÅL OG VIRKEOMRÅDE FOR PLANEN ...................................................................................... 8 3.1 Formålet med planen .............................................................................................................. 8 3.2 Virkeområde for planen .......................................................................................................... 9 3.3 Kommunestyret ....................................................................................................................... 9 3.4 Fullmakt og normalisering ....................................................................................................... 9 3.5 Beredskapsfullmakten ............................................................................................................. 9 3.6 Sikkerhetsklarering ................................................................................................................ 10 4 HELHETLIG RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE .............................................................................. 10 5 PRINSIPPER, PRIORITERINGER OG METODE .................................................................................. 11 5.1 Nasjonale beredskapsprinsipper ........................................................................................... 11 5.1.1 Likhetsprinsippet ........................................................................................................... 11 5.1.2 Ansvarsprinsippet .......................................................................................................... 11 5.1.3 Nærhetsprinsippet ........................................................................................................ 11 5.1.4 Samvirkeprinsippet ........................................................................................................ 11 5.2 Beredskapsfasene og gjennomføring .................................................................................... 11 5.3 Beredskapsverdiene .............................................................................................................. 12 5.3.1 Sikre folks liv og helse .................................................................................................... 12 5.3.2 Verne miljøet ................................................................................................................. 12 5.3.3 Begrense tap av økonomiske verdier ............................................................................ 12 5.3.4 Forhindre omdømmetap ............................................................................................... 12 5.4 Begrepsforståelse .................................................................................................................. 12 5.4.1 Beredskap ...................................................................................................................... 12 5.4.2 Beredskapsorganisasjon ................................................................................................ 12 5.4.3 Beredskapssituasjon ...................................................................................................... 13 5.4.4 Beredskapsledelse ......................................................................................................... 13 5.4.5 Konsekvenspotensiale ................................................................................................... 13 5.4.6 Situasjonsspesifikk plan ................................................................................................. 13 5.5 Proaktiv stabsmetodikk ......................................................................................................... 13 5.5.1 Proaktivitet .................................................................................................................... 13 5.6 De proaktive prinsippene ...................................................................................................... 13 5.6.1 Sikker usikkerhets-prinsippet ........................................................................................ 13 1

Page 3

5.6.2 Moderat overreaksjons-prinsippet ............................................................................... 13 5.6.3 Første informasjons-prinsippet ..................................................................................... 14 5.7 Potensialbasert plan .............................................................................................................. 14 5.7.1 Umiddelbare aksjoner ................................................................................................... 14 5.7.2 Førstemøte .................................................................................................................... 14 5.7.3 Statusmøte .................................................................................................................... 14 5.8 Beredskapsorganisasjonen .................................................................................................... 15 5.8.1 Et eksempel på håndtering av en beredskapshendelse ................................................ 16 6 BEREDSKAPSORGANISASJONEN – NIVÅ 3 STRATEGISK NIVÅ ........................................................ 16 6.1 Sammensetning av beredskapsledelsen ............................................................................... 16 6.1.1 Ordfører ......................................................................................................................... 16 6.1.2 Kommunedirektør ......................................................................................................... 17 6.1.3 4 kommunalsjefer .......................................................................................................... 17 6.1.4 Kommuneoverlege ........................................................................................................ 17 6.1.5 Brannsjef ........................................................................................................................ 17 6.1.6 Kommunikasjonsrådgiver .............................................................................................. 17 6.1.7 Beredskapskoordinator ................................................................................................. 18 6.1.8 Liaison og fagressurser .................................................................................................. 18 6.1.9 Loggføring ...................................................................................................................... 18 6.2 Mobilisering og innkalling av beredskapsledelsen ................................................................ 18 6.2.1 Beslutning om mobilisering av beredskapsledelsen ..................................................... 19 Hovedregel ........................................................................................................................................ 19 Unntak ............................................................................................................................................... 19 6.2.2 Innkalling av beredskapsledelsen .................................................................................. 19 6.3 Beredskapsledelsens lokaler og kommunikasjonsmidler ...................................................... 19 6.3.1 Adgang til beredskapsledelsens lokaler ....................................................................... 19 7 BEREDSKAPSORGANISASJONEN – NIVÅ 2 OPERASJONELT NIVÅ .................................................. 19 7.1 Mobilisering og innkalling av beredskapsstabene ................................................................ 19 7.1.1 Beslutning om mobilisering av beredskapsstabene ...................................................... 20 7.1.2 Innkalling av beredskapsstabene .................................................................................. 20 7.2 Beredskapsstabenes lokaler og kommunikasjonsmidler ...................................................... 20 8 BEREDSKAPSORGANISASJONEN – NIVÅ 1 TAKTISK NIVÅ .............................................................. 20 8.1 Sammensetning av taktisk nivå ............................................................................................. 20 8.2 Beredskapsgruppe i virksomheten ........................................................................................ 20 8.2.1 Mobilisering og innkalling av beredskapsgruppe .......................................................... 21 8.3 Psykososialt kriseteam .......................................................................................................... 21 2

Page 4

8.3.1 Mobilisering og innkalling av psykososialt kriseteam ................................................... 21 8.4 Evakuert – pårørendesenter (EPS) ........................................................................................ 21 8.4.1 Mobilisering og innkalling av EPS .................................................................................. 21 8.5 Legevakt................................................................................................................................. 21 8.6 Evakueringstjenesten ............................................................................................................ 22 8.6.1 Mobilisering og innkalling av evakueringstjenesten ..................................................... 22 8.7 Kommunikasjonsansvarlig ..................................................................................................... 22 8.7.1 Mobilisering og innkalling av kommunikasjonsgruppa ................................................. 22 8.8 Virksomhet Service ................................................................................................................ 22 8.8.1 Servicesenteret-telefon-publikumskontakt .................................................................. 22 8.8.2 Tolketjenesten ............................................................................................................... 22 8.8.3 RYVAN loggfører ............................................................................................................ 22 8.8.4. Mobilisering og innkalling av personell fra virksomhet Service .................................... 22 8.9 Grenland Brann og Redning IKS............................................................................................. 23 8.9.1 Mobilisering og innkalling av brannvesenet .................................................................. 23 8.10 Virksomhet VAR ..................................................................................................................... 23 8.10.1 Mobilisering og innkalling av VAR ................................................................................. 23 8.12.1 Mobilisering og innkalling av Veg og Park ..................................................................... 23 8.12 Virksomhet Byggdrift ............................................................................................................. 23 8.13 Miljørettet helsevern ............................................................................................................. 23 8.14.1 Mobilisering og innkalling av Klima- og miljøberedskapen i Telemark ......................... 23 9 EKSTERNE RESSURSER ................................................................................................................... 24 9.1 Røde Kors............................................................................................................................... 24 9.2 Norsk folkehjelp Kragerø ....................................................................................................... 24 9.3 Sanitetsforeningens omsorgsberedskap Kragerø ................................................................. 24 9.4 NRRL ...................................................................................................................................... 24 9.5 Sivilforsvaret .......................................................................................................................... 24 9.6 Forsvaret ................................................................................................................................ 24 9.7 Hoteller .................................................................................................................................. 24 9.8 Taxi ........................................................................................................................................ 24 9.9 Busselskap ............................................................................................................................. 25 9.10 Kirken og religiøse ledere ...................................................................................................... 25 9.11 Vestmar nett AS ..................................................................................................................... 25 9.12 Dagligvarer, utstyr og materiell ............................................................................................. 25 10 KOMMUNIKASJON VED BEREDSKAPSSITUASJONER ................................................................. 25 10.1 Overordnede mål for kommunikasjon ved beredskapssituasjoner .................................. 25 3

Page 5

10.2 Dette skal prege informasjonen ............................................................................................ 25 10.3 Målgrupper ............................................................................................................................ 26 10.4 Budskap ................................................................................................................................. 28 10.5 Ansvar og roller ..................................................................................................................... 29 10.6 Kommunikasjonskanaler ....................................................................................................... 30 11 EVAKUERING OG BEFOLKNINGSVARSLING ............................................................................... 31 11.1 Evakueringsplan..................................................................................................................... 32 11.2 Plan for befolkningsvarsel ..................................................................................................... 32 11.2.1 Befolkningsvarsling via SMS, talemelding og e-post ......................................................... 32 11.2.2 Etablering av fysiske kontaktpunkter ved bortfall av mobilnett ............................................ 33 12 BEREDSKAPSDOKUMENTASJON ................................................................................................ 33 12.1 Beredskapsplaner –strategisk nivå ........................................................................................ 33 12.1.2 Overordnet beredskapsplan – administrativ del ........................................................... 33 12.1.3 Overordnet beredskapsplan – operativ del ................................................................... 34 12.1.4 Beredskapsplan - atomberedskap ................................................................................. 34 12.1.5 Beredskapsplan – helse- sosial og smitteberedskap ..................................................... 34 12.2 Beredskapsplaner – operasjonelt nivå .................................................................................. 34 12.2.1 Beredskapsplan – beredskapsstaber ............................................................................. 34 12.3 Beredskapsplaner – taktisk nivå ............................................................................................ 35 12.3.1 Beredskapsplan – evakuerte/pårørendesenter ............................................................ 35 12.3.2 Beredskapsplan – psykososialt kriseteam ..................................................................... 35 12.3.3 Beredskapsplan - virksomhet ........................................................................................ 35 12.4 Andre sentrale beredskapsdokumenter................................................................................ 35 12.4.1 Varslings- og ressursliste ............................................................................................... 35 12.4.2 Samfunnssikkerhet – Oppfølgings- og kompetanseutviklingsplan ................................ 35 13 KOMPETANSEKRAV OG VEDLIKEHOLDSTRENING-ØVELSER ...................................................... 36 13.1 Kompetanseutviklings- og øvingsplan ................................................................................... 36 13.2 Kompetansekrav .................................................................................................................... 36 13.3 Vedlikeholdstrening og øvelser ............................................................................................. 36 13.4 Krav til utforming og revisjon av overordnet administrativ beredskapsplan ........................ 37 14 EVALUERING ETTER HENDELSER ............................................................................................... 37 15 REVISJON ................................................................................................................................... 37 16 VARSLINGS- OG RESSURSLISTEN ............................................................................................... 37 17 REDNINGSTJENESTEN I NORGE ................................................................................................. 38 17.1 Redningstjenesten i Norge .................................................................................................... 39 17.2 Den sivile kriseledelsen ......................................................................................................... 39 4

Page 6

18 KOMMUNENS SAMFUNNSSIKKERHETSARBEID ......................................................................... 39 18.1 Kritiske samfunnsfunksjoner ................................................................................................. 40 18.2 Systematisk samfunnssikkerhetsarbeid ................................................................................ 40 18.3 Mål for samfunnssikkerhetsarbeidet i Kragerø kommune ................................................... 41 18.4 De viktigste arenaene for kommunens samfunnssikkerhetsarbeid ...................................... 42 18.4.1 Beredskapskoordinator ...................................................................................................... 42 18.5 Beredskapsutvalg .................................................................................................................. 43 18.6 Kommunalt beredskapsråd ................................................................................................... 44 18.7 Beredskapsnettverk Grenland .............................................................................................. 44 18.8 Statsforvalteren .................................................................................................................... 44 18.9 Politiet .................................................................................................................................. 45 18.10 Kommunen og totalforsvaret ............................................................................................ 45 18.11 Kommunen og nasjonalt beredskapssystem (NBS) ........................................................... 45 VEDLEGG 1: SAMFUNNSSIKKERHETSKRAV TIL KOMMUNENE ...................................................... 46 VEDLEGG 2: KILDER ....................................................................................................................... 48 Revidert Endring: Godkjent av: dato: 14.03.2024 Vedtatt i kommunestyret 5

Page 7

1 KOMMUNEDIREKTØRENS FORORD Alle beredskapssituasjoner har en ting til felles: De skjer i en kommune. Og kommunene er i all hovedsak veldig gode til å håndtere dem. Heldigvis er det flest av beredskapssituasjonene å regne som «mindre hendelser» som ikke defineres som en «krise». Kragerø kommune vedtok sin siste helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) i kommunestyret i 2021. 18 ulike scenarier er identifisert som mulige beredskapssituasjoner i kommunen vår. Det er viktig å ha en regelmessig rullering av ROS analysen for å være godt oppdatert. De siste årene har vi sett at flere av scenariene har kommet tett på oss. Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4 (2011) omhandler beredskapsplan: «Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en overordnet beredskapsplan. Planen skal minimum inneholde: En plan for kommunens beredskapsledelse, varslingslister, ressursoversikt, evakueringsplaner og en plan for krisekommunikasjon med befolkning, media og egne ansatte.» Kragerøs overordnede beredskapsplanverk har gjennomgått relativt store endringer etter overgang til GBR, noe denne planen er et synlig bevis på. Den overordnede beredskapsplanen er nå delt i en administrativ del (denne planen) og en operativ del. Dette gir et mer oversiktlig og lettfattelig verktøy ved håndtering av hendelser. Kommunens beredskapsevne påvirkes blant annet av vårt planverk, vår kompetanse og vårt systematiske arbeid med samfunnssikkerhet. En beskrivelse av sistnevnte er derfor inkludert i denne planen. Vi ser en klar gevinst av at planverket er mest mulig likt i Grenlandskommunene, ikke minst for å samvirke på tvers av kommunegrenser når det trengs. I denne planen innføres proaktivt stabsarbeid som vår metodikk for å håndtere beredskapssituasjoner. Vi beskriver en tydelig inndeling av beredskapsorganisasjonen i tre nivåer: Taktisk, operasjonelt og strategisk nivå. Videre understrekes betydningen av nærhetsprinsippet, der vi alltid søker å håndtere en hendelse på lavest mulig nivå i organisasjonen. Kragerø kommune har fått prøvd seg litt på ulike beredskapssituasjoner de siste årene. Bybrann, pandemi og mindre beredskapsoppdrag innenfor VAR har gitt oss rom for å bli gode på egen beredskap. Samtidig er det bygget opp en betydelig beredskap hos nødetatene for å bistå ved en hendelse. Noen ganger blir hendelsen så stor at beredskapsledelsen i kommunen må mobiliseres. Derfor er denne planen viktig og nødvendig. Planverk må øves og vi legger opp til årlige øvelser for beredskapsledelsen. Alle virksomheter i Kragerø kommune skal også gjennomføre en risikoanalyse, ha en beredskapsplan og øve hvert år. Jeg vil takke alle som er en del av kommunens beredskapsorganisasjon. Vår beredskapsevne er helt avhengig av ansatte med kompetanse som ønsker å bidra når det trengs. Dag Willien Eriksen Kommunedirektør i Kragerø kommune 6

Page 8

2 INNLEDNING – SAMFUNNSSIKKERHET OG KOMMUNENS BEREDSKAPSPLIKT Begrepet samfunnssikkerhet har siden midten av 90-tallet utviklet seg til å være en sentral del av det kommunale beredskapsarbeidet. I Stortingsmelding 10 (2016-2017) Risiko i et trygt samfunn benyttes følgende definisjon for samfunnssikkerhet: Samfunnets evne til å verne seg mot og håndtere hendelser som truer grunnleggende verdier og funksjoner og setter liv og helse i fare. Slike hendelser kan være utløst av naturen, være et utslag av tekniske eller menneskelige feil eller bevisste handlinger. Hensikten med samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i kommunen er i hovedsak å: Redusere risiko for at kriser inntreffer og sørge for at kriser som likevel oppstår, håndteres på best mulig måte. En kommune har en krise når det oppstår en situasjon som truer eller kan true kommunens kjernevirksomhet, kritiske samfunnsfunksjoner og/eller omdømme. En krise kan være en større ulykke eller katastrofe som går ut over det omfang kommunen normalt er i stand til å håndtere. I denne planen vil uønskede hendelser som kriser, katastrofer og store ulykker benevnes som beredskapssituasjoner. (se kapittel 5) Som lokalt forvaltningsnivå med ansvar for innbyggernes sikkerhet og trygghet, må kommunen være forberedt på å håndtere beredskapssituasjoner. Ansvaret gjelder ikke bare overfor innbyggerne, men inkluderer også de som midlertidig befinner seg innenfor kommunegrensene. Kommunene skal også arbeide for å opprettholde viktige samfunnsfunksjoner ved beredskapssituasjoner. Sivilbeskyttelsesloven §§ 14 og 15 regulerer den kommunale beredskapsplikten som omfatter: 1. Plikten til å kartlegge og sammenstille risikoområder gjennom å utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for kommunen (§ 14) 2. Utarbeidelse av overordnet beredskapsplan inkludert tiltakskort for ulike hendelser (§ 15) 3. Øvelse knyttet til beredskapsplanen jevnlig og minimum annethvert år (§ 15, 3. ledd) I Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3 (2011) Helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid, pålegges kommunen å: 1. Utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet 2. Vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser etter plan- og bygningsloven. Denne planen søker å imøtekomme § 3 i forskriften og skal sikre den løpende styringen som skjer gjennom kommuneplan og –delplaner, økonomiplan og virksomhet i beredskapsorganisasjonen. 7

Page 9

2.1 Kommunens ansvar og oppgaver Kommunens ansvar ved en beredskapssituasjon er å delta i arbeidet med skadebegrensende tiltak for å sikre mennesker, miljø, økonomiske verdier og omdømme. Det kan også være situasjoner hvor kommunen selv er ansvarlig for å håndtere hendelser, f.eks. ved smitteutbrudd. Eksempler på oppgaver som kommunene kan få ansvaret for å håndtere: o Ta hånd om skadde personer (legevakt, legekontor) o Støtte fra brannvesenet til redning og brannslukking o Etablering og drift av mottakssenter, evakuertsenter og pårørendesenter (EPS) o Psykososialt kriseteam o Bistand ved evakuering av personer fra et utsatt område o Konsekvensreduserende tiltak (flomvern, IUA) o Smittevern og vaksinasjon o Innkvartering av skadede eller redningsmannskaper o Informere om situasjonen i kommunen og gi forholdsregler o Befolkningsvarsling o Forpleining eller annen forsyningsstøtte o Sikre helsemessig trygge næringsmidler og drikkevann o Gjennomføre regulerings-/rasjoneringstiltak o Opprydding, opprensking, avfallsdeponering og annen innsats for miljøet (normalisering) o Vern om kulturelle verdier o Skaffe tolketjenester o Massemigrasjon 2.2 Psykososial beredskap Kommunens ansvar for psykososial beredskap og oppfølging følger både av helse- og omsorgstjenesteloven, lov 24. juni 2011 nr. 29 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) og lov 23. juni 2000 nr. 56 om helsemessig og sosial beredskap (helseberedskapsloven). Det vises også til lov 25. juni 2010 nr. 45 om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven). Lovene supplerer og utfyller hverandre, og må derfor ses i sammenheng. 3 FORMÅL OG VIRKEOMRÅDE FOR PLANEN 3.1 Formålet med planen Formålet med overordnet beredskapsplan er å beskrive hvordan beredskapen knyttet til større ulykker, kriser og katastrofer i Kragerø kommune er organisert, samordnet og dokumentert. Planen beskriver også de prinsipper, prioriteringer og metoder som skal være førende for organiseringen av beredskapen og utøvelse av beredskapsledelsen i kommunen. Den tar også for seg hvordan arbeidet med samfunnssikkerhet er organisert. Overordnet beredskapsplan for Kragerø kommune er delt i en operativ plan som beskriver hvilke funksjoner som gjør hva i gitte situasjoner, og en administrativ plan. Planverket skal imøtekomme de kravene som fremgår av Sivilbeskyttelseslovens § 5 (2010) om kommunal beredskapsplikt. Planene skal sikre en rask etablering av beredskapsledelsen og en godt koordinert håndtering av ulike beredskapssituasjoner. De skal også sikre at normalsituasjon gjenopprettes så raskt som mulig. 8

Page 10

Overordnet beredskapsplan skal legge grunnlaget for alle beredskapsplaner som blir utarbeidet på alle nivå i Kragerø kommune. 3.2 Virkeområde for planen Overordnet beredskapsplan er overgripende for Kragerø kommune og gjelder for politisk og administrativ ledelse, inkludert alle virksomhetene. Kragerø kommune har etablert en beredskapsorganisasjon for å håndtere ulike typer beredskapssituasjoner. Dette er situasjoner som krever mer ressurser enn det som kan håndteres av den daglige driftsorganisasjonen. 3.3 Kommunestyret Kommunestyret er både i normal- og ved beredskapssituasjoner det øverste styringsorganet i Kragerø kommune. Ordføreren utfører kommunestyrets vilje og har fått delegert myndighet til å håndtere en beredskapssituasjon. Kommunestyret kan delegere beredskapsfullmakten til kommunedirektør og ordføreren. Kommunestyret bestemmer hvordan beredskapsorganisasjonen i kommunen skal være sammensatt. Dette skjer ved at kommunestyret vedtar denne overordnede beredskapsplanen for Kragerø kommune. Planen skal gjøres kjent for kommunestyret i hver periode, eller oftere om nødvendig. Den skal revideres i henhold til det som beskrives i kapittel 15 - Revisjon. 3.4 Fullmakt og normalisering For å kunne håndtere beredskapssituasjoner og for å hindre eller bøte på skader, er ordføreren gitt fullmakt til å iverksette nødvendige tiltak. Vedtak om dette ble gjort i Kommunestyret 14.03.2024. Dette inkluderer myndighet til å mobilisere og benytte alle ressurser som er tilgjengelige for kommunen, uavhengig av tilhørighet eller organisatorisk plassering. Kommunelegen har også myndighet til å benytte hastekompetanse på kommunens vegne i saker innen miljørettet helsevern, smittevern og helsemessig beredskap, jmf Folkehelseloven. Beredskapsledelsen ved kommunedirektør og/eller ordføreren avgjør når en hendelse er så alvorlig at kommunen påvirkes på en slik måte at mobilisering er nødvendig. Så snart det er forsvarlig, skal beredskapsledelsen overføre håndteringen til den daglige driftsorganisasjonen. Kommunedirektør og/eller ordfører avgjør når beredskapsledelsen skal demobiliseres. Målet er å oppnå en normal driftssituasjon innen 72 timer etter mobilisering av beredskapsledelsen. 3.5 Beredskapsfullmakten Ved godkjenning av denne planen blir beredskapsfullmakten i Kragerø kommune delegert fra kommunestyret til kommunedirektør og ordfører. Beredskapsfullmakten: Kragerø kommunestyre delegerer til kommunedirektør og ordfører alle fullmakter som er nødvendige for å iverksette relevante tiltak i en beredskapssituasjon eller når en krise truer. 9

Page 11

Kommunedirektør og ordfører skal bruke beredskapsfullmakten etter beste skjønn. Kommunestyret kan om nødvendig orienteres om bruken og omfanget av beredskapsfullmakten ved første møte etter hendelsen. 3.6 Sikkerhetsklarering Kommunedirektør, ordfører og beredskapskoordinator skal sikkerhetsklareres til hemmelig etter Lov om nasjonal sikkerhet (sikkerhetsloven) fra 2018. Dette utføres via Statsforvalterens beredskapsavdeling. Hensikten med en sikkerhetsklarering, er å beskytte virksomheter som er omfattet av sikkerhetsloven mot personer eller organisasjoner som kan tenkes å sette nasjonale sikkerhetsinteresser i fare. Med sikkerhetsgradert informasjon menes informasjon som ikke skal offentliggjøres, men er merket med sikkerhetsgrad i henhold til reglene i sikkerhetsloven § 5-3, og som kan være til skade for rikets sikkerhet dersom den spres og kommer på avveie. 4 HELHETLIG RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE I Sivilbeskyttelsesloven § 14 (2010) pålegges kommunen å gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for å kartlegge, systematisere og vurdere sannsynligheten for uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen og hvordan dette kan påvirke kommunen. Den beskriver årsaker, sannsynlighet, konsekvens og tiltak som bidrar til å redusere risikoen som er knyttet til scenariene. Helhetlig ROS skal revideres hvert 4. år og vedtas i kommunestyret. Beredskapskoordinator leder arbeidet. Utført ROS gir et risikobilde som danner grunnlaget for utarbeidelse av overordnet beredskapsplan. Kommunens helhetlige ROS ble sist revidert i april 2021 og beskriver 19 ulike scenarier: 01 Uhell i industrien – Lekkasje fra prosesstank. 02 Stor vegtrafikkulykke – Kollisjon mellom buss og semitrailer med farlig gods. 03 Svikt/stans i energiforsyningen – skade på strømnettet 04 Stor akutt forurensing – Grunnstøting av skip med råolje. 05 Naturkatastrofer - Stormflo 06 Skred. Jord / fjell / steinsprang. 07 Ekstremvær - Storm 08 Sykdomsutbrudd - Pandemi 09 Fremkommelighet – Islagt sjø 10 Trusselsituasjon - PLIVO 11. A Bortfall eller forurensing av drikkevann 11. B Svikt i avløpshåndteringen 12 Ulykke med skip/båt 13 Ulykke ved store arrangement – Kollaps av scene 14 Skogbrann 15 Bortfall av Elektronisk kommunikasjon 16 Stor brann i bygning – tett trehusbebyggelse 17 Brann I småbåthavn / båtopplag for fritidsbåter 18 Atomulykke 10

Page 12

5 PRINSIPPER, PRIORITERINGER OG METODE Beredskapsorganiseringen og utøvelse av beredskapsledelsen i Kragerø kommune skal være forankret i anerkjente prinsipper, prioriteringer og metoder for beredskap- og beredskapsledelse. Kragerø kommune skal følge proaktiv beredskapsmetodikk i sitt beredskapsarbeid. Utøvelsen av beredskapshåndteringen skal være potensialbasert, og prioriteringer skal gjøres på bakgrunn av rekkefølgen til beredskapsverdiene, jfr. punkt 5.3. 5.1 Nasjonale beredskapsprinsipper De nasjonale beredskapsprinsippene er anbefalt benyttet i all organisering av beredskap i det offentlige. Prinsippene er likhets-, ansvars-, nærhets- og samvirkeprinsippet, og disse skal legges til grunn for beredskapsorganiseringen i Kragerø kommune. 5.1.1 Likhetsprinsippet Likhetsprinsippet medfører at den organiseringen en organisasjon opererer med til daglig, skal være så lik som mulig den som blir benyttet i beredskapssituasjoner. Dette gjør det enklere å manøvrere i organisasjonen under hektiske situasjoner fordi ressurser, informasjonskanaler, og ansvars- og kommunikasjonslinjene allerede er innarbeidet og kjente. 5.1.2 Ansvarsprinsippet Ansvarsprinsippet medfører at den som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, også har ansvar for det samme området i beredskapssituasjoner. Ved å beholde et ansvarsområde på samme sted, er det enklere å finne og forholde seg til de rette funksjonene og virksomhetene i beredskapssituasjoner der tid og effektiv kommunikasjon kan være kritiske faktorer. 5.1.3 Nærhetsprinsippet Nærhetsprinsippet innebærer at beredskapssituasjoner organisatorisk skal håndteres på lavest mulig nivå. 5.1.4 Samvirkeprinsippet Samvirkeprinsippet betyr at myndigheter, virksomheter eller etater har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. 5.2 Beredskapsfasene og gjennomføring Fasene er inndelt slik: • Meldingsfasen o Ved en større hendelse, vil det i starten være stor usikkerhet rundt hva som faktisk har skjedd, og hvor stort omfanget er. • Varsling og mobilisering o Avhengig av situasjonen og omfanget av hendelse blir beredskapsledelsen mobilisert, eller den delen av organisasjonen som vurderes som nødvendig for å løse beredskapssituasjonen. • Aksjonsfasen o Ressurser har etablert seg i innsatsområdet, og innsats er iverksatt. • Nedtrappingsfasen o Det er kontroll over situasjonen. Det er ikke behov for like stor innsats som i aksjonsfasen. 11

Page 13

• Demobilisering – Normaldrift o Kragerø kommune demobiliseres og går over til normalsituasjon iht. prosedyre – Demobilisering - i overordnet beredskapsplan – operativ del. Målet er å opprette normalsituasjon innen tre døgn/72 timer etter at beredskapssituasjonen oppsto. • Evaluering o Evaluering av hendelsen i henhold til retningslinjene for evaluering etter hendelser og øvelser 5.3 Beredskapsverdiene All planlegging og ressursutnyttelse i beredskapssituasjoner skal i Kragerø kommune ta utgangspunkt i å ivareta beredskapsverdiene og prioriteringsrekkefølgen mellom disse. Prioritetsrekkefølgen i beredskapsverdiene er å: 1. Sikre folks liv og helse 2. Verne miljøet 3. Sikre mot tap av økonomiske verdier 4. Sikre mot tap av omdømme Prioriteringsrekkefølgen skal sikre at riktig beredskapsverdi får riktig prioritet i en beredskapssituasjon. 5.3.1 Sikre folks liv og helse Liv og helse har alltid førsteprioritet. Videre skal vi, så langt det er mulig, ivareta det psykososiale behovet for de som er rammet, og gi det like høy prioritet enten der og da, eller i umiddelbar ettertid av beredskapssituasjonen. 5.3.2 Verne miljøet Etter ivaretakelse av menneskene skal vi prioritere vern av det ytre miljøet. Med det ytre miljøet menes i denne sammenhengen alle uerstattelige verdier inkludert arkivmateriale. 5.3.3 Begrense tap av økonomiske verdier Med økonomiske verdier menes både materielle og immaterielle verdier som kan erstattes og kommunens tjenesteproduksjon. 5.3.4 Forhindre omdømmetap Å ta vare på Kragerø kommunes omdømme i en beredskapssituasjon vil i stor grad avhenge av hvordan kommunen evner å ivareta beredskapsverdiene, og samtidig hvordan vi evner å formidle håndteringen av beredskapssituasjonen til media og andre interessenter. 5.4 Begrepsforståelse 5.4.1 Beredskap Tiltak for å forebygge, begrense eller håndtere uønskede hendelser og kriser (NOU 2000: 24, Et sårbart samfunn) 5.4.2 Beredskapsorganisasjon Den organisasjonen som en virksomhet har etablert med ekstraordinære ressurser og fullmakter for 12

Page 14

å respondere på hendelser som ikke like effektivt kan håndteres av den ordinære driftsorganisasjonen. 5.4.3 Beredskapssituasjon Den situasjonen som oppstår når en virksomhet beslutter å mobilisere hele eller deler av sin beredskapsorganisasjon og som varer til demobilisering av de mobiliserte ressursene er avsluttet. 5.4.4 Beredskapsledelse Ledelse av en mobiliserende eller mobilisert beredskapsorganisasjon i en beredskapssituasjon. 5.4.5 Konsekvenspotensiale En realistisk og ikke usannsynlig vurdering av hvor alvorlige konsekvensene kan bli for hver av beredskapsverdiene: menneskers liv og helse, ytre miljø, økonomiske verdier og omdømme, utledet fra den informasjon beredskapsledelsen besitter på planleggingstidspunktet. 5.4.6 Situasjonsspesifikk plan Når konsekvenspotensialet er definert, legges det en situasjonsspesifikk plan for hvordan beredskapsledelsen skal respondere på det definerte potensialet. Med andre ord legges det ikke en plan for kun å håndtere det direkte innholdet i den informasjonen som er tilgjengelig, men en plan for å håndtere det konsekvenspotensialet som ligger latent i den tilgjengelige informasjonen. 5.5 Proaktiv stabsmetodikk For å sikre at Kragerø kommune har en potensialbasert og planlagt respons og håndtering av potensielle beredskapssituasjoner, skal kommunen praktisere en proaktiv stabsmetodikk som sin foretrukne metodikk innenfor beredskapshåndtering. Metodikken skal benyttes på alle nivå i kommunen. Metoden egner seg best for hendelser med noen timer eller noen dagers varighet. 5.5.1 Proaktivitet En persons eller en gruppes evne til å beslutte og handle forsvarlig i nåtid, basert på en kvalifisert vurdering av en situasjons fremtidige utvikling. 5.6 De proaktive prinsippene Ved å etterleve de proaktive prinsippene sikrer vi at Kragerø kommune responderer så tidlig som mulig med tilstrekkelige ressurser i en beredskapssituasjon, eller ved forhold som har et potensiale i seg til å bli en beredskapssituasjon. 5.6.1 Sikker usikkerhets-prinsippet Er vi usikre på om det er nødvendig å varsle eller å mobilisere beredskapsorganisasjonen eller en beredskapsressurs, eller er vi usikre på om det er nødvendig å iverksette et risikoreduserende tiltak, er vi i realiteten sikre på at dette er riktig å gjennomføre. 5.6.2 Moderat overreaksjons-prinsippet Vi skal alltid, og så tidlig som mulig, forsøke å gjennomføre ressursmobilisering av et slikt omfang at vi er sikre på at vi har tilgjengelig overkapasitet på de viktigste ressurser. Vi skal alltid gjennomføre risikoreduserende tiltak som kan forhindre eller redusere konsekvensene av beredskapssituasjonen, selv om dette ikke anses som tvingende nødvendig på beslutningstidspunktet. 13

Page 15

5.6.3 Første informasjons-prinsippet Vi skal alltid forsøke å være de første som gir informasjon til media og andre interessenter om vår egen beredskapssituasjon. Den informasjonen som gis skal være så korrekt som mulig, også om informasjonen vil kunne gi oss negativ publisitet. 5.7 Potensialbasert plan Figuren viser arbeidsmetoden i proaktiv stabsmetodikk. 5.7.1 Umiddelbare aksjoner Når en beredskapssituasjon har oppstått, kan det første man må gjøre være å iverksette umiddelbare aksjoner på grunn av tidsnød. Eksempler på dette er evakuering og befolkningsvarsling. Mer informasjon finnes i overordnet beredskapsplan – operativ del. 5.7.2 Førstemøte Førstemøtet handler om å opprette felles situasjonsforståelse, definere konsekvenspotensiale for beredskapssituasjonen knyttet til beredskapsverdiene samt å planlegge innsats. Møtet avsluttes med å bestemme hvilke tiltak(aksjoner) som skal ha fokus frem til neste statusmøte. Mer informasjon finnes i overordnet beredskapsplan – operativ del. 5.7.3 Statusmøte Statusmøter gjennomføres jevnlig og etter faste rutiner. Hensikten er å oppsummere, opprette ny felles situasjonsforståelse samt å sette fokus frem til neste statusmøte. 14

Page 16

5.8 Beredskapsorganisasjonen Beredskapsorganisasjonen i Kragerø kommune skal være funksjonsavhengig og ikke personavhengig. Det vil si at den skal bestå av funksjoner som er bemannet og tilgjengelige. Dette krever forsvarlig opplæring av alle personer som skal fylle de ulike funksjonene. Personer som innehar gitte funksjoner, har et selvstendig ansvar for å tilegne seg kunnskap og ferdigheter knyttet til det ansvaret funksjonen innebærer, jfr del 13 i denne planen. Kommunens beredskapsorganisasjon kan illustreres slik: Kommunens beredskapsorganisasjon deles i 3 nivåer: - Nivå 3, strategisk: Beredskapsledelsen, inkludert ordfører som den øverste politiske ledelsen i kommunen, og kommunedirektør som den øverste administrative ledelsen. Dette nivået skal primært ta vare på kommunens overordnede interesser, herunder sikre liv og helse, driftskontinuitet og ivareta kommunens omdømme. - Nivå 2, operasjonelt: Det kommunalområdet som er berørt (hvor hendelsen har oppstått, eller som står i fare for å bli påvirket av en hendelse). Koordinerende nivå. Støtte til både strategisk og taktisk nivå. Beredskapsledelsen kan være mobilisert uten at beredskapsstabene blir det, og beredskapsstaber kan mobiliseres uten at beredskapsledelsen er mobilisert. Består av en beredskapsstab i hvert kommunalområde. - Nivå 1, taktisk: Den utførende delen av kommunen, som håndterer hendelsen. Dette kan også være eksterne ressurser som kommunen disponerer i en innsats. 15

Page 17

5.8.1 Et eksempel på håndtering av en beredskapshendelse I «Trekløver» kommunale barnehage omkommer et barn under lek i et lekeapparat. Mange barn og ansatte er vitne til hendelsen. Tiltak: Taktisk nivå 1: Barnehagens beredskapsgruppe settes. Pårørende-senter etableres og psykososialt kriseteam innkalles. Operasjonelt nivå 2: Beredskapsstab i kommunalområdene oppvekst og administrasjon/støtte mobiliseres. Oppgavene er å koordinere innsatsen, støtte barnehagens beredskapsgruppe og rapportere til beredskapsledelsen. Strategisk nivå 3: Beredskapsledelsen mobiliseres delvis med kommunedirektør, ordfører, kommunalsjef oppvekst og kommunikasjonsrådgiver. Hovedoppgaver er å støtte operasjonelt og taktisk nivå, spesielt kommunikasjonen med alle interessenter, ivaretakelse av omdømme og arbeide for å normalisere situasjonen raskest mulig. 6 BEREDSKAPSORGANISASJONEN – NIVÅ 3 STRATEGISK NIVÅ Kommunens øverste administrative ledelse samt ordfører inngår i strategisk nivå - beredskapsledelsen. Det er viktig at strategisk nivå har nødvendig distanse til beredskapssituasjonen, fordi det da er enklere å ivareta helhetstenkningen som er en av flere oppgaver. Beredskapsledelsen skal se til at nivå 2 og 1 håndterer en beredskapssituasjon i henhold til planverk og myndighetenes føringer. Videre skal beredskapsledelsen representere kommunen utad og støtte operasjonelt og taktisk nivå med ressurser innenfor kommunikasjon. Strategisk nivå har også en viktig oppgave i å ivareta kommunens overordnede interesser, herunder omdømme. Beredskapsledelsen rapporterer også til Statsforvalteren. 6.1 Sammensetning av beredskapsledelsen Følgende funksjoner inngår i strategisk nivå- Beredskapsledelsen: 6.1.1 Ordfører Ordfører eller varaordfører representerer kommunestyret og den politiske ledelsen i Kragerø kommune. Ordføreren er kommunens ansikt utad i en beredskapssituasjon. Det er bare ordføreren, eller den ordføreren gir myndighet, som uttaler seg til pressen/media. Funksjonen sikrer sammenhengende nærvær av- og tilgjengelighet til kommunestyrets fullmakter og beslutningsmyndighet i beredskapssituasjoner og i saker som haster, og som ikke kan vente til kommunestyret er samlet og beslutningsdyktige. Kommunestyret gir ordføreren fullmakt til å rapportere til formannskapet i en beredskapssituasjon. Kommunestyret kan orienteres på sitt første møte etter at normal drift er opprettet. Funksjonen kan være fysisk fraværende, men tilgjengelig på telefon. Ordføreren kan vedta mobilisering og demobilisering av organisasjonen. 16

Page 18

6.1.2 Kommunedirektør Kommunedirektøren er den øverste administrative lederen i Kragerø kommune, og kommunestyret har delegert driften av Kragerø kommune til denne. Kommunedirektøren har det øverste administrative og koordinerende ansvaret for driften av organisasjonen Kragerø kommune både i normaldrift og i en beredskapssituasjon. Kommunedirektøren kan vedta mobilisering og demobilisering av organisasjonen. 6.1.3 4 kommunalsjefer Kommunalsjefene for kommunalområdene samfunn, helse og omsorg, støtte og utvikling, og oppvekst inngår alle i beredskapsledelsen. Kommunalsjefene skal sørge for at det er etablert en beredskapsstab i sitt kommunalområde. Kommunalsjefene skal fokusere på hele sitt kommunalområde ved hendelser. I kommunalområde samfunn inngår bl.a. VAR, Vei og park og Eiendom, som vil kunne få store oppgaver ved en beredskapshendelse. Brannvesenet er etablert med et eget interkommunalt selskap, Grenland Brann og Redning IKS. I kommunalområde helse og omsorg inngår psykososialt kriseteam, evakueringstjenesten og legevakt. Kommunalområdet består av en rekke døgnbemannede institusjoner. I kommunalområde støtte og utvikling inngår servicesenteret som leverer en rekke tjenester ved en beredskapshendelse. Kommunalområde oppvekst har ingen merkbare avgivelser til beredskapsorganisasjonen og særpreges av aktiviteter på dagtid med mange barn og unge. 6.1.4 Kommuneoverlege Kommuneoverlegen har fast plass i beredskapsledelsen og gir medisinskfaglige råd. Kommuneoverlegen har det overordnede ansvaret for den samfunnsmedisinske kompetansen, herunder miljørettet helsevern, smittevern og helsemessig beredskap. Kommuneoverlegen skal også gi komplementær/utfyllende kompetanse innenfor området helse-, omsorg- og sosialtjenester som ligger til kommunalsjefene for helse og omsorg, og samfunn Kommuneoverlegen kan iverksette strakstiltak utenom mobilisering, eller før mobilisering er iverksatt, dersom tidsfaktoren er kritisk og situasjonen kan true liv og helse. Kommuneoverlegens ansvar fremgår av Folkehelselovens kapittel 2. Kapittel 3 i Folkehelseloven vedrørende miljørettet helsevern, har Kragerø kommune valgt å delegere til Miljøretta helsevern Grenland 6.1.5 Brannsjef Sjef for Grenland Brann og Redning IKS inngår i beredskapsledelsen med det ansvar som utledes av Brannvernloven. Dersom det finnes et skadested, skal brannsjefen bidra til kommunikasjon med innsatsledelsen der for å etablere en best mulig situasjonsforståelse. 6.1.6 Kommunikasjonsrådgiver Funksjonen som kommunikasjonsrådgiver har ansvar for å sikre at Kragerø kommune raskt og effektivt kan informere og kommunisere internt og eksternt i en beredskapssituasjon. Informasjon som skal kommuniseres, må være kvalitetssikret, verifisert og godkjent av beredskapsledelsen. 17

Page 19

Kommunikasjonsrådgiveren skal sørge for at kommunen så tidlig som mulig er i stand til å kommunisere frigitt informasjon om beredskapssituasjoner til viktige interessenter, herunder media, gjennom relevante kommunikasjonskanaler. 6.1.7 Beredskapskoordinator Beredskapskoordinatoren jobber til daglig med å sørge for at kommunen etterkommer de krav som stilles i Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven) (2010). Eksempler på arbeidsoppgaver er risiko og sårbarhetsanalyser, utarbeidelse og ajourhold av overordnet beredskapsplanverk, varslings- og ressurslister og gjennomføring av øvelser. Funksjonen skal bidra til å sikre at kommunens respons og håndtering er så samordnet og koordinert som mulig. Beredskapskoordinator støtter beredskapsledelsen slik at beredskapsfasilitetene blir optimalt utnyttet og den er superbruker for RAYVN og plattform for befolkningsvarsling. Koordinator skal ha god oversikt over eksterne ressurser, inkludert frivillige, og bistår med rapportering og andre oppgaver. 6.1.8 Liaison og fagressurser Dersom politiet finner det hensiktsmessig, vil de sende en liaison til kommunens beredskapsledelse. Dette vil sikre et godt bindeledd mellom beredskapsledelsen og politiets operasjonssentral 112. Andre fagressurser, både interne og eksterne, kan inngå i beredskapsledelsen ved behov. Dette avhenger av type hendelse. Eksempelvis kan kommunens ressurser på miljøvern innkalles til beredskapsledelsen, eller en representant fra frivillige organisasjoner. Liaison og fagressurser kan inngå på alle 3 nivåer: strategisk, operasjonelt og taktisk. 6.1.9 Loggføring Alle medlemmer i beredskapsledelsen skal ha grunnleggende opplæring i bruk av RAYVN, som er kommunenes verktøy for krisehåndtering. Det forventes at medlemmene kan loggføre, tildele oppgaver og skrive hele- eller deler av situasjonsrapporter. Kommunens disponerer personell med spisskompetanse på loggføring i RAYVN. Disse kan bistå beredskapsledelsen, men også på operasjonelt og taktisk nivå. 6.2 Mobilisering og innkalling av beredskapsledelsen Beredskapsledelsen kan mobiliseres redusert dersom det åpenbart ikke er behov for enkelte av funksjonene, eller den kan mobiliseres forsterket med utvalgte fagressurser tilpasset omfang og utfordringer i den beredskapssituasjonen som skal håndteres. Alle som innehar en funksjon i beredskapsledelsen, skal utpeke en stedfortreder som skal fremgå av varslings- og ressurslisten. I langvarige beredskapssituasjoner er det nødvendig å etablere flere skift i beredskapsledelsen. Fortrinnsvis benyttes stedfortredere til dette. Et skift bør ikke overstige 8 timer. Det er viktig med en grundig overlapping mellom skiftene. Ved mobilisering møter beredskapsledelsen i rådhuset, dersom ikke annen melding blir gitt. 18

Page 20

6.2.1 Beslutning om mobilisering av beredskapsledelsen Hovedregel Det er kommunaldirektør (primært) eller ordfører (evt. den som bemyndiges) som beslutter at beredskapsledelsen skal etableres og dimensjoneringen av denne. I en normalsituasjon skjer dette på anmodning fra politiet, men beslutningen kan gjøres på fritt grunnlag av de som har myndighet. Unntak Innsatsleder Brann kan på eget initiativ bestemme at beredskapsledelsen innkalles, dersom en hendelse er av en slik alvorlighetsgrad og omfang at innkalling er opplagt. IL Brann kan be om utkalling direkte uten forhåndsgodkjenning. 6.2.2 Innkalling av beredskapsledelsen Etter beslutning om mobilisering av beredskapsledelsen, innkalles den primært via mobiltelefon. RAYVN kan også benyttes lokalt for innkalling. Andre alternativer kan være 110 Sør-Øst eller personlig kontakt til privat bopel. 6.3 Beredskapsledelsens lokaler og kommunikasjonsmidler Beredskapsledelsen har fast oppmøtested ved mobilisering og ulike hjelpemidler er tilgjengelige. Det vises i den forbindelse til overordnet beredskapsplan – operativ del.’ Ved EKOM (elektronisk kommunikasjon) utfall møter alle i Beredskapsledelsen automatisk opp på Rådhuset i beredskapsledelsens lokaler. 6.3.1 Adgang til beredskapsledelsens lokaler I beredskapsledelsen skal kun autorisert personell befinne seg. Som autorisert personell regnes alle som tilhører kommunens apparat for beredskapssituasjoner, spesielt innkalt personell og personell fra nødetater, forsvaret, sivilforsvar, frivillige organisasjoner og andre fagressurser. Media har ikke adgang til lokalene og henvises til eller mottas i andre lokaler. Dette begrunnes med hensynet til ivaretakelse av personvern og tilgang til sensitiv informasjon. 7 BEREDSKAPSORGANISASJONEN – NIVÅ 2 OPERASJONELT NIVÅ Operasjonelt nivå er et koordinerende ledd mellom strategisk nivå og taktisk nivå. Operasjonelt nivå består av 4 beredskapsstaber, en for hvert av de 4 kommunalområdene. Den respektive kommunalsjef peker ut medlemmer til beredskapsstaben, i samråd med beredskapskoordinator. Varslings- og ressurslisten skal til enhver tid være oppdatert med opplysninger om hvem som sitter i de ulike beredskapsstabene. Beredskapsstabene skal i samråd med beredskapskoordinator utarbeide en beredskapsplan, med oversikt over hvem som er medlemmer, oppgaver samt hvilke lokaler som skal benyttes ved mobilisering. Hovedoppgaver er koordinering og samordning av ressurser og personell, samt støttefunksjon for både nivå 3 og 1. En beredskapsstab kan tilføres interne eller eksterne fagressurser, avhengig av type hendelse. 7.1 Mobilisering og innkalling av beredskapsstabene Mobilisering av en eller flere beredskapsstaber avhenger av hendelsens type og omfang. En eller flere beredskapsstaber kan mobiliseres uten at beredskapsledelsen er mobilisert. Beredskapsledelsen kan være mobilisert uten at beredskapsstabene blir det. Dersom mer enn en virksomhet er involvert i en hendelse, skal minimum en beredskapsstab mobiliseres som et koordinerende ledd. 19

Page 21

Beredskapsstab for støtte og utvikling vil kunne oppleve å bli mobilisert oftere, fordi støtte og utvikling leverer mange støttefunksjoner ved en beredskapssituasjon. 7.1.1 Beslutning om mobilisering av beredskapsstabene Kommunalsjef, kommunedirektør, ordfører eller andre som er bemyndiget, kan beslutte å mobilisere beredskapsstaben(e). En virksomhet eller beredskapsfunksjon kan anmode om at en eller flere beredskapsstaber mobiliseres. 7.1.2 Innkalling av beredskapsstabene Innkalling skjer normalt ved bruk av mobiltelefon i henhold til varslings- og ressurslisten. Distribusjonslister kan også opprettes slik at RAYVN kan benyttes. 7.2 Beredskapsstabenes lokaler og kommunikasjonsmidler Ved innkalling møter beredskapsstaben som en hovedregel på forhåndsavtalt sted. Aktuell plassering vil fremgå av stabens beredskapsplan. Kommunikasjon skjer ved bruk av mobiltelefon. 8 BEREDSKAPSORGANISASJONEN – NIVÅ 1 TAKTISK NIVÅ Taktisk nivå er de ressursene som er på eller i nærheten av skade/hendelses-stedet eller som har oppgaver knyttet til ivaretakelse av de berørtes/innbyggerne ve og vel. Vi kan si at Taktisk Nivå er den utførende delen i beredskapsorganisasjonen. Den består at kommunens egne ressurser, i tillegg til ulike eksterne ressurser. 8.1 Sammensetning av taktisk nivå Taktisk nivå består blant annet av alle virksomheters beredskapsgruppe. Enkelte virksomheter har oppgaver og disponerer materiell knyttet til beredskapshendelser. Spesielt Brannvesenet, VAR, Byggdrift, Veg og park og virksomhet Service disponerer mange relevante ressurser. Videre har vi legevakt og funksjoner knyttet til psykososial beredskap, herunder psykososialt kriseteam, Evakuert/pårørendesenter (EPS) og evakueringstjenesten. Politi og ambulanse er naturligvis viktige ressurser, men befinner seg på utsiden av kommunens organisasjon. Taktisk nivå består også av en rekke eksterne ressurser, herunder frivillige, Sivilforsvaret, Forsvaret, hoteller, taxi, busser med flere. 8.2 Beredskapsgruppe i virksomheten Alle kommunens virksomheter skal ha en beredskapsplan og en risiko- og sårbarhetsanalyse. I beredskapsplanen skal det fremgå hvilke funksjoner som utgjør beredskapsgruppa som leder håndteringen av en beredskapshendelse der virksomheten er involvert. Virksomhetens beredskapsplan skal være samordnet med kommunens overordnede beredskapsplan. Virksomhetene ved leder har ansvaret for å etablere, dokumentere, organisere, øve og vedlikeholde en tilfredsstillende beredskap innenfor sine ansvarsområder, jfr. ansvarsprinsippet. Dersom virksomheten blir rammet av en beredskapshendelse, har den selv ansvar for å varsle om beredskapssituasjonen til sin kommunalsjef, slik at kommunen kan mobilisere sin beredskapsorganisasjon. Ved fare for liv og helse skal nødetatene varsles først. 20

Page 22

8.2.1 Mobilisering og innkalling av beredskapsgruppe Virksomhetsleder, kommunalsjef, ordfører eller kommunedirektør kan beslutte at beredskapsgruppa mobiliseres. Innkalling skjer normalt ved hjelp av mobiltelefon. 8.3 Psykososialt kriseteam Psykososialt Kriseteam er en tverrfaglig sammensatt gruppe som har ansvar for tidlig innsats ved psykososial oppfølging. Kriseteamet har i tillegg som oppgave å medvirke til at rammede og berørte enkeltpersoner, familier og lokalsamfunn får tilbud om forsvarlig psykososial oppfølging og støtte fra det ordinære tjenesteapparatet i etterkant av kritiske hendelser. Det psykososiale kriseteamet eller deler av teamet, kan aktiveres ved hendelser av mindre omfang, som kan virke traumatiserende for enkeltpersoner, familier og nettverk innen kommunen. Psykososialt kriseteam vil i tillegg aktiveres som en del av kommunens helseberedskap ved store hendelser og katastrofer og inngår normalt som en viktig ressurs når EPS er opprettet. En egen delplan for psykososialt kriseteam er utarbeidet og omtales i kapittelet om beredskapsdokumentasjon i denne planen. 8.3.1 Mobilisering og innkalling av psykososialt kriseteam Legevakt, politi eller beredskapsledelsen bestemmer om kriseteamet skal mobiliseres. Innkalling foretas av legevakten via mobiltelefon. RYVAN kan også benyttes. 8.4 Evakuert – pårørendesenter (EPS) Etterlatte og overlevende (inkludert pårørende) med små eller ingen skader vil ofte ha behov for å samles for å få informasjon, støtte hverandre, få oversikt over hva som skjedde, og dele sine opplevelser. Et pårørendesenter, ofte kalt Evakuerte- og pårørendesenter (EPS), og ved behov et senter for uskadde/ lettere skadde, overlevende og deres nære pårørende, vil i en tidlig fase være et sted for fysisk oppmøte hvor pårørende kan få informasjon, hjelp, omsorg og samtale. Dette vil også være et sted hvor det psykososiale kriseteamet og andre kommunale tjenester kan etablere kontakt og utøve psykososiale støttetiltak for rammede. Opprettelse av et EPS er politiets ansvar, men kommunen kan ved behov etablere dette på eget initiativ. Kommunen har en egen delplan for opprettelse og drift av EPS, som omtales i kapittelet om beredskapsdokumentasjon. Kommunen har flere kommunale lokaler for EPS, og en egen avtale med Røde Kors om bistand. Det vises til varslings- og ressurslisten. Kommunes plikt til å ha beredskap 8.4.1 Mobilisering og innkalling av EPS Politiet og beredskapsledelsen kan bestemme at EPS skal etableres. Innkalling skjer i henhold til varslings- og ressurslisten og kan utføres med mobiltelefon eller distribusjonslister i RYVAN. Normalt står leder for EPS for innkallingen. 8.5 Legevakt Legevakten er en lovpålagt oppgave og er døgnbemannet med sykepleier. Virksomheten har sin egen beredskapsplan og kan raskt forsterkes ved behov. Legevakten disponerer lokaler ved sykehuset i Kragerø. 21

Page 23

8.6 Evakueringstjenesten Evakueringstjenesten kan bistå personer som trenger hjelp i en evakueringssituasjon. 8.6.1 Mobilisering og innkalling av evakueringstjenesten Beredskapsledelsen beslutter størrelsen på evakueringstjenesten og om de skal mobiliseres. Innkalling skjer normalt med mobiltelefon. Distribusjonsliste i RYVAN kan være et alternativ. Det fremgår av varslings- og ressurslisten hvem som er medlemmer av evakueringstjenesten. 8.7 Kommunikasjonsansvarlig Kommunikasjonsansvarlig organiserer og utøver kommunikasjonstiltak overfor befolkningen, ansatte og media. Dette inkluderer tilrettelegging av informasjonssenter (for befolkningen) og pressesenter (for media). Kommunikasjonsansvarlig har ansvar for å etablere en kommunikasjonsgruppe etter behov og sikre samordning og koordinering av kommunikasjonsarbeidet på informasjonssenteret og pressesenteret. Den skal også ha dialog og gi samordnet informasjon til pårørendesenteret. Videre arbeider gruppa med medieovervåkning, oppdatering av hjemmesider og Facebook, samt befolkningsvarsling. 8.7.1 Mobilisering og innkalling av kommunikasjonsgruppa Beredskapsledelsen beslutter om gruppa skal mobiliseres og i hvilket omfang. Den kan også mobiliseres separat, dersom for eksempel en virksomhet ønsker bistand. Innkalling skjer via mobiltelefon, RYVAN kan også benyttes. 8.8 Virksomhet Service Virksomhet Service er lokalisert i servicesenteret på Rådhuset. Ansatte i virksomheten leverer en rekke tjenester ved en beredskapssituasjon. 8.8.1 Servicesenteret-telefon-publikumskontakt Ansatte på servicesenteret står for publikumskontakt over skranke og betjener kommunens telefon. De avgir også ressurser til kommunikasjonsgruppa og RYVAN -loggføring. 8.8.2 Tolketjenesten Kragerø kommune er en del av et interkommunalt samarbeid om tolketjenester, Grenland Tolketjenester, som er en viktig ressurs i beredskapssituasjoner som involverer fremmedspråklige. Tjenesten har egen vaktordning og det henvises til fullstendig oversikt i varslings- og ressurslista. 8.8.3 RYVAN loggfører Virksomhet Service har til enhver tid 5-7 personer som har fått grunnleggende opplæring i RYVAN, som er et av kommunens verktøy ved beredskapssituasjoner. Beredskapskoordinator er ansvarlig for opplæring og øvelser. RYVAN -loggførere kan plasseres på ulike steder etter behov, på strategisk, operasjonelt og taktisk nivå. Ved full mobilisering avgis normalt 1 til beredskapsledelsen, 1 til EPS, 1 til legevakt (ved behov) og 1 til Servicesenteret. Dersom det er satt beredskapsstab i et kommunalområde, kan det også anmodes om RYVAN -loggfører herfra. Ved andre hendelser kan for eksempel loggfører avgis til brannvesen, Kommunalteknikk, IUA med flere. 8.8.4. Mobilisering og innkalling av personell fra virksomhet Service Beredskapsledelsen bestemmer om ressurser fra virksomhet Service skal mobiliseres. Ved andre hendelser som normalt ikke berører beredskapsledelsen skal anmodning om støtte rettes til beredskapskoordinator og/eller virksomhetsleder Service. 22

Page 24

8.9 Grenland Brann og Redning IKS Brann- og eksplosjonsvernloven § 9 pålegger kommunene å ha et brannvesen. Som en av 3 nødetater er ofte brannvesenet den kommunale ressursen som først er til stede på et skadested. Brann- og redningssjefen inngår i beredskapsledelsen på strategisk nivå. Som innsatsstyrke er brannvesenet utstyrt og bemannet for å bekjempe branner og utføre redningsinnsats. 8.9.1 Mobilisering og innkalling av brannvesenet Beredskapsledelsen kan anmode om bistand, dersom brannvesenet ikke allerede er mobilisert. Innkalling skjer via 110 Sør-Øst. 8.10 Virksomhet VAR Virksomhet VAR er ved enkelte hendelser en viktig beredskapsressurs. Virksomheten har døgnbemannet vakttelefon for hendelser knyttet til vann og avløp og disponerer mye materiell. 8.10.1 Mobilisering og innkalling av VAR I tillegg til at virksomhet VAR har sine egne planer for mobilisering knyttet til hendelser innenfor sitt virksomhetsområde, kan beredskapsledelsen be om støtte av personell og materiell. Anmodning skjer via kommunalsjef til virksomhetsleder. Virksomheten har egne planer for innkalling. 8.11 Virksomhet Veg og Park Virksomheten har døgnbemannet vakttelefon knyttet til vintervedlikehold i perioden fra 15. nov. – 31. mars, og disponerer endel materiell, maskiner og båt. 8.12.1 Mobilisering og innkalling av Veg og Park I tillegg til at virksomhet Veg og Park har sine egne planer for mobilisering knyttet til hendelser innenfor sitt virksomhetsområde, kan beredskapsledelsen be om støtte av personell og materiell. Anmodning skjer via kommunalsjef til virksomhetsleder. Virksomheten har egne planer for innkalling. 8.12 Virksomhet Byggdrift Virksomheten har døgnbemannet vakttelefon og blant annet tilgang til alle kommunale bygg. Ved bortfall av kraftforsyning over tid har virksomheten tilgang til løsninger for reservestrøm i noen grad. 8.12.1 Mobilisering og innkalling av Byggdrift I tillegg til at Bygg og Eiendomsdrift har sine egne planer for mobilisering knyttet til hendelser innenfor sitt virksomhetsområde, kan beredskapsledelsen be om støtte av personell og materiell. Anmodning skjer via kommunalsjef til virksomhetsleder. Virksomheten har egne planer for innkalling. 8.13 Miljørettet helsevern Miljørettet helsevern i Grenland er et interkommunalt samarbeid mellom kommunene Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien. Avdelingen arbeider for å fremme helse og forebygge sykdom og skade. Beredskapsledelsen kan innhente kompetanse her etter behov. 8.14 Klima- og miljøberedskapen i Telemark Klima- og miljøberedskapen i Telemark er et oppgavefellesskap med alle 17 kommunene i Telemark, som har ansvar for organisering av nødvendig beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning, felles reservestyrker mot skogbrann, støttestyrker ved flom og andre klima og miljøhendelser som kan inntreffe. 8.14.1 Mobilisering og innkalling av Klima- og miljøberedskapen i Telemark 23

Page 25

Beredskapsledelsen kan anmode om bistand, dersom de ikke allerede er mobilisert via brannvesenet. Flere opplysninger fremkommer i varslings- og ressurslisten. 9 EKSTERNE RESSURSER Kommunen ved beredskapsledelsen kan be om støtte fra en rekke ulike ressurser ved forskjellige typer beredskapssituasjoner. Disse vil også fremgå i varslings- og ressurslisten. Derfor er omtalen kortfattet i denne planen og ikke uttømmende. 9.1 Røde Kors Kommunen har egen beredskapsavtale med Kragerø Røde Kors. Ansvar for oppfølging ligger hos beredskapskoordinator. Røde Kors kan bidra med personell og materiell innenfor både rednings- og omsorgsoppgaver. Flere opplysninger fremkommer i varslings- og ressurslisten. 9.2 Norsk folkehjelp Kragerø Kommunen har egen beredskapsavtale med Norsk folkehjelp Kragerø. Ansvar for oppfølging ligger hos beredskapskoordinator. Folkehjelpa kan bidra med personell og materiell innenfor både rednings- og omsorgsoppgaver. Flere opplysninger fremkommer i varslings- og ressurslisten 9.3 Sanitetsforeningens omsorgsberedskap Kragerø Kommunen har egen beredskapsavtale med Sanitetsforeningens omsorgsberedskap Kragerø. Ansvar for oppfølging ligger hos beredskapskoordinator. Sanitetsforeningen kan bidra med personell innenfor omsorgsoppgaver. Flere opplysninger fremkommer i varslings- og ressurslisten 9.4 NRRL Norsk Radio- og Relæ-liga er en del av FORF (Frivillige Organisasjoners Redningsfaglige Forum) og kan bistå kommunen med alternativ samband ved behov. Det er inngått en felles samarbeidsavtale mellom alle 6 Grenlandskommunene og NRRL, da behov for ekstra kommunikasjon ofte kan bli sammenfallende. 9.5 Sivilforsvaret Sivilforsvaret kan støtte EPS, utføre vakthold, stille med personell og utstyr ved skogbranner og andre hendelser. Flere opplysninger fremkommer i varslings- og ressurslisten. 9.6 Forsvaret Forsvaret kan rekvireres og er en viktig ressurs, men ikke i akutt-fasen av en hendelse. Politi eller Statsforvalteren kontaktes dersom kommunen ønsker bistand fra Forsvaret, jfr bistandsinstruksen og Statsforvalterens samfunnssikkerhetsinstruks. 9.7 Hoteller Kommunen inngår avtaler med flere hoteller i- og utenfor kommunen for bistand ved etablering av EPS og evakuering av innbyggere. Flere opplysninger fremkommer i varslings- og ressurslisten. 9.8 Taxi Kommunen avtaler med lokale Taxiselskaper om støtte ved transportbehov knyttet til evakuering. Flere opplysninger fremkommer i varslings- og ressurslisten. 24

Page 26

9.9 Busselskap De 6 Grenlandskommunene har en samarbeidsavtale med VY-buss i Grenland/Vestmar om bistand dersom kommunene har transportbehov ved beredskapssituasjoner. 9.10 Kirken og religiøse ledere Kirkerommet er på lik linje med skoler, bibliotek og samfunnshus en viktig arena for sorg og sorgarbeid. Det kan for mange være det naturlige samlingsstedet når det har oppstått en krise. Kirkerommet vil i forbindelse med psykososialt arbeid kunne benyttes uavhengig av trosretning eller religion. Prester og andre religiøse ledere har også en viktig rolle i forbindelse med enkeltpersoners bearbeiding av sorg og følelser. Se for øvrig varslings- og ressurslisten 9.11 Vestmar nett AS Vestmar nett AS bygger, drifter og vedlikeholder elektrisk infrastruktur og har konsesjonsansvaret for dette i Kragerø kommune. De bidrar til kommunal beredskapsplanlegging, og bistår ved hendelser for å sikre energiforsyning. De har egen beredskapsplan og døgnkontinuerlig vaktordning. Se for øvrig varslings- og ressurslisten. 9.12 Dagligvarer, utstyr og materiell Ved behov for supplering av mat- utstyr og materiell ved hendelser utenom åpningstider, legges kontaktopplysninger til lokale forretninger inn i varslings- og ressurslisten. 10 KOMMUNIKASJON VED BEREDSKAPSSITUASJONER Når en beredskapssituasjon oppstår, handler kommunikasjonen om å formidle viktige og presise budskap på en mest mulig effektiv måte, under endrede arbeidsvilkår. • Arbeidsforholdene endrer seg drastisk • Tempoet øker radikalt • Presset øker både internt og eksternt • Konkurransen om sannheten tilspisser seg 10.1 Overordnede mål for kommunikasjon ved beredskapssituasjoner • Forhindre skader på mennesker, miljø og materiell, samt skader på virksomhetens omdømme • Gi befolkningen nødvendig informasjon slik at de kan verne seg selv, sine nærmeste og sin eiendom på en best mulig måte • Prioritere informasjon til berørte, pårørende og befolkningen, for å redusere frykt og uro. • Informere raskt, aktivt og regelmessig for å sikre at målgrupper og befolkningen får korrekt og relevant informasjon slik at en unngår rykter • Kommunisere handlekraft slik at tilliten til kommunen opprettholdes • Legge til rette for et godt samarbeid med mediene under situasjonen. Vær aktive overfor mediene slik at kommunen oppfattes som en relevant informasjonskilde. 10.2 Dette skal prege informasjonen • Første informasjons-prinsippet Vi skal alltid forsøke å være de første som gir informasjon til media og andre interessenter om vår egen beredskapssituasjon. Den informasjonen som gis skal være så korrekt som mulig, også om informasjonen vil kunne gi oss negativ publisitet. 25

Page 27

Informasjon til berørte, pårørende og befolkning skal prioriteres. Informasjonen skal distribueres i kanaler som er lett tilgjengelige. Dette krever et velinformert servicesenter, et løpende samarbeid med media og aktiv bruk av kommunens etablerte kommunikasjonskanaler. • Ærlighet og troverdighet Ærlighet skaper troverdighet. En troverdig kommunikasjon er basert på verdier, etikk og langsiktighet. • Evne til å ta ansvar Vi skal vise at vi tar ansvar og bruker vår kunnskap for å gi trygghet. Kommunikasjonen skal vise at kommunen skal gjøre sitt ytterste for å redusere risiko og konsekvenser hvis uønskede hendelser skjer. 10.3 Målgrupper Rett informasjon til rett målgruppe til rett tid! Det er viktig å vite hvem vi skal kommunisere med (målgruppe), hva vi skal si (budskap) og hvordan vi skal si det (kanaler). Det er derfor en prioritert oppgave å gjennomføre en målgruppeanalyse i starten av en hendelse. Det vil gi oss et kommunikasjonskart som viser hvilke aktører vi må forholde oss til og kommunisere med i hendelsen. 26

Page 28

Det bør gi svar på: • Hvem beredskapssituasjonen har følger for • Hvilke aktører som kan påvirke situasjonen eller hvilke vil påvirke egen virksomhet Analyser målgruppene: • Hvem er nyttige medspillere og kan videreformidle informasjonen vi ønsker å få ut? • Hvilke grupper kan bli utfordrende, og hvordan bør informasjonen tilrettelegges og vinkles overfor disse? • Hvilken type informasjon skal gå til hvem og hvilke kanaler egner seg best? En målgruppeanalyse er med på å sortere kommunikasjonsbehov, oppdage problemer og muligheter i forhold til ulike aktører. Prioriter Når gruppenes ulike roller og relasjoner er kartlagt, må vi vurdere hvilke aktører som er spesielt viktige. Blir tiden knapp, er det en fordel å ha prioritert de grupper vi skal informere eller kommunisere med først. Prioriter kommunikasjonstiltakene etter denne rekkefølgen: 1. Mennesker (berørte, pårørende, innbyggere, ansatte og mediene) 2. Miljø/omgivelser 3. Materielle verdier 4. Omdømme 27

Page 29

Det kan være nødvendig å utarbeide egne budskap for hver målgruppe, eventuelt i kombinasjon med ulike kommunikasjonstiltak. I tillegg må det foretas en prioritering av hvilke kanaler som best når de viktigste målgruppene. Når kartleggingen er utført, analysert og prioritert, samles dette i en kommunikasjonsstrategi. 10.4 Budskap Kommunikasjonen skal begrense usikkerhet om ansvarsforhold, klargjøre hva kommunen gjør for å løse problemet og redusere situasjonens omfang, samt formidle hvordan rammede kan få hjelp og støtte. Prioriter to-tre korte hovedbudskap som uansett skal fram ➢ Gjenta gjerne budskapene! La følgende prinsipper være styrende for kommunikasjonen: • Empati • Åpenhet • Ærlighet • Integritet Start alltid med empati og vis medfølelse for de involverte Informasjon som vil bli etterspurt: • Hva har hendt? • Hva er problemet? • Hvordan kan situasjonen utvikle seg? • Hva er beredskapsledelsens plan? • Hvilke tiltak skal iverksettes? • Har noen opptrådt uaktsomt? • Er det begått feil? • Hvem har begått feil? • Er prosedyrer og rutiner fulgt? • Hvor finnes oppdatert informasjon? • Hvor kan innbyggerne henvende seg? • Er det opprettet pårørendesenter (kontaktinformasjon)? Nyttig huskeliste: • Vær bevisst at kommunikasjon er mer enn ord. Det er ikke nødvendigvis det du sier som blir vektlagt, men måten du sier/formidler det på. Tenk retorikk! • Budskapet er ikke kommunisert før det er forstått. Det du sier er ikke nødvendigvis er det målgruppen hører. • Skaff til veie fakta som underbygger egne budskap og standpunkter. • Hev blikket og perspektivet fra detaljnivået opp på et overordnet nivå. Det er lov å si “jeg vet ikke” • Ikke spill eller lyv! Sannheten vil komme for dagen før eller siden. • Gi ikke opplysninger til en journalist som ikke bør komme på trykk, og hold deg unna «off the record» -situasjoner. • Vær tydelig på hva publikum kan forvente – og ikke forvente. Ikke lov for mye! • Vær optimist! 28

Page 30

10.5 Ansvar og roller I en beredskapssituasjon skal all uttalelse til pressen være koordinert med beredskapsledelsen og politiet. Når beredskapsledelsen er satt bør det snarest opprettes kontakt mellom virksomhetsleder og beredskapsledelsen. Det avklares hvem som sier hva til hvem og at man er omforent om et budskap. Følgende ansvarsområder gjelder ved kommunikasjon i en beredskapssituasjon: Ordfører Når beredskapsledelsen er etablert er det ordfører som er kommunens talsperson utad. • Er pressetalsmann • Uttaler seg særlig om beredskapsarbeidet, om arbeidet knyttet opp mot pårørende/berørte, konsekvenser for kommunen og innbyggere etc. • Viser omsorg for innbyggere og egne ansatte • Beroliger innbyggere og ansatte • Forteller om kommunens generelle beredskap • Viser at kommunen har kontroll og tar ansvar Kommunedirektør • Uttaler seg om konsekvenser for organisasjonen og ansatte • Sørger for en omforent kommunikasjonsstrategi i beredskapsledelsen Kommunikasjonsrådgiver • Ansvar for det operative kommunikasjonsarbeidet • Kommer med kommunikasjonsfaglige råd og forslag til kommunikasjonstiltak internt og eksternt • Er et bindeledd mellom beredskapsledelsen og førstelinjetjenesten (Servicesenter) Virksomhetsleder (i en akuttfase på hendelsesstedet) Det vil være behov for at en ulykkerammet virksomhet bistår pressen med informasjon på skadestedet. Virksomhetsleder bør ha en proaktiv holdning til pressens behov for informasjon. Vær særlig forsiktig med å si noe om årsaken til ulykken hvis dette fortsatt er uklart. Gå ikke ut med konkrete detaljopplysninger om ulykken før slik informasjon er bekreftet av en pålitelig kilde. Kommunens ansatte skal for øvrig forholde seg til kommunens pressereglement. Virksomhetsleder bør fokusere på hvordan de ivaretar befolkningen, berørte og egne ansatte og på hvilken måte de bidrar i redningsinnsatsen. Politiet Politiet har ansvaret for liv, helse- og etterforskning og uttaler seg om: • Omfanget av hendelsen • Fakta om redningsinnsats • Årsak • Antall skadde/døde • Frigir navn • Etterforskning 29

Page 31

• Eventuelle straffbare forhold Servicesenter Servicesenteret er kommunens førstelinje. De møter innbyggeren både ansikt til ansikt og per telefon. Det er viktig at de er informert om det som skjer, slik at de kan gi riktig informasjon til publikum. Det er også viktig at de videreformidler aktuelle publikumshenvendelser til beredskapsledelsen. Servicesenteret betjener kommunens telefonsvarer. Ved å bruke den aktivt kan trykket reduseres når etterspørselen etter informasjon er stor. Andre kommunikasjonsressurser Beredskapsledelsen må vurdere hvorvidt man trenger flere ressurser på kommunikasjon. Det kan være hjelp til å publisere på nett/Facebook, overvåke nettaviser og sosiale medier, samordne og koordinere kommunikasjonsarbeidet på informasjonssenter og pressesenter, tolker til oversetting mm. Kommunikasjonsressursene vurderes samlet i tilknytning til beredskapsledelsens lokaler. 10.6 Kommunikasjonskanaler RYVAN RYVAN, kommunens krisehåndteringsverktøy, kan/skal brukes som den fremste kommunikasjonskanalen. På den måten blir kommunikasjonen samtidig loggført, herunder: • Mobilisering – RYVAN kan brukes til varsling av beredskapsledelsen og andre ressurser • Registrering av hendelsen • Loggføre fra førstemøtet og statusmøter i beredskapsledelsen. • Registrere mediehenvendelser og mediesvar samt pressemeldinger. • Interne meldinger mellom beredskapsledelse, medieovervåkning, evakueringssenter, pårørendesenter og publikumskontakt. • Situasjonsrapporter til Statsforvalteren og andre kommuner • Informasjonshåndtering internt ved hjelp av informasjonstavler. • Registering og fordeling av oppgaver • Referat fra statusmøtes arkiveres i elektronisk arkivssystem. SMS-varsling SMS direkte til brukere finnes som en løsning i Kragerø i dag. Befolkningsvarslingssystemet kan varsle alle innbyggere over 16 år via SMS, talemelding og/eller e-post ved en hendelse som for eksempel truer liv og helse. Systemet er adresse- og eiendomsregisterbasert, men ikke geografisk basert. Det betyr at en kan nå alle som har eiendom og/eller folkeregistrert adresse i kommunen, men ikke tilreisende som er innenfor kommunegrensen. Virksomhet VAR og Veg og park sender ut SMS ved behov for å informere om arbeid på veistrekninger, endringer i vannkvalitet eller tap av vann. Grenland brann- og redning IKS har tilsvarende befolkningsvarslingssystem. DSB har anskaffet mobilbasert befolkningsvarsling som varsler alle med mobiltelefon innenfor et geografisk område. I fredstid er det politiet som vurderer om og når det skal varsles via dette systemet. Telefon/mobiltelefon brukes i dialogen mellom beredskapsledelsen og andre aktører i håndteringen. 30

Page 32

Nødnett Digitalt samband for politi, brannvesen, helsetjenesten og andre viktige samfunnsaktører Brannvesen har nødnett for brann og redning. Legevakt og legevaktslegen / nødnettslegen. I tillegg har kommunens beredskapsledelse en terminal. Digitale kommunikasjonskanaler Kommunens nettside, ansattportalen og sosiale medier er innarbeidede kommunikasjonskanaler. Hjemmeside og intranett egner seg til å formidle informasjon til publikum og ansatte. Etter hvert formidles mer informasjon via sosiale medier. Sosiale medier har stor potensiell spredningseffekt. Her ligger det også til rette for dialog. Tempoet i informasjonsutvekslingen øker, og det er en utfordring å sikre informasjonen. Dette må det tas hensyn til i håndteringen. Pressekonferanse/pressebrief Pressekonferanse er mindre brukt nå enn før. Det kan allikevel være en riktig kanal for å tydeliggjøre at kommunens ledelse tar hendelsen på alvor, handler og tar ansvar. Pressekonferanse har best effekt dersom pressen oppfatter at de faktisk får ny og viktig informasjon. Hvis ikke, velger de gjerne å ikke komme. NRK NRK har et spesielt beredskapsansvar. Under beredskap eller krig har NRK plikt til å sikre at informasjon fra regjeringen når befolkningen. Plikten gjelder kringkastet radio, altså radio via DAB. NRK P1 er beredskapskanalen. Sammen med tyfonanlegget til Sivilforsvaret skal NRK P1 sikre at folk i Norge raskt får informasjon ved en nasjonal beredskapshendelse. Dette ansvaret er slått fast både i Lov om kringkasting § 2-4 (1992) og Forskrift om virksomheten i Norsk rikskringkasting under beredskap og i krig (1989): «Norsk rikskringkasting plikter å treffe særskilte beredskapstiltak for å sikre at informasjon fra regjeringen når befolkningen under beredskap og i krig». Når telefoni og elektronisk kommunikasjon ikke virker Under en hendelse der telefoni og elektronisk kommunikasjon ikke virker, må andre kanaler benyttes. Det kan være løpesedler, plakater, bil med høyttalere, dør-til-dør aksjon eller informasjonsmøter. Norsk Radio Relæ Liga (NRRL) Sambandstjenesten Dette er radioamatørenes organisering av nødsamband. NRRL Sambandstjenesten er organisert med utgangspunkt i Norsk Radio Relæ Ligas mer enn 70 grupper (lokallag), og er bemannet med lisensierte radioamatører fra hele landet. De har eget lokallag både for Grenland og Porsgrunn. NRRL Sambandstjenesten leverer – med utgangspunkt i radioamatørvirksomheten – nødsamband når vanlige teletjenester mangler, ved katastrofer og under redningsoppdrag. 11 EVAKUERING OG BEFOLKNINGSVARSLING I forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4 pkt d (2011) fremgår det at kommunen skal ha evakueringsplaner og plan for befolkningsvarsel som en del av overordnet beredskapsplan. Ansvarsforholdene er forskjellige i fred og krig. 31

Page 33

11.1 Evakueringsplan Det er politiet/Lokal redningssentral (LRS) som iverksetter og leder evakuering av personer fra et skadeområde eller et utsatt område i kommunen til et annet område i eller utenfor kommunen (Politilovens § 27). I en krigssituasjon kan også Statsforvalteren iverksette evakuering. Evakueringsplanen omfatter også evakuering ved krig eller når krig truer. Politiet og kommunen er hovedaktører i en evakueringssituasjon. I en evakueringssituasjon har kommunen et hovedansvar for etablering og drift av et evakuerte- senter og eventuell innkvartering og forpleining. Kommunens beredskapsledelse leder arbeidet fra kommunens side og vil kunne be om hjelp fra evakueringstjenesten, frivillige, Sivilforsvaret med flere. Hovedoppgaver for kommunen er å: • Bistå politiet med evakuering og sammen med politi/LRS skaffe til veie nødvendig transportkapasitet fra skadested/omgivelser til mottakssentraler og evt. videre til innkvarteringssted. • Varsle mottakssted og etablere mottaksapparat. • Registrere eventuelle skader og prioritere den medisinske innsatsen (triage). • Registrere de som evakueres og eventuelt hvem som innkvarteres hvor, hvem som flytter på egen hånd m.v. • Gi psykososial omsorg og samtaletjenester. • Sørge for forpleining og forlegning. • Legge til rette for gjenforening med pårørende. • Tilby tolketjenester I varslings- og ressurslista finnes oversikt over aktuelle lokaler for mottak og innkvartering, samt varslingsplan for evakueringstjenesten. I overordnet beredskapsplan operativ del finnes tiltakskort for evakuering. 11.2 Plan for befolkningsvarsel Det er i utgangspunktet politiet som iverksetter befolkningsvarsling for eksempel ved hjelp av sivilforsvarets tyfonanlegg og NRK P1 «Viktig melding, søk informasjon». I Kragerø finnes det ikke tyfonanlegg, men kan da benytte mobilbasert befolkningsvarling som nevnt over. Gode rutiner for befolkningsvarsel kan ha avgjørende skadeforebyggende og skadebegrensende betydning. Denne planen gir derfor en oversikt over hvordan kommunen kan varsle innbyggerne utover det som gis fra andre myndigheter, for eksempel via media. En viktig kanal å holde innbyggere informert på er gjennom kommunens profil på Facebook samt kommunens hjemmeside. En forutsetning er at teknikken fungerer og at innbyggerne har tilgang til internett. Utførlig informasjon om dette finnes i kapittel 9 i denne planen. Det er flere måter å varsle innbyggere i kommunen på hvis ikke informasjon via internett og massemedia er tilstrekkelig. Det kan være å distribuere brev i postkassene, informasjonsmøter, plakatoppslag, via skolene til elevene, ved høytalerbiler, ved å oppsøke husstander mv. 11.2.1 Befolkningsvarsling via SMS, talemelding og e-post Kragerø kommune disponerer sammen med Porsgrunn, Skien, Bamble, Drangedal og Siljan kommune et eget system for befolkningsvarsling levert av Everbridge. SMS, talemelding og e-post kan sendes alle innbyggere som har sin adresse i Kragerø og som er registrert i folkeregisteret og/eller kontakt- og reservasjonsregisteret. Vi kan også varsle via eiendomsregisteret, slik at hytteeiere også kan nås. Noen av kommunens egne ansatte kan sende ut befolkingsvarsler. Tiltakskort for utsending av slike befolkningsvarsler finnes i overordnet beredskapsplan, operativ del. 32

Page 34

11.2.2 Etablering av fysiske kontaktpunkter ved bortfall av mobilnett Ved omfattende bortfall av mobilnett over noe tid vil det være behov for å opprette fysiske kontaktpunkter i kommunen som innbyggerne kan oppsøke for å få hjelp, herunder å få varslet nødetatene ved akutte hendelser. Beredskapsledelsen beslutter en slik etablering og det vises til aksjonskort i overordnet beredskapsplan, operativ del. 12 BEREDSKAPSDOKUMENTASJON Beredskapsplaner er den delen av beredskapsdokumentasjonen som skal benyttes aktivt i håndteringen av beredskapssituasjoner. Beredskapsplanen i kombinasjon med proaktiv stabsmetodikk skal sikre at responsen er planlagt og koordinert. En beredskapsplan kan ikke beskrive i detalj hvordan alle beredskapssituasjoner skal håndteres. Alle hendelser vil ha et unikt innhold som ikke lar seg identifisere i forkant. Det er derfor nødvendig å benytte proaktiv stabsmetodikk for å lage en situasjonsspesifikk plan for å kunne håndtere det scenariet vi står overfor. I Kragerø kommune består beredskapsdokumentasjonen av: • Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse • Overordnet beredskapsplan – administrativ del • Overordnet beredskapsplan – operativ del • Temaspesifikke delplaner • Virksomhetsbaserte beredskapsplaner Disse planene beskrives nærmere nedenfor fordelt på strategisk, operasjonelt og taktisk nivå. I tillegg til dette planverket, finnes det en rekke innsatsplaner knyttet til ulike virksomheter som brannvesen, VAR, legevakt og byggdrift. Innsatsplaner er utarbeidet for å løse oppdrag knyttet til virksomhetenes ansvarsområde og beskrives ikke nærmere i denne planen. Alle nye beredskapsplaner i Kragerø kommune skal primært bygge på maler som er utarbeidet av beredskapskoordinator for dette formålet. 12.1 Beredskapsplaner –strategisk nivå 12.1.2 Overordnet beredskapsplan – administrativ del NAVN OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN – ADMINISTRATIV DEL PRINSIPP Planen beskriver hvordan beredskapen i Kragerø kommune er organisert, samordnet og dokumentert. Den beskriver videre hvilke prinsipper, prioriteringer og metoder som skal være førende for organisering og gjennomføring av beredskapsledelsen i kommunen. Den inneholder videre en del om kommunikasjon ved beredskapssituasjoner, samt plan for evakuering og befolkningsvarsling. Den inneholder også en del om hvordan arbeidet med samfunnssikkerhet er organisert og utføres i Kragerø kommune. ANSVAR Beredskapskoordinator utarbeider og oppdaterer planen. Planen skal vedtas I kommunestyret i hver kommunestyreperiode REVISJON Planen revideres ved behov og en hovedrevisjon gjennomføres i hver kommunestyreperiode. 33

Page 35

12.1.3 Overordnet beredskapsplan – operativ del NAVN OVERORDNET BEREDSKAPSPLAN – OPERATIV DEL PRINSIPP Planen beskriver hvordan beredskap og beredskapssituasjoner skal håndteres i praksis. Planen skal være relevant I alle beredskapsfasene: Meldingsfasen, varsling og mobilisering, aksjonsfasen, nedtrappingsfasen, demobilisering-normaldrift og evaluering. Varslings- og ressursliste inngår som et vedlegg til planen. Denne inneholder funksjonsbeskrivelser for medlemmene I beredskapsledelsen, tiltakskort og andre hjelpemidler til håndteringen. ANSVAR Beredskapskoordinator utarbeider og oppdaterer planen. Planen skal godkjennes i kommunedirektørens ledergruppe. REVISJON Planen revideres fortløpende ved behov OBS! Planen er unntatt offentlighet, jfr. Forvaltningsloven § 13, pkt 2. 12.1.4 Beredskapsplan - atomberedskap NAVN BEREDSKAPSPLAN – ATOMBEREDSKAP PRINSIPP Planen beskriver hvordan beredskapsorganisasjonen i Norge er oppbygd. Den beskriver noen dimensjonerende scenarier og kommunens rolle ved atomhendelser ANSVAR Beredskapskoordinator utarbeider og oppdaterer planen. Planen skal godkjennes i kommunedirektørens ledergruppe. REVISJON Planen revideres ved behov og minimum en gang i året. 12.1.5 Beredskapsplan – helse- sosial og smitteberedskap NAVN BEREDSKAPSPLAN – HELSE- SOSIAL OG SMITTEBEREDSKAP PRINSIPP Planen inneholder en smittevernplan og en rekke tiltakskort knyttet til ulike beredskapssituasjoner med utgangspunkt I planens fagfelt. ANSVAR Kommunalområde helse og omsorg har ansvaret for å utarbeide og oppdatere planen. Kommuneoverlegen utfører arbeidet. Planen skal godkjennes i kommunedirektørens ledergruppe. REVISJON Planen revideres ved behov og minimum en gang I året. 12.2 Beredskapsplaner – operasjonelt nivå 12.2.1 Beredskapsplan – beredskapsstaber NAVN BEREDSKAPSPLAN – BEREDSKAPSSTABER PRINSIPP Beredskapsstabene i kommunalområdene har en felles beredskapsplan. Den skal inneholde en beskrivelse av ansvar og roller, samt hvor stabene skal møte og oppholde seg ved mobilisering. ANSVAR Beredskapskoordinator har ansvaret for å utarbeide og oppdatere planen. Planen skal godkjennes i kommunedirektørens ledergruppe. REVISJON Planen revideres ved behov og minimum en gang i året. 34

Page 36

12.3 Beredskapsplaner – taktisk nivå 12.3.1 Beredskapsplan – evakuerte/pårørendesenter NAVN BEREDSKAPSPLAN – EPS PRINSIPP Planen inneholder fremgangsmåte for opprettelse og drift av evakuert-senter og pårørende-senter ANSVAR Kommunalområde helse og omsorg har ansvaret for å utarbeide og oppdatere planen. Kommunalsjefen koordinerer arbeidet sammen med leder av EPS. Planen skal godkjennes i kommunedirektørens ledergruppe. REVISJON Planen revideres ved behov og minimum en gang i året. 12.3.2 Beredskapsplan – psykososialt kriseteam NAVN BEREDSKAPSPLAN – PSYKOSOSIALT KRISETEAM PRINSIPP Planen inneholder en beskrivelse av organisering og drift av kommunens psykososiale kriseteam. ANSVAR Kommunalområde helse og omsorg har ansvaret for å utarbeide og oppdatere planen. Kommunalsjef utfører arbeidet sammen med leder av kriseteamet. Planen skal godkjennes i kommunedirektørens ledergruppe. REVISJON Planen revideres ved behov og minimum en gang I året. 12.3.3 Beredskapsplan - virksomhet NAVN BEREDSKAPSPLAN – VIRKSOMHET PRINSIPP Planen skal bygge på virksomhetens ROS og inneholder oversikt over virksomhetens beredskapsgruppe og tiltakskort knyttet til ulike beredskapssituasjoner. ANSVAR Virksomhetsleder har ansvaret for å utarbeide og oppdatere planen. Planen skal godkjennes i virksomhetens arbeidsmiljøutvalg (VAMU). REVISJON Planen revideres ved behov og minimum en gang I året. Planen skal være å finne I Qm+ 12.4 Andre sentrale beredskapsdokumenter 12.4.1 Varslings- og ressursliste NAVN VARSLINGS- OG RESSURSLISTE (VR-liste) PRINSIPP Dokumentet inneholder varslingsliste for kommunens beredskapsorganisasjon og eksterne ressurser og en ressursoversikt knyttet til håndtering av beredskapssituasjoner. Ressursoversikten inneholder internt og eksternt materiell, opplisting av relevante lokaler til bruk i beredskapssituasjoner og samarbeidsavtaler med ulike aktører. Dokumentet er et vedlegg til overordnet beredskapsplan, operativ del. ANSVAR Beredskapskoordinator har ansvaret for å oppdatere VR-listen. REVISJON Listen oppdateres fortløpende og minimum hver 6. måned. VR-listen skal kunne hentes fra Qm+ og RYVAN. Papirversjon skal finnes I lokalene til beredskapsledelsen. 12.4.2 Samfunnssikkerhet – Oppfølgings- og kompetanseutviklingsplan NAVN SAMFUNNSSIKKERHET – OPPFØLGINGS- OG KOMPETANSEUTVIKLINGSPLAN 35

Page 37

PRINSIPP Dokumentet inneholder strategiske mål for arbeidet med samfunnssikkerhet. Tiltak etter gjennomført helhetlig ROS, mål og tiltak knyttet til beredskapskoordinators arbeidsoppgaver og tiltak etter øvelser og hendelser, samt oppfølging av dette skal inngå i dokumentet. Videre omfatter dokumentet en kompetanseutviklingsplan for alle som inngår I beredskapsorganisasjonen. ANSVAR Beredskapskoordinator har ansvaret for å oppdatere dokumentet. Dokumentet skal godkjennes i kommunedirektørens ledergruppe. REVISJON Planen revideres minimum en gang I året. Planen skal være å finne I Qm+ 13 KOMPETANSEKRAV OG VEDLIKEHOLDSTRENING-ØVELSER En beredskapsplan dokumenterer bare hvordan beredskapen er organisert og samordnet, eller hvordan man har planlagt å håndtere en beredskapssituasjon. Planene beskriver ikke den reelle beredskapsevnen til organisasjonen. Den blir omtalt i overordnet beredskapsplan – operativ del. 13.1 Kompetanseutviklings- og øvingsplan Det skal foreligge en plan for kompetanseutvikling, opplæring, trening og øving for å håndtere beredskapssituasjoner, jfr. Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7 (2011). Planen er et ledd i å sikre at Kragerø kommune til enhver tid har kompetent personell som bemanner funksjonene i beredskapsorganisasjonen. Beredskapskoordinator har som oppgave å utarbeide og ajourholde planen. (se pkt 12.4.2) Kommunalsjefen for hvert kommunalområde melder fra til beredskapskoordinator om de beredskapsbehovene som finnes innenfor sitt ansvarsområde, senest innen utgangen av januar. 13.2 Kompetansekrav For å kunne etterleve beredskapsplanen og gi organisasjonen reell beredskapsevne, kreves det at de som innehar beredskapsfunksjoner har den nødvendige kunnskap og de ferdigheter som trengs for å fylle rollen. For å sikre nødvendig kunnskap og kompetanse skal de personene som inngår i Kragerø kommunes beredskapsorganisasjon ha gjennomført en grunnopplæring. De skal også delta på den vedlikeholdstreningen som blir organisert. Beredskapskoordinator har ansvaret for å gjennomføre grunnopplæringen. (se pkt 12.4.2) Hver enkelt har et selvstendig ansvar for å tilegne seg den kompetansen som kreves for sitt ansvarsområde. Kravet til grunnleggende opplæring gjelder så langt det er mulig også for ordføreren og dennes stedfortreder. 13.3 Vedlikeholdstrening og øvelser Det settes krav til vedlikeholdstrening og øvelser av de ulike funksjonene i beredskapsorganisasjonen. Det forventes at øvelser gjennomføres slik at nødvendig kompetanse og kontinuitet opprettholdes. Som et minimum skal personene som innehar de ulike beredskapsfunksjonene på 3.line – strategisk, 2.line - operasjonelt nivå og 1. line – taktisk nivå, øve en gang i året. Dette kan være en 36

Page 38

papirøvelse(tabletop), men ikke to år på rad. Scenario skal primært hentes fra gjennomført ros- analyse og variere fra år til år. I tillegg skal det gjennomføres en årlig øvelse i Kragerø kommune der strategisk beredskapsledelse deltar. Dette kan variere fra fullskala samvirkeøvelser for interne og eksterne ressurser til mer begrensede øvelser. De ulike virksomhetene er ansvarlige for å gjennomføre nødvendig vedlikeholdstrening og øvingsaktiviteter for de funksjonene som omtales i eget planverk. Hvert år må virksomhetene svare på en selvangivelse som forteller om status i forhold til virksomhetsbasert ROS, beredskapsplan og øvelsesvirksomhet. Alle øvelser skal evalueres skriftlig, og dokumenteres via internkontrollsystemet. Ansatte som innkalles til vedlikeholdstrening og øvelser, skal prioritere å delta på disse. 13.4 Krav til utforming og revisjon av overordnet administrativ beredskapsplan Overordnet administrativ beredskapsplan skal utformes for fargeutskrift i både A4. Siste oppdaterte versjon skal finnes elektronisk i RYVAN og Qm+ og i papirutgave hos beredskapskoordinator og i beredskapsrommet i rådhuset. Det er beredskapskoordinator som har ansvar for å utarbeide overordnet administrativ beredskapsplan. Den skal revideres årlig og skal vedtas i kommunestyret hver periode. Vesentlige og prinsipielle endringer krever ny behandling i kommunestyret. 14 EVALUERING ETTER HENDELSER Alle beredskapssituasjoner skal evalueres jf. Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 8 (2011). Evalueringen skal dokumenteres og stå i stil med situasjonen, farepotensialet og beredskapssituasjonens omfang. Evalueringen skal brukes aktivt for å gi Kragerø kommune oppdatert kunnskap og læring. Ny læring skal øke kunnskapene og ferdighetene våre til neste beredskapssituasjon. En beredskapssituasjon er ikke avsluttet før evaluering er gjennomført og eventuelle forbedringstiltak er implementert. 15 REVISJON ROS og beredskapsplaner skal gjennomgås ved behov (minimum årlig), jfr. Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 6 (2011), for å sikre oppdaterte prosedyrer, telefonlister og andre mindre ikke- prinsipielle endringer. Dette gjelder på strategisk, operasjonelt og taktisk nivå. Alle beredskapsplanene i kommunen skal ha en hovedrevisjon hver kommunestyreperiode hvor større organisatoriske og prinsipielle endringer skal vurderes. Endring etter revisjon skal dokumenteres i tabellform etter innholdsfortegnelsen i planen. 16 VARSLINGS- OG RESSURSLISTEN Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4 b og c (2011) pålegger kommunen å ha en varslingsliste med kontaktinformasjon til alle som har en rolle i kommunens beredskapsorganisasjon, samt kontaktinformasjon til andre relevante samfunnssikkerhetsaktører. Det er kommunens ansvar å sørge for at alle som er oppført i varslingslisten, er kjent med dette. 37

Page 39

Videre skal den inneholde en ressursoversikt som skal gi opplysninger om kommunens og andre samfunnssikkerhetsaktørers kompetanse og ressurser som kan være tilgjengelige for å håndtere beredskapssituasjoner. Det kan være hensiktsmessig å samordne varslingslisten og ressursoversikten. I Kragerø er dette sammenfattet i et eget dokument som et vedlegg til overordnet beredskapsplan, operativ del (VR- liste). VR-listen skal minimum oppdateres hvert halvår. 17 REDNINGSTJENESTEN I NORGE Dette er en skisse over hvordan redningstjenesten i Norge er organisert. Den inngår i denne planen for å synligjøre hvor i hierarkiet den kommunale beredskapen inngår. Skissen viser hvordan kriseledelsen på sivil side er organisert i Norge. Lederdepartementet vil for eksempel kunne være Justisdepartementet og fagdirektorat Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Men det kan også være andre departementer og direktorater ut fra katastrofen eller hendelsens art. 38

Page 40

17.1 Redningstjenesten i Norge Normalt er det den sivile redningstjenesten, ledet av politiet eller det kommunale brannvesen, som rykker ut og håndterer branner, uhell og ulykker. Den sivile redningstjenesten i Norge er et samvirke mellom en rekke offentlige etater, frivillige organisasjoner og private selskaper med ressurser innen redningstjeneste. For å utnytte de samlede redningsressurser vil det ved en større ulykke bli etablert en lokal redningssentral (LRS) i det aktuelle politidistrikt under ledelse av politimesteren. Hovedredningssentralen Lokal redningssentral Innsatsleder fra (HRS) for Sør-Norge på (LRS) Ledes av lokal politiet Sola politimester Ved ulykker til havs eller ulykker med betydelig omfang, vil redningsinnsatsen bli ledet av en av landets to hovedredningssentraler, forkortet HRS. På skadestedet er det innsatsleder som koordinerer og leder redningsinnsatsen. Innsatsleder kan være lensmannen eller en annen politimann. I tråd med samvirkeprinsippet plikter offentlige institusjoner (statlige, kommunale og fylkeskommunale) å delta i redningstjenesten og bærer selv alle utgifter som påløper i forbindelse med søk- og redningsaksjoner og redningsøvelser, jfr Organisasjonsplan for redningstjenesten pkt 4-3. (2020) 17.2 Den sivile kriseledelsen Ved store ulykker eller katastrofer vil det parallelt med den sivile redningstjeneste bli etablert et kriseledelseshierarki på sivil side, dvs. under det utpekte lederdepartement via aktuelt fagdirektorat, Statsforvalteren og kommunene. Hos Statsforvalteren vil det ved store ulykker eller katastrofer bli etablert en Krisestab direkte under Statsforvalterens ledelse som skal operere på døgnbasis. Statsforvalterens krisestab har ingen operative oppgaver innen den sivile redningstjenesten, men skal kunne ta imot, effektuere eller videreformidle anmodninger om eventuell støtte. Krisestaben skal snarest mulig etter at den er etablert ta kontakt med kommunene i fylket og etablere forbindelse. Kommunen skal straks orientere Statsforvalteren om situasjonen, utviklingen og ellers om det er tiltak kommunen ønsker iverksatt fra Statsforvalterens side. 18 KOMMUNENS SAMFUNNSSIKKERHETSARBEID Kommunene har en sentral rolle i arbeidet med samfunnssikkerhet. Kommunene skal utvikle trygge og robuste lokalsamfunn og har et grunnleggende ansvar for å beskytte befolkningen og bidra til å opprettholde kritiske samfunnsfunksjoner. Denne rollen er tydeliggjort gjennom bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt. I tråd med bestemmelsene om kommunal beredskapsplikt skal kommunene integrere samfunnssikkerhet i daglig virksomhet og gi samfunnssikkerhetsoppgavene et helhetlig perspektiv. Bestemmelsene tydeliggjør også kommunenes rolle som lokal samordner i samfunnssikkerhetsarbeidet. 39

Page 41

Forskrift om kommunal beredskapsplikt (2011) har som mål at kommunens samfunnssikkerhetsarbeid skal være helhetlig og systematisk. Kommunens systematiske samfunnssikkerhetsarbeid henger blant annet sammen med helhetlig ROS og beredskapsplanene. Det er derfor naturlig å presentere hvordan kommunen har organisert sitt samfunnssikkerhetsarbeid, i denne planen. Både kommunal beredskapsplikt og samfunnssikkerhetsarbeidet er basert på prinsippene om likhet, nærhet, ansvar og samvirke. Kommunen skal legge til rette for et samfunnssikkerhetsarbeid som: • Beskytter befolkningen og bidrar til å opprettholde kritiske samfunnsfunksjoner. • Gir oversikt, kunnskap og bevissthet om samfunnssikkerhetsutfordringer, og hvilke virkninger disse vil ha for befolkning og lokalsamfunn. • Reduserer risiko og sårbarhet gjennom forebyggende arbeid. • Sikrer god beredskap og krisehåndteringsevne. • Ivaretar samarbeid og samordning med interne og eksterne samfunnssikkerhetsaktører i kommunen. 18.1 Kritiske samfunnsfunksjoner Kritiske samfunnsfunksjoner er de funksjoner som samfunnet må opprettholde for å ivareta befolkningens og samfunnets grunnleggende behov. Vi ser at kritiske samfunnsfunksjoner kan variere etter type hendelse og varighet. Myndighetene har pekt på følgende områder: • Styring og kriseledelse • Forsvar • Lov og orden • Helse og omsorg • Redningstjeneste • Digital sikkerhet i sivil sektor • Natur og miljø • Forsyningssikkerhet • Vann og avløp • Finansielle tjenester • Kraftforsyning • Elektronisk kommunikasjon • Transport • Satelittbaserte tjenester 18.2 Systematisk samfunnssikkerhetsarbeid Det systematiske samfunnssikkerhetsarbeidet som kommunene pålegges i Forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3 (2011), kan illustreres ved hjelp av figuren nedenfor. 40

Page 42

Figur: Systematisk samfunnssikkerhetsarbeid (Veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt –DSB 2018 s. 14) For å imøtekomme dette vil Kragerø kommune blant annet: • Sørge for at samfunnssikkerhetsarbeidet er forankret i hele organisasjonen • Skaffe en oversikt over risiko og sårbarhet i kommunen med en helhetlig risiko og sårbar- hetsanalyse og virksomhetsbaserte analyser som grunnlag. • Ha definerte mål for arbeidet med samfunnssikkerhet • Ha et planverk som imøtekommer forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4 og som bygger på proaktiv stabsmetodikk • Gjennomføre beredskapsøvelser, evaluere disse og foreta nødvendige forbedringer • Ha et system for opplæring for de som har funksjoner i beredskapsorganisasjonen • Følge opp beredskapsarbeidet i virksomhetene og tilby veiledning. • Samarbeide med de andre Grenlands-kommunene om samfunnssikkerhet og beredskap 18.3 Mål for samfunnssikkerhetsarbeidet i Kragerø kommune Nedenfor er noen gjennomgående mål for samfunnssikkerhetsarbeidet opplistet. Flere mål vil være å finne i dokumentet omtalt i punkt 12.4.2. • Alle ledd i organisasjonen skal arbeide for å redusere muligheten for at uønskede hendelser eller kriser kan oppstå og ha planer for avbøtende tiltak dersom en uønsket hendelse skulle inntreffe. Dette skjer blant annet gjennom et løpende HMS-arbeid. • Beredskapsplaner skal revideres minst en gang årlig. • Kommunen skal minst hvert fjerde år revidere den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen (ROS). • Det skal tilbys intern opplæring for alle som har funksjoner i beredskapsorganisasjonen. • Beredskapsledelsen og alle virksomheter skal gjennomføre årlige beredskapsøvelser. • Det skal være systematisk kontakt med sentrale næringslivsaktører, utdanningsinstitusjoner og storulykkebedrifter hvert år • Kragerø kommune skal bidra aktivt til beredskapsnettverket i Grenland. Beredskapsplanverket skal være mest mulig likt bygget opp i de 6 Grenlandskommunene. Det skal også samarbeides om et felles system for befolkningsvarsling. • Det skal avholdes beredskapsrådsmøte en gang i året. 41

Page 43

18.4 De viktigste arenaene for kommunens samfunnssikkerhetsarbeid Kommunen er organisert med et kommunedirektørnivå (kommunedirektør og kommunalsjefene) og et virksomhetsnivå med delegert myndighet innen personaladministrasjon, økonomi og fagansvar. Det innebærer bl.a. at noen av de målene som er nedfelt i kommunens handlingsplan innen temaet samfunnssikkerhet og beredskap, skal følges opp i virksomhetene. 18.4.1 Beredskapskoordinator I forskrift om kommunal beredskapsplikt § 3 legges ansvaret for det helhetlige beredskapsarbeidet til kommunen. Det vil si at man ikke kan delegere ansvaret og at hver kommune skal ha selvstendige dokumenter for helhetlig ROS og overordnet beredskapsplan. I Selskapsavtalen til GBR IKS er det ikke delegert noe ansvar fra kommunene til selskapet. Derimot er det beskrevet: Selskapet skal også ivareta eierkommunenes fagområde for samfunnssikkerhet som er den kommunale helhetlige beredskapen (GBR IKS ivaretar dermed fagområdet innenfor samfunnssikkerhet og har en pådriverrolle). Dette er i tråd med at hver kommune har et selvstendig ansvar for den helhetlige beredskapen i kommunen. Beredskapskoordinator i Kragerø kommune rapporterer til kommunedirektøren og deltar jevnlig i kommunedirektørens ledergruppe for å gi en status for samfunnssikkerhetsarbeidet. 42

Page 44

Fig. 2 Arenaer for samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet Kommunedirektøren har det administrative ansvaret for at kommunen etterkommer de plikter den har når det gjelder samfunnssikkerhet og beredskap i hht gjeldende lover og forskrifter. 18.5 Beredskapsutvalg Beredskapsutvalget skal støtte samfunnssikkerhetsarbeidet i kommunen. Det fremgår av varslings- og ressurslisten hvem som er medlemmer i utvalget. ➢ Medvirke i beredskapsfaglig utviklingsarbeid i kommunen 43

Page 45

➢ Medvirke til å sikre samordning og integrering av samfunnssikkerhet og beredskap i kommunens overordnede og sektorvise planer ➢ Medvirke til at kommunen har kompetanse til å ivareta sitt ansvar innen samfunnssikkerhet og beredskap samt å bygge opp slik kompetanse ved kurs og øvelser ➢ Være prosjektgruppe/ressursgruppe i forbindelse med helhetlig og virksomhetsbaserte ROS- analyser i kommunen ➢ Medvirke i arbeidet med forberedelser, gjennomføring og evaluering av beredskapsøvelser i kommunen 18.6 Kommunalt beredskapsråd I en beredskapssituasjon er det viktig å kjenne til dem vi kanskje skal samhandle med for å få til en god håndtering Beredskapsrådet er en viktig arena for kommunen for å ivareta samordningsrollen. Beredskapsrådet består av lokale aktører fra politisk og administrativ ledelse i kommunen, representanter fra private og offentlige samfunnssikkerhetsaktører som eiere av kritisk infrastruktur og kritiske samfunnsfunksjoner, næringsliv, frivillige organisasjoner, politi, Sivilforsvaret og Forsvaret. Det er naturlig å involvere beredskapsrådet i arbeidet med helhetlig ROS, overordnet beredskapsplan og øvelser. Rådet skal avholde møte minst en gang pr år. Saker som tas opp skal ha betydning for samfunnssikkerheten og beredskapen i kommunen, og så langt som mulig ha felles interesse for deltagerne. Det fremgår av varslings- og ressurslisten hvem som er medlemmer i beredskapsrådet. 18.7 Beredskapsnettverk Grenland De 6 Grenlandskommunene, Bamble, Drangedal, Kragerø, Porsgrunn, Siljan og Skien samarbeider i det som kalles Beredskapsnettverk Grenland. Beredskapskoordinatorene i hver kommune møtes 3 til 4 ganger i året for å drøfte saker som har betydning for samfunnssikkerheten i hele området. Statsforvalterens beredskapsavdeling, politiet og sekretær i Grenlandsrådet møter i nettverket. Det ble inngått samarbeidsavtale vedrørende samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet i 2007 mellom kommunene og denne ble prolongert i kommunestyret februar 2010. Formålet med samarbeidsavtalen er: “at kommunene videreutvikler felles retningslinjer og rutiner, og at nye oppgaver/utfordringer tas opp og forsøkes løst i nettverket.” 18.8 Statsforvalteren I samarbeid med fagetatene påser SF at kommunene ivaretar kravene til samfunnssikkerhet i sin samfunnsplanlegging etter plan- og bygningsloven. Statsforvalteren fører tilsyn med kommunenes beredskapsplikt med hjemmel i Sivilbeskyttelsesloven § 29 (2010) og beredskapspliktforskriften § 10. I tillegg er embetet en viktig veileder for kommunene og bistår blant annet med gjennomføring av kurs, øvelser og samlinger. SF følger opp at hendelser og øvelser blir evaluert. 44

Page 46

18.9 Politiet Kommunen har en rekke formelle treffpunkter med politiet: Beredskapsrådet, politirådet, liason til beredskapsledelsen. Listen er ikke uttømmende, og det er også mye uformell kontakt. 18.10 Kommunen og totalforsvaret Det internasjonale sikkerhetspolitiske bildet er i endring. Hybride utfordringer visker ut skillet mellom sivile og militære problemstillinger. Samfunnets totale ressurser – militære og sivile – skal brukes for å håndtere sivile og sikkerhetspolitiske kriser. Forsvaret støtter sivil krisehåndtering og sivilsamfunnet støtter Forsvaret ved sikkerhetspolitiske kriser. Kommunenes generelle robusthet er en del av totalforsvaret. Totalforsvaret er en del av kommunenes generelle robusthet. Kommunens totalforsvarsoppgaver vil være mye de samme som ved fredstidkriser: Samvirke, kommunikasjon, sivilbeskyttelse, helseberedskap, CBRNE-beredskap, drikkevann, brann og redning, havneberedskap, næringsberedskap, arealplanlegging og vertslandsstøtte. 18.11 Kommunen og nasjonalt beredskapssystem (NBS) Nasjonalt BeredskapsSystem (NBS) er myndighetenes verktøy for å sikre at samfunnet forbereder eller iverksetter tiltak tilpasset alvorlige, oftest sikkerhetspolitiske situasjoner. NBS deles i Forsvarets beredskapssystem (BFF) og Sivilt beredskapssystem (SBS). NBS er en operasjonalisering av totalforsvaret og fokuserer på: 1. Sikkerhet for kontinuitet i nasjonale styringssystemer og kritiske offentlige tjenester 2. Robust energiforsyning -kraft og gass 3. Robust energiforsyning -drivstoff 4. Evne til å håndtere ukontrollerte forflytninger av mennesker 5. Robust mat-og vannforsyning –næringsmidler 6. Robust mat-og vannforsyning -vann 7. Evne til å håndtere masseskader herunder evakueringskjeden 8. Robuste kommunikasjonssystemer 9. Robuste transportsystemer 10.Videreutvikle sivile myndigheters og det sivile samfunnets støtte til Forsvaret 45

Page 47

VEDLEGG 1: SAMFUNNSSIKKERHETSKRAV TIL KOMMUNENE Kommunen som lokal samordner innen samfunnssikkerhet og beredskap • Lov 25. september 1992 om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1992-09-25-107?q=kommuneloven • Lov 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivil beskyttelse og sivilforsvar (sivilbeskyttelsesloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2010-06-25-45?q=sivilbeskyttelsesloven • Forskrift 22. august 2011 om kommunal beredskapsplikt https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2011-08-22-894 • Organisasjonsplan for redningstjenesten 1. februar 2020 https://lovdata.no/forskrift/2019-12-06-1740 Kommunen skal som lokal planmyndighet se til at hensynet til samfunnssikkerhet følges opp i planer etter plan- og bygningsloven • Lov 27. juni 2008 nr.71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2008-06-27-71?q=plan- og bygningsloven • Forskrift 19. juni 2017 om tekniske krav til byggverk (byggteknisk forskrift) https://lovdata.no/forskrift/2017-06-19-840 • Forskrift 3. juni 2016 nr. 569 om tiltak for å forebygge og begrense konsekvensene av storulykker i virksomheter der farlige kjemikalier forekommer (storulykkeforskriften) https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-06-03-569 Kommunens plikt til å bistå næringslivet med beredskapsoppgaver • Lov 16. desember 2011 nr. 65 om næringsberedskap (næringsberedskapsloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-12-16-65 Kommunens sivilforsvarsoppgaver • Lov 25. juni 2010 om kommunal beredskapsplikt, sivil beskyttelse og sivilforsvar (sivilbeskyttelsesloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2010-06-25-45?q=sivilbeskyttelsesloven Kommunen som lokal myndighet innen helse-, sosial- og omsorgsområdet plikter å hjelpe ved ulykker og andre akutte situasjoner, utarbeide en beredskapsplan for smittevern og de helse- og omsorgstjenester eller sosialtjenester de skal sørge for et tilbud av eller er ansvarlige for: • Lov 23. juni 2000 nr. 56 om helse- og sosialberedskap (helseberedskapsloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2000-06-23-56?q=helseberedskapsloven • Lov 18. desember 2009 nr. 131 om sosiale tjenester i arbeids- og velferdsforvaltningen (sosialtjenesteloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2009-12-18-131?q=sosialtjenesteloven • Lov 16. juni 2006 nr. 20 om arbeids- og velferdsforvaltingen (NAV-loven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2006-06-16-20?q=navloven • Lov 24. juni 2011 nr. 30 om kommunale helse- og omsorgstjenester m.m. (helse- og omsorgstjenesteloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-30?q=helse- og omsorgstjenesteloven • Lov 24. juni 2011 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-29?q=folkehelseloven • Lov 5. august 1994 om vern mot smittsomme sykdommer (smittevernloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1994-08-05-55?q=smittevernloven • Lov 12. mai 2000 nr. 36 om strålevern og bruk av stråling (strålevernloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2000-05-12-36/KAPITTEL_4#KAPITTEL_4 • Forskrift 23. juli 2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2001-07-23-881 • Forskrift 20. mars 2015 nr. 231 om krav til og organisering av kommunal legevaktordning, ambulansetjeneste, medisinsk nødmeldetjeneste mv. (akuttmedisinforskriften) https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2015-03-20-231 Kommunens brannberedskap • Lov 14. juni 2002 nr. 20 om vern mot brann, eksplosjon og ulykker med farlig stoff og om brannvesenets redningsoppgaver (brann- og eksplosjonsvernloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2002-06-14-20 • Forskrift 26. juni 2002 nr. 729 om organisering og dimensjonering av brannvesen (dimensjoneringsforskriften) 46

Page 48

https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2002-06-26-729 • Forskrift 3. juni 2016 nr. 569 om tiltak for å forebygge og begrense konsekvensene av storulykker i virksomheter der farlige kjemikalier forekommer (storulykkeforskriften) https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-06-03-569 • Forskrift 26. juni 2002 nr. 922 om håndtering av eksplosjonsfarlig stoff (forskrift om fyrverkeri og pyrotekniske varer) https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2002-06-26-922?q=fyrverkeri • Forskrift av 15. juni 2017 nr. 844 om sivil håndtering av eksplosjonsfarlige stoffer (eksplosivforskriften) https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2017-06-15-844?q=eksplosiv • Forskrift 17. desember 2015 nr. 1710 om brannforebygging https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2015-12-17-1710 • Brann- og redningsvesenet er en del av den lokale redningstjenesten, se organisasjonsplan for redningstenesten https://lovdata.no/dokument/INS/forskrift/2015-06-19-677 Kommunes plikter for nødvendig beredskap mot mindre tilfeller av akutt forurensning • Lov 13. mars 1981 om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/1981-03-13-6?q=Forurensningsloven Kommunens forvaltningsansvar som lokal havnemyndighet innen kommunens planmyndighetsområdet, med mindre noe annet følge av havne- og farvannsloven. Det kan innebære at kommunen som havneeier kan være havnesikringsmyndighet med krav til å ha godkjent sikkerhets- og terrorberedskapsplan. • Lov 17. april 2009 om havner og farvann (havne- og farvannsloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2009-04-17-19?q=havneloven Kommunen er vanligvis vannverkseier, og plikter å ha beredskap for drikkevannsforsyningen • Lov 24. juni 2011 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-29?q=folkehelseloven • Lov 23. juni 2000 nr. 56 om helse- og sosialberedskap (helseberedskapsloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2000-06-23-56?q=helseberedskapsloven • Forskrift 22. desember 2016 om vannforsyning og drikkevann (drikkevannsforskriften) https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2016-12-22-1868 • Forskrift 23. juli 2001 nr. 881 om krav til beredskapsplanlegging og beredskapsarbeid mv. etter lov om helsemessig og sosial beredskap https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/2001-07-23-881 Kommunen er skoleeier og lokal tilsynsmyndighet og har ansvar for miljørettet helsevern, herunder beredskap i skoler og barnehager • Lov 24. juni 2011 om folkehelsearbeid (folkehelseloven) https://lovdata.no/dokument/NL/lov/2011-06-24-29?q=folkehelseloven • Forskrift 1. desember 1995 nr. 928 om miljørettet helsevern i skoler og barnehager m.v. https://lovdata.no/dokument/SF/forskrift/1995-12-01-928?q=Miljørettet helsevern • Rundskriv I-6/2015 om beredskap mot alvorlige tilsiktede hendelser i skoler og barnehager https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/rundskriv-i-62015/id2410457/ 47

Page 49

VEDLEGG 2: KILDER Stortingsmelding nr 29 (2011-2012) Samfunnssikkerhet Stortingsmelding nr 10 (2016-2017) Risiko i et trygt samfunn NOU 2000: 24, Et sårbart samfunn Lunde, I.K. (2019) Praktisk krise- og beredskapsledelse (2. utgave). Universitetsforlaget Furevik, E (2017) Sivilbeskyttelsesloven (2. utgave). Universitetsforlaget Hovedredningssentralen, Håndbok for redningstjenesten Nivå 1 (2018) Politiet, Politiets beredskapssystem del 1 (2011) DSB, Veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt (2018) 48