Page 1

Vinje kommune OVERORDNA BEREDSKAPSPLAN VINJE KOMMUNE 2021 - 2026 VEDTEKE AV KOMMUNESTYRET [14.09.2017] SISTE REVIDERING [21.10.2021]

Page 2

Innhaldsliste Kommunens rolle i ein beredskapssituasjon .................................................................................... 4 DEL 1 - OPERATIV: NÅR EI BEREDSKAPSHENDING/KRISE UTVIKLAR SEG ..................... 5 Føremål og prioriteringar ................................................................................................................ 5 Plan for varsling og organisering ................................................................................................... 5 Plan for beredskapsleiinga .............................................................................................................. 7 Plan for beredskapskommunikasjon ........................................................................................... 14 Plan for evakuering og handtering av pårørande...................................................................... 19 Omsut for råka og pårørande: Psykososialt kriseteam ............................................................. 25 DEL 2, ADMINISTRATIV: DET LANGSIKTIGE BEREDSKAPSARBEIDET I VINJE .............. 26 Beredskapssituasjonen i Vinje ...................................................................................................... 26 Prinsipp i beredskapsarbeidet ...................................................................................................... 26 Organisering og samarbeid ........................................................................................................... 27 Eininganes beredskapsorganisering og planverk ...................................................................... 27 Opplæring, øvingar og testar ........................................................................................................ 28 Årshjul .............................................................................................................................................. 29 Oppfølging av oppgåvene ............................................................................................................. 29 Avvikshandtering ........................................................................................................................... 30 VEDLEGG............................................................................................................................................ 30 Tiltakskort: Varsel frå einingane til rådmann ............................................................................. 30 Tiltakskort mottak av beredskapsmelding ................................................................................. 32 Tiltakskort: Registrere hending i CIM ......................................................................................... 33 Tiltakskort: Sende ut meldingar/innkalling frå CIM ................................................................. 34 Tiltakskort: Loggføre i CIM ........................................................................................................... 35 Tiltakskort: Etablering av beredskapsleiing ............................................................................... 37 Tiltakskort: Førstemøtet og statusmøtet ...................................................................................... 38 Tiltakskort: Rapportering og samarbeid med fylkesmannen i ein beredskapssituasjon ..... 40 Tiltakskort: Etablering av informasjons- og publikumsteneste ............................................... 41 Tiltakskort: Etablering av presse- og informasjonssenter ......................................................... 42 Tiltakskort: Etablering av evakuerings- og pårørandesenter (EPS) ........................................ 43 Tiltakskort krisekommunikasjon ................................................................................................. 44 Tiltakskort bruk av eksterne ressursar og frivillige ................................................................... 45 Aksjonskort: Sjekkliste for alle hendingar .................................................................................. 46 Aksjonskort: Situasjonsbestemte aksjonar .................................................................................. 47 Funksjonskort: Ordførar ................................................................................................................ 48

Page 3

Funksjonskort Rådmann ............................................................................................................... 50 Funksjonskort: Helse- og omsorgssjef ......................................................................................... 52 Funksjonskort: Informasjonsansvarleg (organisasjonssjef) ...................................................... 54 Funksjonskort: Evakueringsansvarleg (leiar ØPU) ................................................................... 56 Funksjonskort: Teknisk sjef ........................................................................................................... 57 Funksjonskort: Kommuneoverlege .............................................................................................. 58 Funksjonskort: Plan- og beredskapsrådgjevar ........................................................................... 59 Funksjonskort: Beredskapsstab/sekretariat ................................................................................ 60 Skjema loggføring ........................................................................................................................... 61 Skjema bodskapsplattform ............................................................................................................ 62 Skjema - Registreringsskjema evakuerte på EPS........................................................................ 63 Skjema – Rekvisisjon ...................................................................................................................... 64 Mal for konsekvensvurdering i førstemøtet ............................................................................... 65 Mal første beredskapsmelding (internett/pressemelding/samarbeidspartar) ....................... 66 Mal for pressemelding ................................................................................................................... 67 Mal for instruks til eksterne mannskap (frivillige/innleigde) .................................................. 68 Varslingsplan: Ressursar med satelittelefon ............................................................................... 69 Varslingsplan: Eksterne ressursar ................................................................................................ 70 Varslingsplan: Beredskapsrådet ................................................................................................... 71 Varslingsplan: Evakueringsstader ............................................................................................... 72 Varslingsplan: Relevante statlege og regionale kontaktar ........................................................ 73 Varslingsplan: personell til forsterking av funksjonar .............................................................. 73 Varslingsplan: kommunale ressursar (personell og utstyr) ..................................................... 73 Varslingsplan: Beredskapsleiinga og -staben ............................................................................. 75

Page 4

Kommunens rolle i ein beredskapssituasjon Denne overordna beredskapsplanen omfattar heile Vinje kommune. Planen skildrar prinsipp, prioriteringar og metodar som skal vera førande for organiseringa av beredskap og beredskapsleiinga i kommunen. Beredskapsplanen gjeld for beredskapshendingar som er, eller kan bli, så omfattande at dei ikkje kan bli handtert i einingane, slik at det krevst ein spesiell respons, merksemd eller koordinering. Planen er heimla i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) § 15 og i forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4. Kommunen har det overordna ansvaret for at alle som er i kommunen til ei kvar tid er trygge. Derfor har kommunen eit beredskapsansvar i samband med hendingar som er langvarige og/eller med låg fare for menneskeliv. Til dømes pandemi, orkan eller flaum. I tillegg har kommunen ansvar for kommunal infrastruktur, bygningar og menneske som er knytt til kommunens tilbod, som elevar, pasientar, pårørande, tilsette og innbyggjarar som nyttar kommunale tilbod. Ved ein akutt beredskapssituasjon som politiet leier vil som regel kommunen også bli involvert, mellom anna i samband med varsling, evakuering, informasjonstenester og helse- og omsorgstenester. Kommunen sitt brannvesen er ein del av utrykkingsberedskapen og rykker ut til både brannar og andre ulykker og hendingar. Brannvesenet har som regel skadestadleiarfunksjon til politiet kjem. I krise- og beredskapssituasjonar eller store ulykker vil fleire myndigheiter vera involvert. Det gjeld mellom anna: Politiet har eit generelt ansvar (også for informasjon) ved ulykker og redningsaksjonar når det er akutt fare for tap av menneskeliv, fare for skade på menneske eller store verdiar, og når det er mistanke om straffbare handlingar. Politiet vil som regel ha det overordna ansvaret, og leie, organisere, koordinere og samordne hjelpeinstansen. På ein skadestad er politiet skadestadleiar. Ved større krise- og ulukkessituasjonar, eller når politiet ikkje kan handtere situasjonen sjølv, kan politiet opprette lokal redningssentral (LRS) for å betre utnytte og koordinere hjelpe- og redningsressursane. Fylkesmannens krisestab skal samordne statlege regionale etatar og kommunars krisehandtering, og skaffe og vidareformidle informasjon og ekstra ressursar. I tillegg skal dei rettleie og vera ein pådrivar for systematisk beredskapsarbeid i kommunane. Hovedredningssentralen leier redningsinnsatsen ved ulykker som har store omfang og der liv og helse er i fare. Hovedredningssentralen samarbeider med politiet og andre beredskapsaktørar.

Page 5

NÅR EI BEREDSKAPSHENDING UTVIKLAR SEG 5 DEL 1 - OPERATIV: NÅR EI BEREDSKAPSHENDING/KRISE UTVIKLAR SEG Føremål og prioriteringar Følgjande prioriteringar gjeld for førebuing og handtering av beredskapssituasjonar i Vinje kommune: 1. Sikre menneskeliv og helse 2. Oppretthalde kritisk viktig infrastruktur og tenester 3. Beskytte miljøet, både natur- og viktig kulturmiljø 4. Oppretthalde tilliten i samfunnet 5. Sikre mot økonomisk tap Plan for varsling og organisering Varsling Dersom det er fare for liv og helse skal naudetatar varslast direkte. Alle kommunalt tilsette skal varsle sin næraste leiar når ein opplever ei uønskt hending. Får ein ikkje kontakt med næraste leiar, skal rådmannen varslast. Unntaket gjeld for varsel som kjem inn til Tenestetorget frå eksterne. Då skal Tenestetorget varsle rådmannen direkte. Leiaren på eininga som er involvert i hendinga skal kontakte rådmannen. Rådmannen, eller assisterande rådmann, har ansvar for den vidare varslinga dersom det er behov. Dersom einingsleiar ikkje svarar, skal rådmann varslast direkte.

Page 6

NÅR EI BEREDSKAPSHENDING UTVIKLAR SEG 6 Dersom verken rådmannen HJELPEMIDDEL: eller assisterande rådmann er tilgjengeleg, skal varslinga gå til  Tiltakskort: Varsel frå einingane til neste person på lista nedanfor: rådmannen  Rådmann eller ass.  Tiltakskort: Mottak av beredskapsmelding rådmann  Tiltakskort: Rapportering og samarbeid med  Ordførar eller fylkesmannen varaordførar  Varslingsplan: Mest relevante statlege og  Teknisk sjef regionale kontaktar  Helse- og omsorgssjef  Organisasjonssjef  Plan- og eredskapsrådgjevar Varsel frå fylkesmannen om hendingar (eller potensiale for hendingar) kjem til e-postadressa beredskap@vinje.kommune.no. Tenestetorget skal stadfeste til Fylkesmannen at kommunen har motteke meldinga dersom fylkesmannen ber om det. Tenestetorget skal vidare sjå til at rådmannen også har motteke meldinga, og registrere saka som ei ny hending i CIM, uavhengig av faregrad. Etablering av beredskapsleiing Når rådmannen (eller den som er tilgjengeleg på lista ovanfor) blir varsla om ei beredskapshending skal det vurderast kva grep kommunen skal gjere. Det kan vere aktuelt å kontakte politiet eller andre relevante aktørar for å få status, avklare situasjonen og avklare ansvars- og oppgåvefordeling. Dersom situasjonen tilseier det skal beredskapsleiinga etablerast. Rådmannen eller ordføraren (ev. stadfortredarar) har myndigheit til å innkalle beredskapsleiinga. Beredskapsorganisasjonen I ein beredskapssituasjon skal organiseringa vera tilnærma så lik som normalsituasjonen. Figuren under viser korleis beredskapen blir organisert i 3 linjer. 1. linje (utøvande) er involvert i situasjonen og utfører aksjonar for å berge liv, helse og verdiar. 1. linje må varsle naudetatar ved behov, og rapporterer til sin leiar (2. linje)

Page 7

NÅR EI BEREDSKAPSHENDING UTVIKLAR SEG 7 2. linje (koordinerande) er normalt einingsleiarane til dei som er 1. linje, men det kan også vera andre som har ansvar i å støtte og koordinere 1. linje. 2. linje skal støtte mannskapa, sikre rullering av mannskap, og rapporterer til 3. linje. Oppgåvene til 1. linje og 2. linje er skildra i eininganes beredskapsplanar. 3. linje (strategisk) er beredskapsleiinga, som har overordna ansvar for beredskapen i kommunen. Oppgåvene til bereskapsleiinga er skildra i denne planen. Plan for beredskapsleiinga Stega i hendinga for beredskapsleiinga Figuren nedanfor viser stega i beredskapsleiingas handtering av ei beredskapshending. Beredskapsleiing og roller KALLE UT KRISELEIINGA VARSLINGSPLAN FOR BEREDSKAPSLEIING TILTAKSKORT: SENDE UT MELDINGAR/VARSEL I CIM TILTAKSKORT: FØRSTEMØTET OG STATUSMØTET Etablering av beredskapsleiinga Om det skjer ei uønskt hending som er så stor at ho ikkje kan handterast med kommunens vanlege organisering, skal ordførar og/eller rådmann sette beredskapsleiing. Beredskapsleiinga skal også etablerast dersom det er fare for at ei hending eskalerer.

Page 8

NÅR EI BEREDSKAPSHENDING UTVIKLAR SEG 8 Stabsfunksjonar og stadfortredarar skal kallast inn saman med beredskapsleiinga. Beredskapsleiinga kan reduserast dersom det opplagt ikkje er behov for enkelte funksjonar, eller ho kan forsterkast dersom det er behov for fleire funksjonar. Beredskapsleiingas oppgåver Beredskapsleiinga skal:  Ta avgjersler og gjera tiltak knytt til drift av dei kommunale tenestene  Samarbeide med andre etatar og aktørar for å sikre at innbyggjarar og besøkande i kommunen er trygge.  Sikre open og korrekt informasjon til ålmenta på ein måte som reduserer angst. Dette inneber:  Opprette kontakt med politiet  Ha oversikt over situasjonen og planlegge framover  Iverksette relevante støttefunksjonar (som psykososialt kriseteam, evakueringsmannskap, informasjonsteneste)  Samarbeide med andre aktørar som kraftleverandørar, fylkesmannen, helseføretak, sivilforsvar, frivillige organisasjonar  Gjera vedtak og iverksette tiltak for å redusere konsekvensane av hendinga.  Prioritere kommunens ressursar, både personell og økonomi  Ivareta dei tilsette  Sikre at beredskapsplanar blir tekne i bruk: o Beredskapsplanar på einingane o Plan for befolkningsvarsling o Evakueringsplan  Informere media  Vedta og gjennomføre eventuelt naudsynte rasjonerings- og reguleringstiltak  Rapportere til fylkesmannen  Vurdere når hendinga er handtert, slik at normal drift kan koma i gang att  Evaluere hendinga og korleis beredskapsleiinga handterte hendinga. Beredskapsleiingas roller Oppdatert: November 20 Funksjon Rolle (stadfortredar) Ordførar Representerer kommunestyret/politisk leiing (varaordførar)  Talsperson og skal gje innbyggjarar, presse, samarbeidspartar og eigne tilsette informasjon om kva kommunen gjer, vise empati.  Samarbeide med rådmann og informasjonsansvarleg Rådmann (ass. Øvste administrative og koordinerande ansvaret rådmann)  Kan omdisponere mannskap og midlar.  Skal ha oversikt over situasjonen og gjere langsiktige val.  Samarbeider med eksterne aktørar som politi, fylkesmann, NVE, kraftselskap m.m.

Page 9

NÅR EI BEREDSKAPSHENDING UTVIKLAR SEG 9  Sjå til at tilsette blir ivareteke Helse- og Kontaktledd mellom beredskapsleiinga og Helse- og omsorgssjef omsorgssektoren  Disponerer tilsette og tek avgjersler om lokalisering og handtering av brukarar/pasientar  Aktiverer og leiar heile eller delar av VHO si beredskapsgruppe  Held kontakt med kommuneoverlegen og sine avdelingsleiarar  Sikrar at særleg sårbare grupper blir ivareteke  Kan kalle ut psykososialt kriseteam  Ansvar for å bemanne EPS med helsefagleg kompetanse Kommuneoverlegen Gjer medisinske vurderingar og tiltak (smittevernlege)  Overordna ansvar for samfunnsmedisinske kompetanse, som miljøretta helsevern, smittevern og helsemessig beredskap  Kan iverksette strakstiltak dersom tidsfaktoren er kritisk og situasjonen kan true liv og helse.  Samarbeider tett med helse- og omsorgssjefen, legevakt og VHO si beredskapsgruppe Organisasjonssjef Informasjonssjef (Skulesjef Rauland  Utarbeider pressemeldingar i samarbeid med skule) ordførar/rådmann,  Utarbeider offisiell informasjon til tenestetorg og webpublisering.  Bindeledd mellom Tenestetorget og beredskapsleiinga.  Etablerer presse- og mediesenter ved behov Plan- og Evakueringsansvarleg Økonomisjef  Ha oversikt over behovet for evakuering og staus (Næringssjef)  Iverksette EPS i samarbeid med rådmann og politi  Innkalle og vera bindeledd med organiserte og sivile frivillige Teknisk sjef Kontaktledd mellom beredskapsleiinga og teknisk drift og (avd. ing. VA) vedlikehald  Disponerer og tek avgjersler som gjeld eigne tilsette og ressursar (både kommunalt og innleigde)  Tek avgjersler om tiltak for å unngå eller minimere skadeomfang på kommunens bygningar og infrastruktur Plan- og  Bistår rådmann med situasjonsoversikt beredskapsrådgjevar  Bistår informasjonsansvarleg  Koordinerer og overvåkar besluttingsprosessane  Rapportere til fylkesmannen i CIM.  Bistår med føring i CIM og ressursoversiktar

Page 10

NÅR EI BEREDSKAPSHENDING UTVIKLAR SEG 10 I tillegg kan andre aktørar bli kalla inn til beredskapsleiinga ved behov:  Interne: Brannsjef, skulesjefar, leiar for IKT  Eksterne: Politi, Sivilforsvaret, frivillig redningsteneste, Statens Vegvesen, Vest- Telemark kraftlag, Rauland kraftforsyningslag eller andre relevante aktørar. Beredskapsstab (sekretariat): Oppgåver og roller HJELPEMIDDEL: Beredskapsstab skal kallast inn saman med  Funksjonskort beredskapsstab beredskapsleiinga. Sjå varslingsplan.  Varslingsplan Beredskapsstaben støttar beredskapsleiinga, mellom anna med å:  Bidra med loggføring og informasjonsflyt  Halde oversikt over tilgjengelege ressursar  Bidra med verktøy og malar  Kopiere, innhente informasjon og vidareformidle informasjon på vegne av beredskapsleiinga.  Føre oppmøtelister  Bidra med rapportering Beredskapsstaben blir bemanna med minst to personar. Lokaliseringa kan anten vera saman med beredskapsleiinga eller i eit anna rom, etter kva som er føremålstenleg. HJELPEMIDDEL : Rapporteringsrutinar/logg Så snart ein har ei krise eller mistenker at ei hending  Tiltakskort: Registrere hending i kan vekse til ei beredskapshending, skal det opprettast CIM ei hending i CIM. Alle i beredskapsleiinga skal kunne  Tiltakskort: Loggføre i CIM bruke CIM og er ansvarleg for eigen loggføring. Lokale og utstyr Oppmøte for beredskapsleiinga er på Formannskapssalen i kommunehuset. Følgjande utstyr skal hentast: - Minst ein berbar PC - Beredskapskassa som står på rådmannens kontor På formannskapssalen er det tilgang til følgjande utstyr:  2 skjermar –ein som kan koplast på datamaskin og ein med fjernsyn  Whiteboard  Prosjektor  Nettverkstilkoplingar, både kabel og trådlaus  Straum

Page 11

NÅR EI BEREDSKAPSHENDING UTVIKLAR SEG 11 Satelittelefonane til kommunen har nr. 00 881 651 418 561 og 00 881 651 418 562. Satelittelefonane skal primært vera nyttast til kommunikasjon mellom beredskapsleiinga og liason/utsendingar. PLANAR OG HJELPEMIDDEL : Naudstraum er kopla til Tenestetorget. Det er opplegg for straumtilførsel av naudstraum til  Plan for beredskapskommunikasjon formannskapssalen, som ikkje er kopla til.  Tiltakskort krisekommunikasjon  Tiltakskort etablering av Beredskapsleiingas støttefunksjonar informasjons- og publikumsteneste  Tiltakskort etablering av presse- og Informasjonsteneste informasjonssenter Tenestetorget er førstelinjetenesta for innbyggjarar og andre som ringer eller møter opp på kommunehuset. Tenestetorget må koma med innspel på om det bør etablerast mediesenter, pårørandesenter eller pårørandetelefon dersom trykket på deira kapasitet blir for høgt. Rådmannen eller ordførar kan, i samråd med Organisasjonssjef, avgjere etablering av spesialfunksjonar. Tilsette på OAI, ØPU, kultur og næring er ekstra personellressursar dersom det er PLANAR OG HJELPEMIDDEL: behov for å auke kapasiteten på informasjon. I første rekke på sentralbordet.  Plan for evakuering og handtering av pårørande  Funksjonskort evakueringsansvarleg Evakueringsansvarleg Plan- og økonomisjef er ansvarleg for evakuering, men bør samarbeide med TDV (om tilgang til transport og lokale) og helse- og omsorgssjefen for å sikre at omsyn til helse er sikra i samband med evakueringa. Eit evakueringsmottak kan etablerast, og har som hovudoppgåve å registrere inn og ut evakuerte og ta vare på dei medan dei er på mottaket. Evakueringsansvarleg har då som oppgåve å sjå til at dette mottaket blir etablert med mannskap og utstyr. Evakueringsmottaket kan i enkelte situasjonar fungere som mottak av pårørande. Ved evakuering av kommunale institusjonar vil den vanlege bemanninga følgje. Ved behov for ufaglært ekstrabemanning kan mottaket bli bemanna av tilsette på ØPU, kultur og næringskontoret. Sanitetsforeningar kan også tilkallast. Psykososialt kriseteam bør vera til stades på evakueringsmottaket. Liason – kommunens utsending på staden Ein liason er kommunens utsending, som kan vera til stades i hendinga og/eller ha kontakt med samarbeidsinstansar utanfor kommunehuset. I hovudsak skal liason bidra til å betre kommunikasjonen og forståinga av situasjonen for beredskapsleiinga. Det er også aktuelt at samarbeidsinstansar eller hendingseigar har liason til stades i kommunens beredskapsleiing. Avløysing Plan for avløysing bør avklarast relativt raskt, både for beredskapsleiinga og andre involverte i 1. og 2. linje. Dei som er involvert må få kvile, og dei som skal avløyse må vite når og kvar dei skal møte opp. Eit skift bør ikkje vare lenger enn 8 timar.

Page 12

NÅR EI BEREDSKAPSHENDING UTVIKLAR SEG 12 Einingsleiarane har ansvar for å sikre at avløysing skjer i einingane. Det gjeld både for eige mannskap og dei mannskapa som eventuelt er «lånt» frå andre einingar. Ved avløysing er det viktig at informasjon eller oppfatning av situasjonen blir vidareført til den som tek over. Følgjande punkt bør overførast ved avløysing:  Kva er situasjonen  Kva tiltak er iverksett  Kva er hovudoppgåva til den som tek over  Kven har kva roller, både internt og ev. samarbeidsaktørar  Kva er forventa at skjer framover  Eventuelt annan viktig informasjon Tilsette på einingane kultur, næring, OAI og ØPU kan nyttast som ekstra ressursar for evakueringssenter, informasjonsarbeid eller krisestab. Dette skal avklarast med einingsleiar. Einingsleiarane som får disponert mannskap frå andre einingar får ansvar for omsynet på lik line med eigne tilsette. Dette gjeld t.d. opplæring, avløysingsplan, informasjon og eventuell forpleiing. Økonomiske fullmakter I beredskapssituasjonar har rådmannen i samråd HJELPEMIDDEL: med ordføraren fullmakt til å gjera naudsynte  Skjema: Rekvisisjon disposisjonar. Dermed kan beredskapsleiinga gjere hastevedtak utan å måtte gå gjennom kommunestyret eller formannskapet. Fullmaktene kan delegerast vidare til varaordførar og assisterande rådmann. Dette gjeld:  Disponere økonomiske midlar på opptil 750 000 kroner til forpleiing, skadeavgrensing og naudsynte sikringstiltak for å verne om liv, verdiar og miljø. Det kan også vere akutt behov for opprydding og utbetring av materielle skadar og sikring av viktige funksjonar.  Omdisponere kommunalt personell og maskiner/reiskapar til hjelpetiltak og for å utføre tiltak som situasjonen krev.  Midlertidig stanse kommunale verksemder der det er naudsynt for å dirigere ressursar til redningsarbeidet.  Pålegge overtid- og ekstraarbeid  Utøve den kommunale myndigheit som situasjonen krev. Dersom situasjonen krev fleire midlar enn 750 000 kroner kan formannskapet vedta dette, så sant det ikkje er tid til å innkalle kommunestyret. Dette er i samsvar med kommunelova § 13 om utvida myndigheit i hastesaker. Så sant det ikkje er praktisk vanskeleg skal utgifter som er knytt til beredskapsfullmakta tingast med bestillarnummer eller rekvisisjon. Bestillarnummeret til den som har fullmakta (ordførar/rådmann) skal nyttast og dette nummeret skal også stå på rekvisisjonen. Rekvisisjonen skal sendast til kommunen saman med rekninga. Dersom andre

Page 13

NÅR EI BEREDSKAPSHENDING UTVIKLAR SEG 13 bestillarnummer skal nyttast så må det avklarast med rådmann eller ordførar før innkjøpet blir gjort. Kommunen vil normalt vere økonomisk ansvarleg for eigne utgifter i ei beredskapshending. Dersom utgiftene er svært store kan ein i ettertid søke staten om støtte til å dekke delar av beløpet. Kommunen er pliktig til å stille ressursar til disposisjon for den offentlege redningstenesta dersom politiet ber om dette. Politiet og sivilforsvaret er sjølve ansvarlege for sine bestillingar og rekvisisjonar. Det kan vera fornuftig å vurdere om ansvaret for oppgåvene som skal løysast ligg hos politiet, og avklare det økonomiske med desse før aksjonane startar.

Page 14

PLAN FOR BEREDSKAPSKOMMUNIKASJON 14 Plan for beredskapskommunikasjon Målsetting og prinsipp Kommunen skal vera raskt ute med relevant informasjon, og informasjonen skal vera tilgjengeleg for publikum og media i fleire kanalar, for å:  Skape tryggleik og sikkerheit, og redusere unødig frykt/angst  Sikre at innbyggjarar, publikum og tilsette får naudsynt informasjon om korleis dei skal opptre.  Sikre mest mogleg arbeidsro for kommunens beredskapsleiing og anna involvert personell.  Styrke tilliten til kommunen  Sikre at det ikkje blir eit nyheitsvakuum  Hindre spekulasjonar, rykte og feilinformasjon. Hovudprinsippa for informasjonshandteringa ved beredskapshendingar er:  Proaktiv  Mest mogleg open  Korrekt og heilskapleg  Gjeldande for alle som er i kommunen Bodskapen i informasjonen skal i prioritert rekkefølgje dreie seg om:  Menneske  Miljø/omgjevnader  Materielle verdiar  Marknad/økonomi Ansvarsforhold Ordførar eller varaordførar er kommunens talsperson i media ved større hendingar og kriser. Ordføraren skal ikkje uttale seg om operative forhold utan at det er avklart med dei som har det operative ansvaret (politiet). Rådmannen er ansvarleg for kommunens informasjonsteneste, og kan avgjera om det skal settast inn ekstra ressursar. Informasjonsansvarleg (Organisasjonssjef) styrer hovudinformasjonsflyten internt og eksternt og er bindeleddet mellom Tenestetorget og beredskapsleiinga. Tenestetorget er staben til informasjonsansvarlege, og er førstelinetenesta for innbyggjarar, presse og andre som ønskjer kontakt med kommunen. Einingsleiarar har ansvar for å informere sine tilsette. Rådmannen, informasjonsansvarlege og ordførar må samarbeide tett.

Page 15

PLAN FOR BEREDSKAPSKOMMUNIKASJON 15 Oversikt over informasjonsflyten. Ordførar, rådmann og informasjonsansvarleg – eventuelt også liason må samarbeide for å sikre at rett informasjon kjem til rette mottakarar til rett tid. Informasjonsoppgåver Informasjonsarbeidet vil mellom anna dreie seg om: Kommunikasjonsanalyse  Vurdere situasjonen (omfanget av hendinga/krisa) opp mot informasjonsbehovet  Avklare eigarskapet til hendinga/krisa – kven er ansvarleg myndigheit  Avklare kven som uttalar seg om kva i kommunen  Utarbeide og ajourføre kommunikasjonskart (oversikt over aktørar og målgrupper)  Føre oversikt over kva som skal vera offentleg, kva som skal vera unnateke offentlegheit og kva som er intern informasjon  Identifisere og analysere ulike målgrupper og informasjonsbehovet deira. Er det behov for spesielle tiltak (t.d. framandspråkleg informasjon)?  Utarbeide bakgrunnsmateriale, kart, multimediamateriale til internt og eksternt bruk  Lage media- og publikumssvar som kan brukast av andre som t.d. tenestetorg og 1.linjepersonell. Koordinering og samarbeid  Støtte administrativ og politisk leiing slik at dei forstår informasjonssirkelen (kva kan offentleggjerast, og kva er ikkje offentleg informasjon) og situasjonen i media  Avklare kva ulike myndigheiter skal uttale seg om

Page 16

PLAN FOR BEREDSKAPSKOMMUNIKASJON 16  Sjå til at politikarar i formannskap og kommunestyret blir orientert.  Koordinere intern informasjon i samarbeid med einingsleiarane. Det gjeld særleg o Kva informasjon skal ut til skulane/barnehagane o Kva informasjon skal ut til helse- og omsorgsinstitusjonane o Kva informasjon skal ut til tilsette i heile organisasjonen, inkludert verneombod og tillitsvalde  Samarbeid med psykososialt kriseteam om kva informasjon som kan ut til råka personar og familiar Publisering av informasjon  Formidle og publisere kriseinformasjon frå leiinga og eksterne aktørar til media og publikum  Sjå til at kommunens nettsider så tidleg som råd formidlar oppdatert status og kontaktinformasjon  Vera til stades og overvake sosiale media, i hovudsak facebook/twitter  Bidra i vurderinga om behov for befolkingsvarsling  Vurdere om det er aktuelt å lage ei side med «vanlege spørsmål og svar» Overvake media, sosiale media og internett  Iverksette medieovervaking og automatiske søketenester på relevante emneord ved å bruke Google Alert og twilert.com.  Etablere mediearkiv  Halde mediekontakt i CIM  Etablere rutinar for å sikre at informasjon som er fanga opp kjem fram til beredskapsleiinga. Mediastøtte  Førebu pressemeldingar og pressekonferansar  Vurdere om det skal etablerast eit mediesenter  Servere media aktuelt bakgrunnsmateriale, td. kart, bilete, video Publikumskontakt  Bemanne sentralbordet med tilstrekkeleg kapasitet  Vurdere behov for eigne kontaktpunkt for enkelte grupper (t.d. pårørande, media, råka...) Informasjonskanalar Kanal Kommentar Målgruppe Tenestetorget Skal alltid vera bemanna ved større kriser og Ålmenta (telefon) hendingar der det er auka informasjonsbehov. 35062300 Tenestetorget er kopla til naudstraumsaggregatet Postmottak (e-post) Arkivverdige utgåande e-postar frå personlege e- Ålmenta postmottak@vinje.k postadresse om beredskapshendinga skal alltid ha ommune.no kopi til postmottak@vinje.kommune.no. Telefaks Telefaksen er på OAI. Samarbeids- 35062301 partar

Page 17

PLAN FOR BEREDSKAPSKOMMUNIKASJON 17 Telefon til Beredskapsleiinga skal berre kontaktast direkte av Beredskaps- beredskapsleiinga samarbeidspartar som politi, sivilforsvar m.m. leiing Samarbeids- partar Pressemelding Få ut informasjon til eit samla pressekorps. Presse Pressemelding bør nyttast så tidleg som råd. Ålmenta Pressekonferanse Når det er behov for å møte pressa. Konferansen Presse skal vera utanfor beredskapsleiingsromet, t.d. i Ålmenta biblioteket i Åmot. Kommunens Heimesida kan leggjast til rette med ei ytre Presse heimeside informasjonsside om beredskapshendinga. Her Ålmenta www.vinje.kommu skal offentleg, stadfesta informasjon publiserast ne.no fortløpande. Kommunens Linke nyheitar frå heimesida. Gje respons på Presse facebook- og kommentar. Ålmenta twitterside Befolknings- Kommunen abonnerer på ei teneste som kan varsle Innbyggjarar varsling innbyggjarane på SMS og/eller talemelding og e- www.Varsling24.no post. Dette kan gjerast via kart, gateadresser eller adresselister. Nødnett Kommunikasjon mellom beredskapsaktørar. Beredskaps- Kommuneoverlegen, alle fastlegar, legevakt, aktørar ambulanse, politi og brann har tilgang til nødnett. Kommunens beredskapsleiing kan etterkvart òg få tilgang til nødnetterminalar. Satelittelefon Ved bortfall av e-kommunikasjon. Rådmann har to Innbyggjarar 00 881 651 418 561 satelittelefonar. Den eine skal vera lokalisert i Intern 00 881 651 418 562 beredskapsleiinga, den andre nyttast av liason på kontakt eventuelt skadestad. Næring har ein satellitt- telefon. Satelittelefonar kan nyttast for å opprette kontakt med andre delar av kommunen eller andre etatar/einingar. Sjå liste Plakatoppslag Kan nyttast på lokale samlingspunkt, Innbyggjarar oppslagstavler m.m., og er særleg relevant dersom annan informasjon ikkje er tilgjengeleg. Informasjonspunkt Dersom telefon/datanettet fell bort kan det Innbyggjarar etablerast informasjonspunkt rundt i kommunen der folk kan møte opp. Dør-til-dør Varsling kan ved særleg behov bli gjort ved å gå frå Innbyggjarar dør til dør. Det må etablerast gode rutinar for å loggføre kva hus og eigedomar som har blitt besøkt. Trykt informasjon kan også fordelast i postkasser og på dørmatter, og huset kan merkast fysisk.

Page 18

PLAN FOR BEREDSKAPSKOMMUNIKASJON 18 Presse og mediesenter Dersom hendinga er omfattande, kan det vera HJELPEMIDDEL: aktuelt å etablere eit presse- og mediesenter. Dette skal helst bli gjort på biblioteket i Åmot.  Tiltakskort: Etablering av presse- og informasjonssenter Presse- og mediesenteret bør i andre tilfelle leggast til ein stad med god nettilgang med trålaust internett, tilgang til straum, telefon og telefaks. I tillegg kan det med fordel vera mogleg å servere mat, kaffi og vatn. Pressekonferanse Dersom hendinga er omfattande med eit venta trykk frå media, kan det vera aktuelt å halde pressekonferanse. Biblioteket i Åmot (presse- og mediesenteret) er aktuell stad for pressekonferanse. Pressekonferansen skal som hovudregel leiast av ordførar/varaordførar eller rådmannen. Informasjonssjef eller andre tilsette bør vera med og ta regien under konferansen. HJELPEMIDDEL:  Tiltakskort: Etablering av presse- og informasjonssenter  Tiltakskort: Etablering av informasjon- og publikumsteneste  Tiltakskort: Krisekommunikasjon  Funksjonskort: Ordførar  Funksjonskort: Informasjonsansvarleg  Skjema: Bodskapsplattform  Mal for første beredskapsmelding  Mal for pressemelding

Page 19

PLAN FOR EVAKUERING OG HANDTERING AV PÅRØRANDE 19 Plan for evakuering og handtering av pårørande Evakuering blir vedteke av politiet. Kommunen kan bli bedt om å bistå i ein evakueringssituasjon. Kommunen kan også vurdere, i samråd med politiet, om det er behov for evakuering frå eigne institusjonar. Oppgåver ved evakuering Følgjande oppgåver må bli gjort ved ei evakuering. Oppgåvefordelinga må avklarast mellom kommunen, politiet og eventuelt andre frivillige organisasjonar.  Skaffe oversikt over evakueringsområde (kor store område skal evakuerast)  Informere innbyggjarar/personar og pårørande i evakueringsområdet  Evakuering av personar frå kommunen sine institusjonar, bygg og bufellesskap må skje i tråd med aktuell eining sine lokale planar for evakuering.  Skaffe transportmiddel og organisere sjølve evakueringa  Syte for forsvarleg og sikker transport av grupper som har behov for medisinsk oppfølging og bistand  Registrere aktuelle evakueringsstader og samleplassar (sjå liste)  Opprette kommunikasjon mellom ansvarleg for EPS og VHO si beredskapsgruppe (Vinje helse og omsorg)  Registrere med namn dei som blir evakuert, og kvar dei blir evakuert til (fornamn, etternamn, mobilnummer, pårørande, løpenummer, andre merknader) HJELPEMIDDEL:  Syte for at skadde personar og personar med psykiske problem kjem  Varslingsplan: Eksterne ressursar til behandling  Varslingsplan: Evakueringsstader  Syte for forpleiing og klede ved behov  Einingsvise planar ved evakuering  Skaffe mannskapsressursar, både  Einingsvise varslingslister kommunalt tilsette og frivillige, og syte for koordinering av oppgåver og personell på evakueringsstad  Etablere vakthald ved det evakuerte området Evakueringsvarsling Dersom politiet ber om bistand frå kommunen om befolkningsvarsling, skal denne førespurnaden helst koma skriftleg. Dersom det ikkje er mogleg, skal kommunen skriftleg stadfeste til politiet at kommunen vil bidra med innbyggjarvarsling som avtalt. Dersom det blir sett i gong folkevarsling må det skje på ein strukturert og planlagt måte:  Informasjon i dei fleste kanalar (sjå plan for krisekommunikasjon)  Helse- og omsorgssjef og kommuneoverlege må bli involvert for å skaffe oversikt over brukarar med særskilte behov.  Det skal utarbeidast detaljerte oversikter og sjekklister som sikrar oversikt over at alle husstandane i det aktuelle området. Evakueringsstader Sjå varslingsplan: Evakueringsstader.

Page 20

PLAN FOR EVAKUERING OG HANDTERING AV PÅRØRANDE 20 Transportressursar Sjå varslingsplan: Eksterne ressursar. Evakuering- og pårørandesenter (EPS) EPS er ein stad politiet og kommunen kan ta i mot, registrere og følje opp, i hovudsak fysisk uskadde, evakuerte frå ein skadestad. Her kan ein eventuelt koma saman att med pårørande. Pårørande som ikkje får kontakt med sine eigne, t.d. grunna skade eller dødsfall knytt til beredskapshendinga, skal kunne få naudsynt krisehjelp ved EPS. HJELPEMIDDEL: Avhengig av omfanget og behovet kan  Tiltakskort: Bruk av eksterne evakueringssenteret og pårørandesenteret ressursar og frivillige samlokaliserast eller etablerast kvar for seg.  Varslingsplan: Personell til Evakuering- og pårørandesentera bør i alle evakueringssenter høve liggje i nærleiken av kvarandre, men  Funksjonskort: bør i enkelte tilfelle ha ulik inngang. Evakueringsansvarleg  Mal: Instruks til eksterne mannskap Etablering av EPS (frivillige/innleigde) Følgjande vurderingar må bli gjort i samband med vedtak om etablering av EPS:  Kvar skal mottaket etablerast?  Når skal EPS opprettast, og når skal senteret vera operativt?  Kva ressursar må vera på plass før det er operativt? Når det er avgjort å etablere EPS, må desse varslast:  Kommunens kriseleiar (rådmann, ordførar eller evakueringsansvarleg)  VHO si beredskapsgruppe v/Helse og omsorgssjefen  Psykososialt kriseteam  Staden der EPS skal etablerast  Andre organisasjonar som kan bidra ved EPS Denne informasjonen må formidlast ved varslinga:  Kvar skal EPS opprettast  Når skal EPS vera i operativ drift  Når er det venta at dei første evakuerte og pårørande kjem  Kor mange evakuerte og pårørande er det venta  Kva ressursbehov kan ein forvente å få  Dersom det er mogleg å vurdere: Kor lenge er det venta at drifta av EPS skal vare. Ansvar Rådmann i samråd med evakueringsansvarleg, har ansvar for at det blir gjennomført evakuering i samarbeid med politiet.  Gjere vurderingar av varsling, evakuering og etablering  Avklare ressursbruk med politiet  Informere leiar EPS og eventuelt innkalle andre ressursar

Page 21

PLAN FOR EVAKUERING OG HANDTERING AV PÅRØRANDE 21  Avklare etablering av EPS med eigar/drivar av staden  Sikre informasjonsflyten mellom EPS og beredskapsleiinga  Sjå til at oppgåvene til EPS blir gjennomført  Kontakte frivillige organisasjonar for bistand knytt til EPS. Helse- og omsorgssjef, i samarbeid med beredskapsgruppa for VHO og psykososialt kriseteam, har ansvar for kommunens helse- og omsorgsverksemd på EPS.  Sikre at tilstrekkeleg personell med medisinsk og psykologisk kompetanse er til stades.  Innkalling av kommunens psykososiale kriseteam Leiar for EPS (evakueringsansvarleg) har ansvar for å samarbeide med politiet og avklare fordelinga av følgjande oppgåver:  Mottak, registrering og oversikt over dei evakuerte og pårørande  Vurdering av behov for psykososial støtte og omsorg  Sikre informasjonsflyt – (oppover i linjene, internt i EPS-organisasjonen, til dei pårørande og evakuerte, til media)  Organisere ein fornuftig struktur på EPS  Skaffe mat, og eventuelt andre klede eller artiklar som trengs for å få dagleglivet  Ha dialog med evakueringsansvarleg i beredskapsleiinga om behov for ressursar.  Rapportering og dokumentasjon (rapportering, ta vare på lister, skjema m.m., dokumentere gjennomføringa, refusjonar m.m.) Oppgåvene kan gjennomførast av kommunalt tilsette, tilsette på evakueringsstaden eller mannskap frå frivillige organisasjonar. Funksjonar og bemanning på EPS Fleire funksjonar kan eller bør bemannast av politiet. Det må avklarast mellom kommunens evakueringsansvarlege, leiar for EPS og politiet korleis funksjonane skal bemannast. Oppgåve Bemanning Merknader Evakueringsansvarleg: Ha Avklar med politiet. Bør ha rekvisisjonsmyndigheit. oversikt, utføre og delegere 1 person oppgåver som nemnt ovanfor. Få evakuerte/pårørande til Avklar med politiet. Presse skal visast til rett stad: Rettleie evakuerte og Vakter utanfor pressesenter, politi eller styre dei til registrering. Sjå til senteret ordførar at uvedkommande ikkje kjem 1-2 personar inn. Innregistrering: Rigge til og Lett tilgjengeleg ved Minstekrav til registreringa: iverksette registrering med pc inngang/utgang. Namn, mobilnummer, og/eller skjema. Informere om 1-4 personar. Avklar pårørande, løpenummer, kva som skjer vidare og lose til med politiet oppfølging. rett rom. Utregistrering: Rigge til og Lett tilgjengeleg ved Det skal registrerast kva som iverksette utregistrering. Kan inngang/utgang. skjer vidare med vedkommande 1-2 personar «henta av pårørande», «reiser til

Page 22

PLAN FOR EVAKUERING OG HANDTERING AV PÅRØRANDE 22 slå i hop med innregistrering Avklar med politiet ...» «sendt til legevakt». Bruk dersom det er få evakuerte gjerne same system som innregistrering. Syte for medisinsk Avklar med Nytte ressursoversikt og lokale behandling av personar som beredskapsgruppa for planar for evakuering har behov for medisinsk VHO. Personell frå bistand helse- og omsorgssektoren Ivareta evakuerte/pårørande Primært psykososialt Gje status fortløpande til som har behov for bistand og kriseteam, ev. med evakueringsleiinga. Vurdere omsorg knytt til hendingar hjelp frå anna behov for fleire ressursar tidleg. som dei har vore utsette for, og medisinsk Orientere innregistrering bemanne pårørandetelefon personell. dersom det er skjedd registreringsfeil. Tilrettelegge lokale og 2-3 personar. Kan Evakueringsleiinga bør ha ressursar: Rigge til lokale, sjå vera frivillige tilgang til eit eige rom med til at det er triveleg og reint. pc/internett. Klarlegge behov for ressursar utanfrå, som mat, helsehjelp, anna utstyr Ordensvakt inne: Sjå til at det Avklar med politiet. Må halde kontakt med inn- og er orden og ro inne. Sjå til at 1-4 personar utregistrering, slik at pårørande personane er der dei skal vera. og evakuerte blir plassert rett. Informasjon og Avklar med politiet. Gje fortløpande informasjon. kommunikasjon mellom 1-2 personar Vurder å etablere evakuerte og pårørande, informasjonstavler/ kontakt med kriseleiing, og informasjonspunkt informasjon til dei som har ei rolle på EPS Loggføring av alle formell 1-2 personar. Kan Loggføring skal helst skje i CIM. kommunikasjon og avgjersler vera evakuerings- Behov for PC med nett-tilgang (ikkje registreringane, men ansvarleg eller andre andre ting som skjer på som kjenner CIM. mottaket) Evakuerings- og pårørandesenteret bør ideelt sett organiserast slik at evakuerte kan ta seg inn til pårørandesenteret, utan at pårørande har tilgang til evakueringssenteret. Enkelte evakuerte og pårørande kan ha behov for ekstra skjerming og oppfølging, og det bør leggjast til rette for dette. Spørsmålet om samlokalisering og funksjonar må vurderast opp mot kva behov dei pårørande eller dei råka har. Desse ressursane kan nyttast:  Psykososialt kriseteam skal alltid kallast ut til EPS

Page 23

PLAN FOR EVAKUERING OG HANDTERING AV PÅRØRANDE 23  Kommunalt tilsette som ikkje er involvert i beredskapsarbeidet på anna vis (til dømes OAI, kultur, ØPU, næring, helse og omsorg) kan tilkallast som ekstramannskap. Må avklarast med rådmann og einingsleiar.  Sivilforsvaret  Sanitetsforeiningar  Berørte kan også vera ein ressurs, og etter tilhøva bidra med t.d. inn- og utregistrering, matlaging, aktivisering av barn, køordning m.m. Leiar for EPS kallar ut ekstraressursar etter innspel/dialog med politiet. Fasilitetane på eit EPS bør vera: Bruksområde Storleik/kapasitet Utstyr 1 til 2 Mottak av Kapasitet for mottak av ca Registreringsbord (gjerne evakuerte/pårørande 1-2 personar samstundes skranke), straumuttak for PC Samlingsrom for Ca. 20 – 50 personar Stolar, bord, IKT-utstyr, gjenforening, informasjon, informasjonstavle. Moglegheit forpleiing for forpleiing 1-2 Samtalerom for lukka 4-6 personar Stolar, bord, sitteplassar kriseteamarbeid Fleire kvilerom for For mindre grupper 2-6 Sittemøblar, bord, belysning evakuerte/pårørande der personar (kan også nyttast (eventuelt seng m. pledd, pute dei kan trekke seg tilbake til samtalerom) m.m.) Rom for leiinga av EPS Møterom for 6-10 personar Internett, pc, gjerne prosjektor og tv Toalett, og gjerne dusj Papir, såpe, handtørking Kjøken for å lage eller gjere Stort nok til å kunne Naudsynt kjøkenutstyr klar mat for alle involverte forpleie 20-50 personar Parkeringsplassar Informasjon Det må leggjast til rette for god informasjonsflyt, og informasjonsbehovet er ulikt. I hovudsak er det fire hovudbehov for informasjon:  Oppover i linjene, dvs. til kommunens beredskapsleiing og politiets stab HJELPEMIDDEL: (tovegsinformasjon)  Tiltakskort: Loggføre i CIM  Informasjon internt i EPS- organisasjonen (tovegsinformasjon)  Informasjon til dei pårørande og dei evakuerte  Informasjon til media Informasjon og informasjonshandtering må loggførast, helst i CIM. Informasjon til pårørande og evakuerte må vera korrekt, tydeleg, informativ og presentabel. Det er uheldig om pårørande og evakuerte får informasjon først frå media. Det er derfor viktig at den informasjonen som blir frigitt til EPS kjem så tidleg som råd, og samstundes er rett.

Page 24

PLAN FOR EVAKUERING OG HANDTERING AV PÅRØRANDE 24 Informasjonen frå politiet og kommunen kan med fordel samordnast. Politiet har ansvar for informasjon av sensitiv og gradert karakter. Det betyr m.a. personopplysningar, status på dei råka og annan informasjon som ikkje skal vera offentleg tilgjengeleg, men som er viktig at kjem fram til dei det gjeld. Kommunen har ansvar for å informere innanfor sine ansvarsområde og gjennomføring av oppgåvene. Aktuelle informasjonsmåtar til pårørande og evakuerte kan vera:  Informasjonsmøte – felles eller i grupper  Tavler med oppslag og lister (t.d. namn)  Monitorar som formidlar nyheiter  Oppslag om aktuelle nye møte  Skilt for å vise veg til stader/rom der ein kan hente informasjon Informasjon til media skal gå gjennom kommunens beredskapsleiing eller politiet, og desse må godkjenne eventuell informasjon frå EPS. Økonomiske forhold  Kommunen og politiet må i forkant avklare kven som rekvirerer og dekker kva kostnader.  Kommunen skal dekke dei kostnadene som kommunen rekvirerer. Det kan til dømes vera bruk av lokale, utstyr, materiell, bevertning og overnatting. Bruk rekvisisjonsskjemaet  Kommunane, naudetatane og andre offentlege organisasjonar dekker kostnadene for sine eigne ressursar. Andre private aktørar og frivillige organisasjonar får dekt kostnadene sine av kommunen.  Dersom ein organisasjon sjølv gjer ei rekvirering, utan å ha avklart dette med kommunen, kan ikkje organisasjonen vente å få desse utgiftene dekt av kommunen.  Rekvisisjonsnummer skal alltid følgje ei bestilling. Direkte utlegg må ein unngå, men dersom det ikkje er mogleg må den gyldig kvitteringa sendast til kommunen saman med refusjonssaka. Nedtrapping og avvikling av EPS Senteret blir avvikla etter ordre frå politiets stab når alle evakuerte og pårørande er tilstrekkeleg tekne vare på og hand om. Nedtrapping og avvikling inneber:  Gradvis reduksjon i bemanning og nedrigging av utstyr, tilpassa reduserte behov  Formell avslutning av drifta  Organisere og gjennomføre ein eller fleire avlastningssamtaler med personellet som har vore involvert.  Gjennomføre ei enkel evaluering i form av formidling og deling av umiddelbare tankar og reaksjonar knytt til gjennomføringa (defuse)

Page 25

PLAN FOR EVAKUERING OG HANDTERING AV PÅRØRANDE 25 Omsut for råka og pårørande: Psykososialt kriseteam Psykososialt kriseteam skal yte tilfredstillande psykososial omsorg og støtte til enkeltpersonar, familie og lokalsamfunn som har vore utsette for krise, ulykke eller katastrofe i kommunen. Dei kan også gje støtte til innbyggjarar i Vinje som har vore utsett for tilsvarande hendingar utanfor kommunegrensene. I ein beredskapssituasjon vil det psykososiale kriseteamet vil vera ein ressurs og kan bli rekvirert av lege/legevakt, politi eller beredskapsleiinga (v. helse- og omsorgssjefen). Kriseteamet er 1.linjeteneste og rykker ut i fleire ulike situasjonar, utan at det utløyser nokon vidare beredskapsmobilisering frå kommunen. Varslingslister, utkalling, organisering og andre prosedyrar er skildra i dokumentet Retningsliner for psykososialt kriseteam.

Page 26

DEL 2 ADMINISTRATIV DEL 26 DEL 2, ADMINISTRATIV: DET LANGSIKTIGE BEREDSKAPSARBEIDET I VINJE Beredskapssituasjonen i Vinje Vinje kommunes overordna risiko- og sårbarheitsanalyse viser at Følgjande hendingar vil truleg få størst konsekvens for folks evne til å dekke grunnleggjande behov og føre til ustabilitet i dagliglivet: - Bortfall av e-kommunikasjon - Bortfall av energiforsyning Dei hendingane som mest truleg vil føre til risiko for menneskeliv er: - Pandemi - Brann i køyretøy i tunnel - Pågåande livstruande vald ROS-analysen har avdekt at ei atomulykke vil få store konsekvensar for både menneskeliv, uro i dagleglivet og tilgang til grunnleggjande behov, men det er lite sannsynleg at ei atomulykke vil råke kommunen. Kommuneplanens samfunnsdel Kommuneplanens samfunnsdel (vedteke i februar 2017) seier at I 2035 skal det systematiske arbeidet med samfunnssikkerheit og beredskap sikre trygge lokalsamfunn. For beredskapsorganiseringa betyr det at:  Beredskapsplanar på alle nivå er godt kjende, og me har systematisk fokus på roller, ansvar og øvingar.  Kommunen har oversikt over og reduserer risiko og sårbarheit gjennom oppdaterte risiko- og sårbarheitsanalyser (ROS)  Me har gode rutinar for samarbeid med private og offentlege beredskapsaktørar Prinsipp i beredskapsarbeidet Ansvarsprinsippet: Den organisasjonen som har det daglege ansvaret for eit område, har ansvaret for beredskapsførebuing og utøvande tenester ved kriser og katastrofar. Likskapsprinsippet: Organisasjonen under ei krise skal vera mest mogleg lik den daglege organisasjonen. Nærleiksprinsippet: Ei krise skal handterast på lågast mogleg nivå i organisasjonen. Samvirkeprinsippet: Myndigheiten har ansvar for å sikre eit best mogleg samvirke med andre aktørar i arbeidet med førebygging, beredskap og krisehandtering.

Page 27

DEL 2 ADMINISTRATIV DEL 27 Organisering og samarbeid Ordføraren er den øvste ansvarlege for beredskapen i kommunen Formannskapet er utvalet som har delegert spørsmål direkte knytt til beredskapsarbeid. Beredskapsarbeid er likevel relevant for andre utval, mellom anna tryggleik i arealplanar (plan- og miljøutvalet) og bemanning av helse- og omsorg, førebyggande tiltak, barn og unges representant (oppvekst- og velferdsutvalet). Leiargruppa skal vera kjent med beredskapsplanen, rutinar ved hendingar og beredskapsplanar på eigne einingar. Leiargruppa er rådmannens drøftingsorgan for spørsmål knytt til beredskap. Beredskapsleiinga er operativt leia av rådmannen, og blir samla dersom det skjer ei hending som ikkje kan handterast i den daglege organisasjonen. Plan- og beredskapsrådgjevar koordinerer beredskapsarbeidet, mellom anna ved å utarbeide og revidere planar, verktøy og retningsliner. Plan- og beredskapsrådgjevaren skal også forankre planverket og rutinane i leiargruppa og vera kontaktperson for eksterne beredskapsaktørar. Beredskapsrådet er kommunens samarbeidsråd med eksterne beredskapsaktørar. Ordførar leier beredskapsrådet, og rådet skal ha møte to gonger i året. Beredskapsrådet skal ta opp drøfte spørsmål knytt til beredskap, slik at samarbeidet er betre forankra i ei beredskapshending. LINK TIL OVERSIKT OVER BEREDSKAPSRÅDET. Beredskapsrådets mandat er:  Klargjera ansvars- og rolledeling i beredskapsarbeidet  Vera eit organ for tverrfagleg utveksling av informasjon om beredskapsmessige forhold, og sjå på korleis tverrektorielt samarbeid, samordning og samvirke kan organiserast og gjennomførast  Samordning av analyser, beredskapsplanverk og tiltak  Vera eit rådgjevande organ i beredskapsspørsmål til beslutningstakarar på kommunal nivå  Ta initiativ til samarbeidsavtaler der det er naturleg Eininganes beredskapsorganisering og planverk Einingane har ansvar for å etablere, dokumentere, organisere og vedlikehalde ein tilfredstillande beredskap innanfor sine ansvarsområde. Einingsleiarane avgjer korleis dei vil organisere beredskapen i si eining, og dette skal skildrast i einingas beredskapsplan. Beredskapsplanen skal som eit minimum innehalde ei skildring av korleis eininga er organisert, varslingsplan, ressursoversikt og plan for øvingar. Ein kopi av einingas til ei kvar tid oppdaterte beredskapsplan skal vera arkivert i papirformat på Tenestetorget.

Page 28

DEL 2 ADMINISTRATIV DEL 28 Dersom det er behov kan eininga ha fleire temaspesifikke beredskapsplanar som skildrar varsling, mobilisering, funksjonar, tiltakskort og ressursar/hjelpemiddel. Opplæring, øvingar og testar Kompetanse og opplæring Individnivå:  Alle medlemmar i beredskapsleiinga, krisestab og informasjon skal ha opplæring i bruk av CIM og Varsling24  Informasjonsmedarbeidarar skal ha opplæring i krisekommunikasjon  Alle tilsette i kommunen skal kjenne til varslingsrutinar, eigne beredskapsplanar og har forståing for si eiga rolle Gruppenivå:  Beredskapsleiing og stab skal øve minst ein gong i året for å vera samkøyrde  Alle øvingar skal evaluerast, og beredskapsplanane skal endrast dersom det blir avdekt behov for det Organisasjonsnivå:  Alle beredskapsplanar, rutinar og ROS-analysar skal vera kjent for einingsleiarar  Beredskapsrådet blir aktivt nytta til å diskutere beredskapsspørsmål Øvingar og testar Øvingar i regi av Plan- og beredskapsrådgjevar Plan- og beredskapsrådgjevar skal sjå til at følgjande øvingar og testar blir gjennomført:  Ein gong i året skal beredskapsleiinga ha ei øving, jf. årshjulet. Øvinga kan vera alle typar øvingar etter behov, til dømes skrivebordsøvingar eller stillstabsøvingar (praktisk handtering av ulike scenario).  CIM skal øvast på 3-4 gonger i året av beredskapsleiing, stab og Tenestetorg. Dette kan bli gjort i samband med fylkesmannens CIM-øving.  Ein gong i månaden skal varslingssystemet testast. Øvingar på einingane Beredskapsplanane på einingane skal øvast på minst ein gong i året, eller hyppigare dersom kvar enkelt plan seier det. Evaluering Alle øvingar og hendingane skal evaluerast, og naudsynte behov skal rettast opp. Avhengig av storleiken på hendinga og øvinga kan det nyttast ulike måtar å evaluere.  Møte med kriseleiinga, krisestaben og eventuelt andre involverte  Elektronisk spørjeskjema kan sendast ut til dei som deltok som frivillige eller dei som var råka av hendinga. Link kan sendast på sms via Varsling24  Informasjonsmøte med munnlege tilbakemeldingar

Page 29

DEL 2 ADMINISTRATIV DEL 29 Årshjul Oppfølging av oppgåvene Alle oppgåvene som er knytt til det langsiktige beredskapsarbeidet skal sikrast i kvalitetssystemet Compilo. Oppgåve Omtale Kven Varsel Halde møte i Innkalle og halde møte Ordførar Februar og beredskapsrådet august Revidere Minstekrav: Plan- og Januar beredskapsplanen Gjennomgang av beredskapsrådgjevar varslingslister. Alle eksterne ressursar skal ringast opp og avklare at dei framleis er oppført som ressurs. Revidere lister i Gjennomgang av Plan- og Januar og CIM og Varsling24 varslingslister beredskapsrådgjevar August Sende ut revidert Alle einingsleiarar Rådmann eller Plan- og Februar planverk til beredskapsrådgjevar organisasjonen Sjå til at Minne einingane på å Plan- og Februar eininganes oppdatere planane sine og beredskapsrådgjevar beredskapsplanar sende dei til Tenestetorget er arkivert på Tenestetorget Avklare øving Plan- og April beredskapsrådgjevar

Page 30

DEL 2 ADMINISTRATIV DEL 30 Teste Sende minst ei melding Rådmann eller Plan- og Ein gong i varslingssystem frå CIM og Varsling24 beredskapsrådgjevar månaden Test Sjå til at satelittelefonane Plan- og Ein gong i satelittelefonar fungerer og at ein kan beredskapsrådgjevar året bruke dei. Avvikshandtering Avvik skal rapporterast i Compilo. Det skal vurderast om avviket tilseier endra eller nye tiltak i beredskapsplan eller rutinar. VEDLEGG Tiltakskort: Varsel frå einingane til rådmann Behovet for varsling må skje etter ei vurdering i kvar sak Eksempel på situasjonar der rådmannen bør varslast er:  Truslar  Lengre bortfall av infrastruktur (telenett, straum, vatn)  Gisseltaking  Saker som det kan bli medieoppslag om  Personskader  Naturhendingar som kan råke eininga (t.d. flaum)  Brann  Hendingar som hindrar det daglege tenestetilbodet  Hendingar som definert i eigen beredskapsplan Sist oppdatert: Okt 21 Varslingsliste, prioritert rekkefølgje Rolle Namn Kontakt Rådmann Jan Myrekrok 62302 / 90028016 Assisterande rådmann Anders Sandvik 62303 / 95407593 Ordførar Jon Rikard Kleven 62306 / 90970143 Varaordførar Tone Edland 95930407 Teknisk sjef Åge Verpe 62450 / 41542036

Page 31

TILTAKSKORT 31 Helsesjef Kari Dalen 47894710 Leiar OAI Margit Elise Karlsen 62310 / 90526282 Plan- og beredskapsrådgjevar Turid Opsund 98636063 Varsle om:  Kva som har skjedd  Konsekvensar for menneske, tenester, infrastruktur,  Når skjedde det eigedom (reelle og potensielle)  Kven er involvert  Aksjonar/tiltak som er iverksett  Annan relevant informasjon

Page 32

TILTAKSKORT 32 Tiltakskort mottak av beredskapsmelding Brukast av den personen som mottek meldinga (Tenestetorget, Rådmann, Ass. rådmann, Ordførar m.m.). Innhaldet i denne meldinga skal også førast i CIM. Meldingsmottaksskjema Kven melder Namn/org: Kl: Dato: Kontaktinfo Telefon E-post: Anna relevant informasjon om meldar Skildring av hendinga Kva har skjedd? Fakta Kvar og når? Stad og lokal tid Menneske involvert? Namn, f.nr., adresse, tlf, kor mange Andre konsekvensar? Miljø/verdiar/kulturminne/tillit Kommunens involvering Korleis er kommunen involvert? Forventingar av kommunen? Kva er det forventa at me gjer? Kva forventar kommunen? Kva forventar me at blir gjort? Kven er varsla? Er det andre som er involvert? (t.d. naudetatar) Kva er gjort? Kva aksjonar er sett i verk? Vidare kontaktpunkt? Kven kan me kontakte vidare?

Page 33

TILTAKSKORT 33 Tiltakskort: Registrere hending i CIM Registrere ny hending: Dersom hendinga ikkje er registrert, trykker du på «registrer ny hendelse» i opningsbildet eller «+ ny» i hovudbiletet (merkt med raude sirklar under). Fyll inn alle felt, legg eventuelt ved aktuelle vedlegg – til dømes varsel som utløyste behovet for registreringa. Trykk «ok». Den raude pila peikar på kva hending du jobbar i. Alternativ: Du kan også endre eller registrere ny hendig ved å klikke på den hendinga du arbeider i, og velje anten «registrer ny hendelse» eller «bytt hendelse»

Page 34

TILTAKSKORT 34 Tiltakskort: Sende ut meldingar/innkalling frå CIM Logg inn og sjå til at du arbeider i rett hending. 1. Trykk på Hendelser (venstremeny) 2. Trykk på Meldinger (venstremeny) 3. Trykk på Ny (plussteikn oppe til høgre) 4. Vel legg til mottakere og vel korleis du skal velje mottakere. For innkalling av beredskapsleiinga, klikk «distribusjonsliste» og vel «beredskapsleiing». o Brukere = Alle som er registrert i CIM, ein vel dei som ein vil varsle o Roller = Brukarar sortert på roller. o Distribusjonsliste = Brukarar er sortert på distribusjonslister. Her kan også eksterne leggast inn o Kontakter = Alle kontakter, både eksterne og interne som er lagt inn i CIM o Andre = skriv inn mottakarar som ikkje er registrert i CIM frå før 5. Skriv meldinga. Ver kort og tydeleg. Ver merksam på bruk av tal. 6. Vel om det skal varslast på e-post, talemelding eller sms – eller alle. For innkalling av beredskapsleiinga bør alle varsel nyttast. Bruk meldingsprofilen beredskapsmelding. 7. Vurder om alt ser greitt ut. Trykk send.

Page 35

TILTAKSKORT 35 Tiltakskort: Loggføre i CIM Nettside: www.dsb-cim.no. Logg på med brukarnamn og passord som du har fått utdelt. Beredskapsstab og Plan- og beredskapsrådgjevar kan gje tilgang til CIM. Kva skal loggførast: Alt som er gjort eller skjedd skal loggførast. Er du i tvil: Loggfør! (døme: «Olav tilbyr 8 mann», «lastebil køyrd av vegen», «fylkesmannen melder om fare for auka nedbør» «Foreldre kontaktar oss og vil vite om skulen blir stengt i morgon») Kven loggfører:  Tenestetorget loggførar kontakt med media  Dei ulike funksjonane i beredskapsleiinga loggførar sine inn- og utgåande meldingar og aksjonar  Beredskapsstaben loggfører meldingar frå Tenestetorget til beredskapsleiinga og bistår elles i loggføringa Bruk av flagg: Flagg skal nyttast etter avtale. Frigitt informasjon blir flagga grønt. Frigitt informasjon: Informasjon som kan vidareformidlast til alle utanfor kommunen (inkludert media) eller til pårørande/evakuerte. Leiar for beredskapsleiinga eller informasjonssjef avgjer kva informasjon som skal frigjevast. Meldingar, rapportar og tiltak som blir sendt ut frå CIM blir automatisk loggført Vanleg loggføring: Stå i «Logg» i venstremenyen. Klikk på «ny». Fyll inn aktuell informasjon. Hovudregelen er at frigitt informasjon skal avklarast med ordførar, rådmann eller informasjonsansvarleg (eller deira stadfortredarar). Frigitt informasjon kan flaggast grønt.

Page 36

TILTAKSKORT 36 Hurtigloggføring I kva som helst bilete i CIM: Klikk på stjerna oppe til høgre (snarveier). Vel «hurtigloggføring». Eit eige loggføringsvindauge dukkar opp. Dette kan du ha ope medan du jobbar i CIM, og flytte rundt på skjermen der det måtte passe. Direkte loggføring av meldingar i CIM Stå i den aktuelle meldinga (her illustrert med e-postboksen i CIM). Klikk på «funksjoner» til høgre i sjølve meldingsbildet. Vel «loggfør til hendelse». Sjå til at loggføringa er korrekt og klikk «OK».

Page 37

TILTAKSKORT 37 Tiltakskort: Etablering av beredskapsleiing Tiltak/oppgåve Merknad Notat Avgjer at kommunens Ordførar eller beredskapsleiing skal rådmann etablerast heilt eller delvis Varsle beredskapsleiinga Kan delegerast av Sjå varslingsliste på siste ordførar/rådmann. side Bruk helst CIM, eventuelt Varsling24. Alle, inkludert stadfortredar, blir innkalla. Etabler ei ny hending i CIM Kan delegerast Etabler formannskapssalen til beredskapsrom Varsle om at Rådmann eller beredskapsleiinga er etablert delegert av rådmann. Sjå varslingsplan for mest - Fylkesmannen aktuelle samarbeidspartar - Politi - Tenestetorget - Legevakt (ved behov) - Grannekommunar - Andre relevante? Førebu førstemøtet, Skaff opplysningar sjå tiltakskort for om best mogleg førstemøtet oversikt over situasjonen og kva konsekvensar det kan få

Page 38

TILTAKSKORT 38 Tiltakskort: Førstemøtet og statusmøtet FØRSTEMØTET Før møtet Under møtet Avslutting av møtet  Mobiliser proaktivt,  Sikre ei felles situasjonsforståing  Avgjer kva som er dvs. «alle»  Hald framdrift i møtet fokusområde  Førebu møtet  Avklar umiddelbare aksjonar  Ha ein tydeleg møteslutt med  Ha ein tydeleg  Prioritere kort- og langsiktige tiltak oppsummering møtestart  Fullfør møtet  Sett eit nytt møtetidspunkt  Følg opp aksjonane SITUASJONSFORSTÅING Innhent informasjon og skriv på veggoppslag: Utførande nivå (linje 1) Kva var utløysande hending? Kven/kor mange er involvert? Kva aksjonar er sett i verk? Kva kommunale ressursar er involvert? Operasjonelt nivå (linje 2) Kven koordinerer kommunens personell? Kva einingsleiarar er involvert? Kva aksjonar er sett i gang? Strategisk nivå (linje 3) Kven (interne og eksterne) er varsla om hendinga? Kva aksjonar er sett i gang? KONSEKVENSVURDERING Skaff informasjon/diskuter: Avklar moglege konsekvensar  Bruk situasjonsforståinga til å vurdere konsekvenspotensialet for for desse verdiane : kvar av verdiane til venstre, og korleis dette kan påverke  Menneske kommunens drift, økonomi og politikk  Ytre miljø og kulturmiljø  Kva andre forhold kan påverke konsekvensen positivt eller  Økonomiske verdiar negativt?  Kommunens drift og tillit  Ei samla vurdering av potensielle konsekvensar for dei ulike Mal for konsekvensvurdering verdiane. Bruk gjerne fargeskala for å vise alvorlegeheitsgrad (gul, oransje, raud, svart) STRATEGISK PLAN Avklar: Mål: Redusere konsekvensane  Kva aksjonar må gjennomførast for kvar av verdiane og av kven. og hindre at maks Ver detaljert! konsekvenspotensial utviklar  Kva aksjonar/tiltak kan minimalisere eller optimalisere seg. handteringa av situasjonen?  Fokus på dei kortsiktige aksjonane (innan 24 timar). Blir det identifisert langsiktige aksjonar, kan dei «sparast på» og takast fram seinare. Prioriter fokusområde: Avklar kva delar av den strategiske planen som skal prioriterast. STATUSMØTE Før møtet Under møtet Etter møtet Førebu møtet  Kommuniser kort og faktabasert situasjonen,  Prioriter fokusområde utførte tiltak og vidare plan for handtering  Tydeleg møteslutt  Sikre framdrift i møtet. Ikkje opne for store  Følg opp med nye aksjonar diskusjonar og fullfør møtet så fort som råd Gult nivå: Potensialet er ein avgrensa konsekvens for kommunen/kommunal tenesteproduksjon/lokalsamfunnet. Ein avgrensa del av kommunens tenesteproduksjon er råka. Berre ein liten del av lokalsamfunnet er råka, og resten av samfunnet fungerer som normalt. Hendinga har ingen vesentleg interesse eksternt Oransje nivå: Stor konsekvens for kommunen/lokal tenesteproduksjon/lokalsamfunnet. Tilliten til kommunen kan bli utfordra, både administrativt og politisk. Ein stor del av lokalsamfunnet vil kunne bli råka, og samfunnet kan bli påverka slik at fleire verksemder må bidra i handteringa. Hendinga vil

Page 39

TILTAKSKORT 39 skape interesse utanfor kommuneorganisasjonen, og kommunen må også forhalde seg til eksterne myndigheiter, verksemder og interessentar. Raudt nivå: Potensiale gjev stor konsekvens for nasjonal verksemd og/eller regional beredskap. Kommunen må forhalde seg aktivt til nasjonale og regionale myndigheiter, verksemder og interessenter. Svart nivå: Potensiale for nasjonal unntakstilstand og/eller nasjonal politisk beredskap

Page 40

TILTAKSKORT 40 Tiltakskort: Rapportering og samarbeid med Fylkesmannen i ein beredskapssituasjon Kontaktadresse til kommunen: Mottakarar beredskap@vinje.kommune.no Beredskapsleiing, beredskapsstab, tenestetorget, brann, IT-leiar te_vinje@dsb-cim.no Alle som er pålogga i CIM for Vinje kommune Kvittering Merknad Desse kan kvittere på meldinga Kvitteringa skal gå med kopi til (prioritert rekkefølgje): beredskap@vinje.kommune.no 1. Tenestetorget 2. Plan- og Dersom meldinga frå fylkesmannen inneber at noko beredskapsrådgjevar skal skje (t.d. rapportering eller deltaking på 3. Rådmann/ stadfortredar telefonkonferanse) skal det sendast ei melding til 4. Leiar Tenestetorget beredskap@vinje.kommune.no som informer om kva tiltak som blir gjort. Til dømes «Rådmannen deltek på telefonkonferansen» Type melding Handling Kven Varselmelding om ein Opprett hending i CIM Den som kvitterer. beredskapssituasjon Loggfør meldinga Beredskapsstaben (også varsel med låg sannsynleg Ved behov, sjå til at rådmann og kan bli bedt om å konsekvens for Vinje) aktuelle einingar har fått og loggføre forstått meldinga Melding om pågåande Følg opp av beredskapsleiinga Rådmann / beredskapssituasjon i berdeskaps- kommunen (t.d. telefonmøte, koordinator i rapportering m.m.) samarbeid med beredskapsstab Informasjon om ein pågåande Loggfør varselet i CIM Beredskapsstab beredskapssituasjon med liten sannsynleg konsekvens for kommunen Kontakt med fylkesmannen Kontaktadresse til Mottakarar fylkesmannen: fmteberedskap@fylkesmannen.no Fylkesmannens beredskapsleiing

Page 41

TILTAKSKORT 41 Tiltakskort: Etablering av informasjons- og publikumsteneste Ansvar: Informasjonsansvarleg Forkortingar: TT = Tenestetorg, OAI = eining for organisasjon, arkiv og IKT Korleis informasjons- og publikumstenestene kan byggast ut ved ei krisehending. Dagens Oppgåver ved ei hending Tiltak ved ei hending Hente ressursar funksjon frå TT Førsteline til publikum og Forsterke med eigne, Helse- og pårørande. Roe ned, formidle kompetente mannskap for omsorg frigitt informasjon ut og telefonsamtaler med relevant informasjon til pårørande (eige kontor, eige beredskapsleiinga telefonnummer/ e-post) Forsterke med ekstra OAI, byggesak generell bemanning TT Førsteline media. Formidle Forsterke med eigen OAI, pressespørsmål til mediekontakt som andre einingar informasjonsansvarleg og samarbeider med på kommune- frigitt informasjon media. informasjonsansvarleg med huset all dialog med media og som samarbeider med TT om publisering på heimesidene. OAI Handtering av e-post. Sikre at e-postar knytt til Andre einingar Innkomne e-postar knytt til beredskapshendinga blir på kommune- beredskapshendinga må vidaresendt til rett person huset prioriterast raskare enn det (aktuelt å bruke CIM) i dei vanlege prosedyrane tillegg til å bli journalført i tilseier. e-phorte. IKT Sjå til at datasystem Frigjera frå daglege Nabokommunar fungerer. oppgåver. Prioritere helse, tenestetorg og beredskapsleiing. Sette opp telefonliner, nye e- postadresser, nettverk Sjekkliste:  Set opp vaktlister for fleire skift framover  Avklar om opningstidene for telefonkontakt skal forlengast, og eventuelt behov for bemanning  Alle i informasjonstenesta må ha tilfredstillande opplæring (CIM, rutinar)

Page 42

TILTAKSKORT 42 Tiltakskort: Etablering av presse- og informasjonssenter HOVUDPRINSIPP FOR PRESSE- OG INFORMASJONSSENTER Målet med presse- og  Vera den staden media får informasjon først frå kommunen informasjonssenteret  Vera den staden kommunen kan formidle naudsynt informasjon til media, og alle media får tilgang til den same informasjonen  Avlaste trykket på Tenestetorget og beredskapsleiinga  Avlaste trykket på eventuelle skadestader Avgjersle etablering Informasjonsansvarleg, saman med rådmannen og ordføraren avgjer om, når og kvar det skal etablerast presse- og informasjonssenter. Iverksette etablering Informasjonsansvarleg skal iverksette etablering av senteret Lokalisering Senteret skal lokaliserast på biblioteket i Åmot eller ein annan stad som situasjonen krev. Presse- og  Eigna rom for pressekonferanse informasjonssenteret  Skjerm som viser kommunen si heimeside bør innehalde  Eigna arbeidsrom  Tilgang til straum og nettverk  Tilgang til vatn, vasskokar, enkelt kjøken for eigen matorganisering Hugs å informere om Desse må få informasjon om etableringa: etableringa:  Media som har vore i kontakt med kommunen  Tenestetorget  Einingsleiarar  På kommunens heimesider  På sosiale media Det må informerast om lokalising, når senteret er opna og tidspunkt som rådmann, ordførar eller politi kjem for å intervjuast Organisering av Ein person frå beredskapsstaben bør førebu pressekonferansen og pressekonferanse sjå til at den blir avvikla på ein ryddig måte.  Avklare og formidle kvar ordførar/rådmann skal stå, og kvar pressa skal vere.  Ønske velkomen.  Gje ordet til ordførar/rådmann og eventuelt styre ordet. Ordførar/rådmann bør konsentrere seg om formidlinga.

Page 43

TILTAKSKORT 43 Tiltakskort: Etablering av evakuerings- og pårørandesenter (EPS) EPS er grundigare omtalt i Plan for evakuering og handtering av pårørande (Del 1 i dette dokumentet) HOVUDPRINSIPP FOR EPS Målet med EPS Ta i mot, registrere og følje opp, i hovudsak fysisk uskadde, evakuerte frå ein skadestad. Her kan ein eventuelt koma saman att med pårørande. Avgjersle etablering Rådmann i samarbeid med politi, helse og evakueringsansvarleg Iverksette etablering Evakueringsansvarleg har ansvar for å iverksette etablering, dvs. innkalle ressursar, utnemne leiarar på staden, avtale lokalisering. Ressursar Sjå varslingsplan for eksterne ressursar Lokalisering Sjå varslingsplan evakueringsstader EPS bør innehalde Sjå skjemaet «Fasilitetane på eit EPS bør vera» i Plan for evakuering og handtering av pårørande. Informere om  Media: Informer at det er etablert eit EPS, kven som er etableringa: målgruppe, og at media blir bedt om å ikkje oppsøke staden. Blir gjort via informasjonsansvarleg.  Evakuerte og pårørande: Vel informasjonskanal avhengig av storleiken og alvoret i hendinga. Alternativ: Varsling24, direkte kontakt, presseoppslag, kommunens heimesider, dør- til-dør.  Tenestetorget må vite når EPS opnar, kven som er målgruppe, kva informasjon som er offentleg om EPS.  Andre som må vite om etableringa o Ordførar o Politi o Einingsleiarar i kommunen som er involvert eller avstår mannskap o Fylkesmannen Registrering av Vedlagt mal kan nyttast til manuell registrering eller som ein mal evakuerte og i eit excel-skjema. Hugs at informasjonen er unnateke offentligheit pårørande § 13. Pårørandetelefon Syte for å vere oppdatert på kva informasjon som er frigitt og kan gjevast ut. Kriseleiinga v/ordførar og rådmann bestemmer kva informasjon som er frigitt. Noter ned:  Kven ringer (namn, adresse, slektskap, telefonnummer)  Kven blir det spurt etter (namn, fødselsdato, kjenneteikn)  Andre relevante opplysningar  Tidspunkt for oppringinga

Page 44

TILTAKSKORT 44 Tiltakskort krisekommunikasjon Rettleiing til korleis ein skal handtere media og dei spørsmål og intervjusituasjonane ein kan koma opp i. Krisekommunikasjonen skal: Forhindre skader på menneske, miljø og materiell, i tillegg til skader på omdømmet til kommunen.  Krisekommunikasjon er kommunikasjon med eigne tilsette, media, publikum og samarbeidspartar i alvorlege situasjonar og kriser.  Viktig informasjon må bli formidla på ein presis og effektiv måte. God krisekommunikasjon gjev både informasjon og bidreg til arbeidsro. Tenestetorgets (eller andres) kontakt med pressa  Noter journalistens namn og kva media han/ho arbeider i  Avklar kva spørsmålet dreier seg om  Spør om journalisten har snakka med andre verksemder i saka  Vis til den informasjonen som skriftleg er frigitt frå kriseleiinga eller pressemelding  Svar aldri «på direkten», særleg ikkje til radio og fjernsyn  Gjev beskjed om at kriseleiinga kjem tilbake med informasjon Kriseleiingas kontakt med pressa (primært ordførar/rådmann)  Kan du ikkje svare: Gje beskjed om at me undersøker saka  Er spørsmålet komplisert: Be om å få det skriftleg, send skriftleg svar  Spør kva fristar journalisten arbeider under  Be om å få lese gjennom direkte og indirekte sitat  Svar høfleg og kontrollert. Ikkje la journalisten stresse deg.  Prioritert rekkefølgje på innhaldet i bodskapen: 1) menneske 2) miljø/omgjevnader 3) materielle verdiar 4) marknad/økonomi TV-intervju:  Be om å få spørsmåla før opptak, og om det er mogleg med fleire opptak  Bestemme deg for den viktigaste bodskapen (20 sekundar er mykje tid på TV)  Førebu deg i lag med nokon  Sjå på intervjuaren, hald blikkontakten  Sei berre det du kan dokumentere, ikkje spekuler om årsak eller ansvar  Unngå framandord og faguttrykk. Bruk heller døme

Page 45

TILTAKSKORT 45 Tiltakskort bruk av eksterne ressursar og frivillige Eksterne ressursar er frivillige som kan bidra der det er behov for mannskap som ikkje er faglært. Det kan òg vera spesialmannskap som kommunen ikkje har tilgang til i eigen organisasjon. 1. Organiserte ressursar 2. Uorganiserte ressursar  Kven: Frivillige som er med i ein organisasjon,  Kven: Privatpersonar som tilbyr t.d. Norsk folkehjelp, Sanitetslag, Røde Kors sin bistand  Avtaler med organisasjonen kan anten lagast i  Kommunen må forvente at all forkant (beredskapsavtaler) eller ved behov når organisering skjer direkte ei hending skjer. Avtaler bør avklare eventuell gjennom kommunen. godtgjering, forpleiing og rutinar ved refusjon. Mannskapslister, innkalling,  Ein person (gjerne leiar) i organisasjonen må informasjonsflyt og oppfølging vera kontaktperson til kommunen. må gjerast direkte av eininga  Kommunen må forvente at varsling, innkalling, som dei frivillige arbeider for. mannskapslister og vurdering av dei frivilliges eigenskapar blir gjort av organisasjonen før dei blir sett i arbeid. Kommunens oppgåver ved bruk av eksterne ressursar (einingsnivå):  Ha oversikt over alle eksterne mannskap – namn, telefonnummer, kvar dei er og kva dei gjer.  Det må vere utvilsamt kven i kommunen som har ansvar for å vera leiar/ kontaktperson for dei eksterne ressursane  Sjå til at instruksen for arbeidet blir utarbeidd og kjent.  Sjå til at alle er kjent med rutinar for informasjonsflyt, og at dei fleste situasjonar inneber teieplikt  Sikre at arbeidet ikkje får negative konsekvensar for mental eller fysisk helse  Aldersgrense for eksterne ressursar er 18 år. Yngre må ha godkjenning frå føresette Instruksen for oppdraget må innehalde:  Situasjon: Kva har skjedd (det mest relevante)  Oppdrag: Kva hovudoppgåver skal løysast (t.d. ivareta pårørande, evakuere personar, handle inn varer)  Utføring: Kva konkrete oppgåver skal kvar av dei eksterne ressursane bistå med. Kva skal dei ikkje gjere (dersom det er relevant).  Organisering: Bevertning? Refusjon av utlegg? Tilgang til utstyr? Kor lenge varar oppgåvene? Kva skal ein gjere når ein avsluttar arbeidet?  Kontaktpersonar og informasjonsflyt: Kven er overordna i kommunen, kvar er den overordna å finne, kven andre kan kontaktast? Kven må informerast om kva? Teieplikt, rutinar for deling av informasjon. Kven skal kontaktast dersom uforutsette hendingar skjer?

Page 46

AKSJONSKORT 46 Aksjonskort: Sjekkliste for alle hendingar Tid Vurder om det er behov for følgjande aksjonar: Generelt Notat Varsle naudetatar, legevakt og involverte verksemder Informere ordførar/rådmann Informere fylkesmannen Informere andre? Menneske – liv og helse Varsle innbyggjarar, brukarar eller pårørande Mobilisere aktuelle einingsleiarar Etablere evakuerings- og pårørandesenter Mobilisere psykososialt kriseteam Sikre forsyning av relevant materiell Koordinere varsling av pårørande Varsle NAV eller andre relevante myndigheiter Mobilisere frivillige organisasjonar Ytre miljø og kulturmiljø Mobilisere brannvesen Mobilisere teknisk Involvere plan Informere/involvere andre Økonomiske verdiar Varsle eller mobilisere fagfunksjon i kommunen Varsle eller mobilisere grunneigar/byggeigar Involvere økonomisjef Involvere forsikringsselskap Involvere IKT Informasjon og tillit Etablere presse- og mediesenter Formulere og distribuere frigitt informasjon Mobilisere Tenestetorget Kartlegge, prioritere og ivareta interesser og tilsette Koordinere informasjon med eksterne aktørar Andre aksjonar Sikre intern oppfølging Sette opp skiftplan for beredskapsleiinga

Page 47

AKSJONSKORT 47 Aksjonskort: Situasjonsbestemte aksjonar Tid Atomhending Notat  Behov for gode rutinar for å informere og roe innbyggarar  Skaff oversikt over drikkvasskjelder  Vurder distribusjon av rein mat  Viktige omsyn: Helse, landbruk, drikkevatn  Vurder å stenge skular/barnehagar og evakuere institusjonar eller område.  Viktige samarbeidspartar: Sivilforsvaret, Statens Strålevern, fylkesmannen, Mattilsynet Bortfall av kritisk infrastruktur (straum/e-kom)  Skaff oversikt over sårbare personar  Skaff oversikt over sårbar VA-infrastruktur  Lag ei prioriteringsliste for reservestraum i kommunale verksemder  Vurder behov for evakuering frå kommunale institusjonar og stenging av skular.  Vurder alternative informasjons- og kommunikasjonsmoglegheiter (samband, radio, satelittelefon, informasjonspunkt)  Vurder konsekvensar for økonomiske transaksjonar – behov for samarbeid med butikkar om rasjonering av t.d. mat og batteri?  Vurder behov for å sikre kjøling av mat  Aktuelle samarbeidspartar: Politi, Fylkesmannen, Røde Kors, andre beredskapsorganisasjonar, Flaum, ras og stengte vegar  Behov for oversikt over personar som kan vere isolerte  Vurder korleis informasjon kan nå fram til dei som er isolerte  Vurder eventuell varsling og evakuering av råka og dei som er i fare for å bli råka  Eksterne samarbeidspartar: Politiet, Røde Kors Hjelpekorps Pågåande livstruande vald  Behov for informasjon til pårørande og det er viktig at media nyttar politi/kommunen som informasjonskjelde  Vurder etablering av pårørandesenter og omsorgsapparat  Viktige samarbeidspartar: Politiet Pandemi  Informasjon om hygienetiltak  Vurder vaktordning på smittevernområdet  Vurder stenging av offentlege funksjonar som skular, barnehagar og kulturhus  Samarbeid med folkehelseinstituttet

Page 48

FUNKSJONSKORT 48 Funksjonskort: Ordførar ORDFØRAR Ansvarsområde - Du representerer kommunestyret og den politiske leiinga i kommunen, og disponerer beredskapsfullmakta - Det er berre du, eller den du avtalar, som skal uttale seg til pressa på vegne av kommunen i ein beredskapssituasjon - Du eller rådmannen avgjer korleis kommunen skal forhalde seg til ein ekstraordinær hending, situasjon eller tilstand som ein beredskapssituasjon - Du eller rådmannen avgjer mobilisering, ressursbruk og demobilisering av beredskapsorganisasjonen - Du er «kommunens andlet» i ein beredskapssituasjon og skal opptre på ein tillitsvekkande måte som viser omsut, skapar tryggleik og reduserer angst Du rapporterer til formannskapet og kommunestyret, og informerer rådmannen. Din stadfortredar er varaordførar eller den du delegerer til. Du er ikkje stadfortredar for andre Beredskapsfullmakta: Du og rådmannen har fullmakt til å innkalle beredskapsleiinga og til å disponere opptil 750 000 kroner til tiltak omtalt i plan for beredskapsleiinga. Viktigaste arbeidsoppgåver: - Du representerer og uttalar deg på vegne av Vinje kommune i ein beredskapssituasjon - Du leier kommunens beredskapsråd - Du og rådmannen godkjenner frigitt informasjon før den blir distribuert Viktige interne ressursar som du kan mobilisere og disponere: - Rådmannen, beredskapsleiinga - Andre politiske interne og eksterne organ Viktige eksterne samarbeidspartar du bør koordinere med - Saman med rådmannen bør du koordinere med fylkesmannen, kommunar og andre lokale, regionale og nasjonale politiske myndigheiter - Du bør koordinere og oppdatere deg med rådmannen og beredskapsleiinga om aksjonane dine Varsling og rapportering - Du skal syte for varsling av og informasjon til formannskap og eller kommunestyret, fylkesordførar, fylkesmannen og andre lokale, regionale og nasjonale myndigheiter - Du rapporterer til formannskapet, kommunestyret og fylkesmannen Fase: Oppstart - mobilisering Etter at du har motteke varsel/avgjort mobilisering:  Gå til beredskapsromet eller avtalt møteplass  Få ein status frå rådmannen og andre som kjenner situasjonen  Reflekter over korleis beredskapssituasjonen skal kommuniserast til innbyggjarar og til media  Gå gjennom innhaldet i plan for beredskapskommunikasjon og rolla di i den overordna beredskapsplanen Fase: Oppstart - tiltak før førstemøtet

Page 49

FUNKSJONSKORT 49 - Få full orientering om situasjonen og gje innspel om handtering, knytt til menneske, miljø, økonomiske/materielle verdiar og kommunens tillit - Legg ein strategisk plan for mediehandtering i samråd med rådmann og informasjonsansvarleg - Bidra inn i vurderinga av om o Er tiltaka som er iverksette fornuftige og er det nok? o Kva ressursar er nadusynt? o Kva andre tiltak kan vera naudsynte? Fase: Undervegs - tiltak og vurderingar - Kva konsekvensar får hendinga for dei råka (lang/kort sikt) - Kva konsekvensar får hendinga for kommunens tenesteyting og omdømme (lang/kort sikt) - Er det andre indirekte innverknader på kommunen? - Er det andre spørsmål som krev politiske vedtak utover den gitte fullmakta? - Er det behov for å orientere kommunestyret eller andre politiske utval? Fase: Demobilisering - I samråd med rådmann skal du avgerde demobilisering og innføring av normaldrift, - Gje innspel og tilrådingar til ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Vurdering orientering til politisk nivå

Page 50

FUNKSJONSKORT 50 Funksjonskort Rådmann RÅDMANN Ansvarsområde: - Du er kommunens øvste administrative leiar og har totalansvaret for drift i både normal- og beredskapssituasjonar - Du har myndigheit til å svare på vegne av Vinje kommune og ta avgjersler ut i frå ditt beste skjønn innanfor ansvarsområdet ditt - Du eller ordførar avgjer korleis kommunen skal forhalde seg til ei ekstraordinær hending, situasjon eller tilstand som ein beredskapssituasjon - Du skal samarbeide med ordførar og vera aktivt deltakande i handteringa av beredskapssituasjonen - Du eller ordførar skal ta avgjersler om mobilisering, ressursbruk og demobilisering av beredskapssituasjonen Du rapporterer til ordførar Din stadfortredar er assisterande rådmann Beredskapsfullmakta Du og ordføraren har fullmakt til å innkalle beredskapsleiinga og til å disponere opptil 750 000 kroner til tiltak omtalt i plan for beredskapsleiinga. Viktigaste oppgåver - Du leier beredskapsorganisasjonen og alle dei kommunale ressursane som blir nytta - Du skal gjennomføre førstemøtet og statusmøte, og sikre at beredskapshandteringa er planlagt, koordinert, tilstrekkeleg og følgjer metodar og prinsipp for beredskapsleiing. - Du skal sikre at beredskapsleiinga alltid har ei sams forståing av situasjonen - Du skal i lag med ordførar godkjenne all frigitt informasjon før distribusjon Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Beredskapsleiinga - Helsetenestene - Tekniske tenester Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Politi - Fylkesmannen - Nabokommunar - Andre samarbeidspartar Fase: Ved varsling - Vurder arten og kor alvorleg situasjonen er/kan bli, og skaff så mange detaljar om hendinga som mogleg - Vurder med ordførar om beredskapsleiinga skal mobiliserast. Dersom du ikkje får tak i ordførar skal du gjere vurderinga sjølv. Er det tvil: mobiliser! Fase: Mobilisering - Mobiliser i samsvar med tiltakskortet sende ut meldingar/innkalling frå CIM - Vurder om andre interne/eksterne skal varslast, sjå tiltakskort etablering av beredskapsleiing - Reflekter over korleis beredskapssituasjonen skal kommuniserast til innbyggjarar og media - Gå gjennom beredskapsplanen Fase: Tiltak før førstemøtet

Page 51

FUNKSJONSKORT 51 - Få full oversikt over situasjonen og potensialet - Vurder situasjonen knytt til menneske, miljø, økonomiske og materielle verdiar og kommunens tenester/tillit. - Førebu og gjennomfør strategisk førstemøte – sjå tiltakskort - I samspel med beredskapsleiinga, start mobilisering av interne ressursar, som teknisk støtte, andre relevante ressursar for Vinje kommune, liasonar eller økonomiske/juridiske ressursar Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Sjå til at beredskapsleiinga handterer ansvarsområda sine tilfredstillande - Etabler fokus etter førstemøtet og statusmøte - Gjer dei omprioriteringane og avgjerslene som trengs mellom førstemøtet og statusmøta - Sjå til at tilsette får nok informasjon om situasjonsutvikling og tiltak - Sjå til at brukarar og andre råka får naudsynt informasjon om kommunens tiltak - Sjå til at eventuelle samarbeidspartnarar blir varsla og får informasjon - Sjå til at relevante myndigheiter blir varsla og får informasjon - I samarbeid med informasjonsansvarleg og eventuelt politi sjå til at innbyggjarar og media får einskapleg, sannferdig og truverdig informasjon. - Vurder om det er behov for å varsle formannskapet og kommunestyret - Bidra i vurderinga om o Noverande respons er tilstrekkeleg og god nok o Kva ressursar som er naudsynt o Kva tiltak som kan vera naudsynt Fase: Demobilisering - I samråd med ordføraren skal du avgjere demobilisering og innføring av normaldrift - Gje innspel og tilrådingar til ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Vurder behovet for debrief/defuse i beredskapsleiinga og sjå til at behovet for oppfølging av tilsette i andre delar av organisasjonen blir følgt opp.

Page 52

FUNKSJONSKORT 52 Funksjonskort: Helse- og omsorgssjef Helse- og omsorgssjef Ansvarsområde: - Du har ansvar for drift og leiing av helse- og omsorgstenestene i Vinje kommune - Du skal bidra aktivt i beredskapsleiinga med din kompetanse og erfaringar - Du leier VHO si beredskapsgruppe - Sjå til at plan for helse-, sosial og smitteberedskap blir følgt opp Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er den avdelingsleiaren du utpeikar Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Du støttar og følgjer opp mellomleiarar og tilsette - Du skal sikre at særleg sårbare grupper blir ivareteke - Du disponerer tilsette og tek avgjersler om lokalisering og handtering av brukarar/pasientar i samarbeid med kommuneoverlegen og avdelingsleiarar - Du har ansvar for å bemanne EPS-senter og evakueringsmottak med naudsynt helse- og omsorgsfagleg kompetanse - Du kan kalle ut psykososialt kriseteam Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - VHO si beredskapsgruppe - Psykososialt kriseteam - Legevakt - Avdelingar og institusjonar Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Spesialhelsetenesta - Folkehelseinstituttet - Mattilsynet, distriktskontoret nedre Telemark eller Regionskontoret for Buskerud, Vestfold og Telemark - Fylkesmannen i Telemark (helse- omsorg og sosialtenester) Fase: Ved varsling av ei hending - Dersom du får varsel om hendingar innanfor ditt ansvarsområde, vurder hendinga og kor alvorleg situasjonen kan bli - Rådfør deg med rådmannen og bistå i vurderinga om det er behov for å mobilisere beredskapsleiinga Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til formannskapssalen - Innhent aktuell informasjon om situasjonen innanfor ditt ansvarsområde - Ha klart beredskapsplanar og eventuelt kartverk innanfor ditt ansvarsområde Fase: Tiltak før førstemøtet - Vurder å informere eller mobilisere 2.linje innanfor sitt ansvarsområde - Set i verk dei strakstiltaka som du meiner er naudsynt fir å handtere situasjonen - Vurder situasjonen innanfor menneske, miljø, økonomiske og materielle verdiar og kommunens tenestetilbod/tillit Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar

Page 53

FUNKSJONSKORT 53 - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Vurder mogelege konsekvensar for brukarar - Vurder moglege konsekvensar for tilsette og tenestetilbod - Er det andre indirekte påverkingar på kommunen? - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte Fase: Demobilisering - Gje innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gje innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Sjå til at tilsette får den oppfølginga dei treng (debrief, defuse, støtte)

Page 54

FUNKSJONSKORT 54 Funksjonskort: Informasjonsansvarleg (Organisasjonssjef) Informasjonsansvarleg (leiar Tenestetorget) Ansvarsområde: - Du er kommunens informasjonsansvarleg i ein beredskapssituasjon og skal iverksette, koordinere og kvalitetssikre alle naudsynte informasjonstiltak internt og eksternt. - Du skal bidra til mediehandtering og publisering av frigitt informasjon blir gjort på ein heilskapleg, sannferdig og truverdig måte. - Du har ansvar for at Tenestetorget fungerer som førstelinjeteneste i ein beredskapssitausjon Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er skulesjef på Rauland skule Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Planlegg og sikre overordna leiing av informasjonsarbeidet - Kontinuerlig hent og koordiner informasjon frå interne og eksterne kjelder - Publiser første frigitte informasjon og arbeid undervegs med forslag til oppdatert frigitt informasjon - Distribuer frigitt informasjon etter godkjenning frå ordførar og rådmann - Vurder, planlegg og iverksett all mediehandtering, som presskonferanse, sosiale media, beredskapsnettsider m.m. - Leie Tenestetorget effektivt Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Tenestetorget - Samarbeid med Rådmann og ordførar - Kommunikasjonsløysingar: Heimesider, varsling 24, pressesenter m.m., mobilskule Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Fylkesmannen, beredskapsavdelinga - Media (NRK, Vest-Telemark Blad, TA, Varden og eventuelt andre riksdekkande aviser) Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til formannskapssalen - Vurder korleis hendinga skal formidlast - Førebu Tenestetorg og mediefunksjonen i CIM - Finn fram plan for beredskapskommunikasjon og relevante malar og tiltakskort Fase: Tiltak før førstemøtet - Sjekk kva media har formidla om situasjonen - Mobiliser og organiser i samsvar med plan for beredskapskommunikasjon - Ha klar mal for første beredskapsmelding internt og eksternt - Vurder meida-konsekvensar og etabler ein informasjons- og kommunikasjonsstrategi saman med rådmann og ev. ordførar. - Førebu Vinje kommunes informasjon til media, pårørande/involverte, interne og eksterne aktørar Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal.

Page 55

FUNKSJONSKORT 55 - Følg opp plan for beredskapskommunikasjon - Vurder behov for tiltak som mediesenter, pressekonferanse, pressemelding eller alternative kommunikasjonsformer - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte Fase: Demobilisering - Gje innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gje innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Sjå til at tilsette får den oppfølginga dei treng (debrief, defuse, støtte)

Page 56

FUNKSJONSKORT 56 Funksjonskort: Evakueringsansvarleg (Plan- og økonomisjef) Evakueringsansvarleg (leiar økonomi- plan og utvikling) Ansvarsområde: - Du har ansvar for å organisere evakuering i samarbeid politi og helse, i samsvar med plan for evakuering. - Du har ansvar for oppretting og drift av EPS. Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er næringssjefen Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Ta ansvar for evakuering når politi/beredskapsleiinga har vedteke evakuering - Organisere handtering av evakuerte og pårørande, m.a. etablere EPS med naudsynte ressursar - Vera kontaktledd mellom EPS og kommunens beredskapsleiing Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Samarbeid med Teknisk drift og vedlikehald - Samarbeid med helse- og omsorgssjef - Ekstramannskap: tilsette på ØPU og næring Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Politiet - Fylkesmannen, beredskapsavdelinga - Frivillige organisasjonar Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til formannskapssalen - Vurder om det kan vera behov for evakuering eller handtering av pårørande - Finn fram plan for evakuering og handtering av pårørande, og relevante tiltakskort Fase: Tiltak før førstemøtet - Vurder kvar og korleis eit evakuerings- og/eller pårørandesenter skal ligge - Vurder kven som kan kontaktast for å etablere EPS Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Følg opp plan for evakuering og pårørandehandtering - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte Fase: Demobilisering - Gje innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gje beskjed om demobilisering til dei som er involvert i EPS - Gje innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Sjå til at tilsette får den oppfølginga dei treng (debrief, defuse, støtte)

Page 57

FUNKSJONSKORT 57 Funksjonskort: Teknisk sjef Teknisk sjef Ansvarsområde: - Du har ansvar for drift og leiing av ditt ansvarsområde, også i ein beredskapssituasjon - Du skal bidra aktivt i beredskapsleiinga med den kompetansen du har Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er avdelingsingeniør for VA Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Ha oversikt over kva tekniske ressursar og tilsette som er råka og involvert i situasjonen - Planlegg og iverkset løysingar og tiltak for å minimere skadeomfanget - Følg opp og støtt tilsette, og vurder framtidig ressursbehov - Samarbeid med andre einingar som er råka av svikt i teknisk infrastruktur Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Eigne tilsette Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Sivilforsvar, Røde Kors, andre eksterne ressursar varslingsplan for eksterne ressursar - Teleleverandørar, som Telenor - Energileverandørar, som Øst-Telemarkens Brukseierforening, Statkraft, Vest-Telemark kraftlag og Rauland kraftforsyningslag Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til formannskapssalen - Få oversikt over status for tekniske tenester - Sjå til at eigne beredskapsplanar er iverkset og finn fram overordna beredskapsplan og relevante tiltakskort. Fase: Tiltak før førstemøtet - Mobiliser og organiser i samsvar med eigne planar - Ha klar PC med CIM og andre relevant verktøy for å få oversikt over involverte ressursar - Vurder kva informasjon som kan frigjevast til media Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Følg opp eigne beredskapsplanar - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte Fase: Demobilisering - Gjev innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gjev innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Sjå til at tilsette får den oppfølginga dei treng (debrief, defuse, støtte)

Page 58

FUNKSJONSKORT 58 Funksjonskort: Kommuneoverlege Kommuneoverlege Ansvarsområde: - Du skal bistå og vera medisinfagleg rådgjevar til beredskapsleiinga - Du har det overordna ansvaret for den samfunnsmedisinske kompetansen, som miljøretta helsevern, smittevern, helsemessig beredskapsplan Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er assisterande kommuneoverlege Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Ha oversikt over kva konsekvensar hendinga har eller kan få for involverte og tilsette, og koma med forslag til tiltak - Iverkset strakstiltak dersom hendinga har umiddelbare konsekvensar for liv eller helse Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Helse- og omsorgssjefen - VHO si beredskapsgruppe - Tilsette innan helse og omsorg Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - AMK - Mattilsynet - Fylkesmannen - andre? Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til formannskapssalen - Vurder kva konsekvensane hendinga kan ha for helsetilstanden - Sjå til at eigne beredskapsplanar er iverkset og finn fram overordna beredskapsplan og relevante tiltakskort. Fase: Tiltak før førstemøtet - Mobiliser og organiser i samsvar med eigne planar - Ha klar PC med CIM og andre relevant verktøy for å få oversikt over involverte ressursar - Vurder kva informasjon som kan frigjevast til media Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Følg opp eigne beredskapsplanar - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte Fase: Demobilisering - Gjev innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gjev innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar)

Page 59

FUNKSJONSKORT 59 Funksjonskort: Plan- og beredskapsrådgjevar Plan- og beredskapsrådgjevar Ansvarsområde: - Du skal bidra i beredskapsleiinga der det trengs - Du skal førebu møte i beredskapsleiinga og føre referat - Du skal rapportere til fylkesmannen, i samarbeid med beredskapsleiar Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er ingen Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Bistå rådmann med situasjonsoversikt og oversikt over om alle relevante partar blir varsla. - Bistå informasjonsansvarleg - Koordinere og overvåke besluttingsprosessane - Rapportere til fylkesmannen i CIM. - Bistå med føring i CIM og ressursoversiktar Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Beredskapsleiinga og beredskapsstaben Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Fylkesmannen beredskapsavdeling Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til formannskapssalen - Vurder konsekvensane hendinga kan ha Fase: Tiltak før førstemøtet - Sjå til at beredskapskassa, beredskapsplanar, kartverk og vertkøy blir nytta - Ha klar PC med CIM og andre relevant verktøy for å få oversikt over involverte ressursar - Vurder kva informasjon som kan frigjevast til media Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Følg opp arbeidsmåten og bistå med å få på plass gode system for informasjonsflyt - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte - Sjå til at fylkesmannen får rapportane som dei etterspør. Fase: Demobilisering - Gjev innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gjev innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Beredskapssituasjonar skal evaluerast. Plan- og beredskapsrådgjevar skal sjå til at ny kunnskap og erfaring blir sikra i planverket og verktøya.

Page 60

FUNKSJONSKORT 60 Funksjonskort: Beredskapsstab/sekretariat Beredskapsstab: Sekretariat for logg og journalføring Ansvarsområde: - De skal syte for nøyaktig loggføring og dokumentasjon av hendingane under beredskapssituasjonen. - De skal bistå beredskapsleiinga med praktiske oppgåver, som innkallingar, meldingar og informasjonsflyt De rapporterer til rådmannen De er ikkje stadfortredarar for nokon . Viktigaste oppgåver - Motta meldingar om beredskapssituasjonen som blir vidaresendt frå Tenestetorget og formidle vidare til rett person. - Loggføre meldingar og informasjon som gjeng inn og ut via sekretariatet - Vera kontaktledd mellom Tenestetorget og beredskapsleiinga - Bistå med ressursoversikt - Bistå med oversikt over informasjonsbehov - Vurdere om innkomne meldingar også skal journalførast i sak- og arkivsystemet. - Dersom ledig: Kontakte andre stader der det blir ført logg (t.d. helsesenter og tenestetorg) for å kontrollere at meldingar kjem fram. - Bistå informasjonsansvarleg - Trykke opp fleire skjema/utskrifter etter behov Viktige samarbeidspartar - Tenestetorget, Plan- og beredskapsrådgjevar, beredskapsleiinga, IT-avdelinga Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til formannskapssalen, ta med berbar PC - Vurder kva verktøy som bør nyttast Fase: Tiltak før førstemøtet - Sjå til at beredskapskassa, beredskapsplanar, kartverk og vertkøy er klart - Gjer klar PC med CIM og andre relevant verktøy for å få oversikt over involverte ressursar - Etabler og oppdater logg og tavle - Etabler ei mappe under G>Beredskap>Hendingar, der alle relevante dokument i saka (til dømes vedlegg, situasjonsrapportar og andre etablerte dokument) skal lagrast. Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Før logg over all relevant kommunikasjon og gjennomførte tiltak, som ikkje blir loggført av beredskapsleiinga - Identifiser om informasjonsflyten mellom Tenestetorg (1.linje) og beredskapsleiing har utfordringar, og eventuelle tiltak - Fotografer informasjonen som er på tavler/veggoppslag og overfør dei til CIM - Planlegg lang tid beredskap. Det bør vera minst 1 times overlapp mellom loggførarane Fase: Demobilisering - Gjev innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar)

Page 61

SKJEMA 61 Skjema loggføring Dato: Situasjon: Tid Frå Til Melding Oppfølging Frigjort Frigjort til til EPS media

Page 62

SKJEMA 62 Skjema bodskapsplattform Bodskapsplatformen er ein del av forarbeidet til mediehandtering. Her blir det oppsummert kva som er viktig å kommunisere. Tema: Utgitt dato: Oppdatert dato: Spesielle omsyn: Bakgrunn og fakta: Skriv kort kva som er status og frigjort informasjon Målsetting og ønska intrykk Kva ønskjer me å oppnå med å gå ut med informasjonen? Kommunikasjonsutfordringar Er det særlege utfordringar knytt til kommunikasjonen og delinga av informasjonen Handtering Korleis handtere kommunikasjonsutfordringane skildra over? Hovudbodskap Kva er det viktigaste me vil formidle? Tiltak Kva tiltak gjer me for å nå ut med bodskapen Andre spørsmål og svar Andre relevante tema

Page 63

SKJEMA 63 Skjema - Registreringsskjema evakuerte på EPS Dette skjemaet er unnateke offentligheit når det er utfylt Stad: Inn Den evakuerte Pårørande Ut Dato Tid Namn Adresse Telefon Merknader Namn Adresse Slektskap Telefon Når Reist til Merknader

Page 64

64 Skjema – Rekvisisjon Vinje kommune Rekvisisjon for kjøp av varer i samband med beredskapshendingar Ordførar, rådmann eller den som desse har delegert rekvireringstilgang til kan skrive ut denne rekvisisjonen for innkjøp knytt til beredskapshendingar. Namn på rekvirent…………………………………………………… Bestillarnr……….………… Namn på den som kan nytte rekvisisjonen: ………………………………………………………… Innkjøpet gjeld: ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………… Denne rekvisisjonen skal leggast ved fakturaen. må merkast med bestillarnummeret Faktura skal sendast til: Vinje kommune Fakturamottak Vinjevegen 192 3890 Vinje Dato for rekvirering: Signatur rekvirent: Dato for innkjøp: Signatur leverandør:

Page 65

MALAR 65 Mal for konsekvensvurdering i førstemøtet Til bruk i samband med konsekvensvurderinga i førstemøtet. Situasjon: Vurdering av konsekvensar Faktorar som kan påverke positivt/ Aksjonar Prioritering negativt Menneske Ytre miljø og kulturminne Økonomiske verdiar Kommunens drift/tillit

Page 66

MALAR 66 Mal første beredskapsmelding (internett/pressemelding/samarbeidspartar) Rådmann og/eller ordførar skal godkjenne pressemeldinga Kopier teksten over på eit dokument med kommunens logo eller inn e-post, nettpublisering. Dato: Tid: Hending: Vinje kommune stadfester at ei hending er rapportert frå [namn på eining/stad] kl. [tidspunkt]. Vinje kommune har sett beredskapsleiinga, som koordinerer støttefunksjonar og varslar alle relevante myndigheiter. Kommunen arbeider no med å skaffe full oversikt over kva som har skjedd, og set i verk tiltak for å handtere situasjonen. Liv og helse er prioritert, i tillegg til tiltak som i størst mogleg grad hindrar at situasjonen utviklar seg vidare. Nytt møte i beredskapsleiinga er kl. Informasjon vil bli frigitt så snart som råd. Klargjort informasjon blir også lagt ut på kommunens heimesider: www.vinje.kommune.no, [FJERN DENNE SETNINGA I NETTSAKA] på facebook og twitter ( @vinjekommune ) Kontaktinfo til Vinje kommune:

Page 67

MALAR 67 Mal for pressemelding Rådmann og ordførar skal godkjenne pressemeldinga Kopier teksten over på eit dokument med kommunens logo eller inn i CIM. Pressemelding nr. XX Dato og klokkeslett Kort, fengande og oppsummerande tittel Innhaldet i meldinga: Kven, kva, kvar og når Beredskapsleiinga i Vinje kommune er samla og overvåkar situasjonen fortløpande. Neste oppdatering kan ventast kl. ..................... Kommunen oppdaterer heimesida www.vinje.kommune.no, facebook og twitter fortløpande. For meir informasjon kontakt Tenestetorget på 35062300

Page 68

ORGANISASJONSKART 68 Mal for instruks til eksterne mannskap (frivillige/innleigde) Fyll ut skjemaet eller bruk det som utgangspunkt til å instruere eksterne mannskap. Hending: Dato: Instruksen gjeld frå/til: Ansvarleg eining: Instruksen gjeld for: Namn på enkeltpersonar, organisasjon, eller det oppdraget som skal løysast Situasjon Skriv så kort som råd kva som er den overordna situasjonen og som er relevant for oppgåvene som skal løysast. Kva har skjedd, kva eller kven er råka, kva er hovudproblema Oppdrag Skriv kort det overordna oppdraget som skal løysast. Utføring Kva skal kvar og ein av ressursane gjere. Dersom det blir mykje å skrive, kan ein vise til munnleg beskjed frå ansvarleg person. Organisering og utstyr Bevertning: Tilgang til utstyr: Behov for ekstrautstyr/verneutstyr – og må ein skaffe det sjølv Kor lenge skal dei vere i arbeid: Registrere seg ut når ein avsluttar arbeidet! Konktaktpersonar og informasjonsflyt Kontaktperson i Namn, Telefonnummer, eventuelt kallesignal kommunen Stad der kontaktpersonen er å finne Andre som skal Namn, Telefonnummer eventuelt kallesignal, merknad t.d. i kva samanhengar kontaktast desse skal kontaktast (ved skade på eigedom kontakt grunneigar) Informasjon: Skriv om kven som skal ha kva informasjon i kva samanhengar. Eventuelt om nokon ikkje skal ha informasjon. Blir ein kontakta av media skal dei visast til politiet, Tenestetorget eller ordførar Skriv her dersom oppdraget medfører teieplikt. Generelt  Set aldri deg sjølv eller andre i fare  Du skal registrerast inn og ut av oppdraget  Sjå til å et og drikk og ta pauser ved behov  Ha alltid med mobiltelefon  Dersom du skal arbeide ute, sjå til at du er sikra med naudsynt utstyr og refleksar  Ikkje ver redd for å stille spørsmål

Page 69

VARSLINGSPLAN 69 Varslingsplan: Ressursar med satelittelefon Dato siste oppdatering: Aug 21 Namn Telefonnummer Merknad Statens vegvesen, 00881622424394 Avdelingsdirektør Vegavdeling Telemark 00881623483107 Kriseleiar Sivilforsvaret Telemark 00 8816 2144 5498 NVE 00 8816 5145 6400 Flaumvarsling (VTK er eit betre alternativ) 00 8816 5146 6399 Beredskap Vest-Telemark kraftlag 00 8816 2142 0260 Straumbrot, beredskap Krisestøtteeininga (KSE) 00 8816 7770 9473 Bø kommune 00 8816 3140 3824 Telefonen er eigd av MTE, som forvaltar telefoner som kan utleverast til eigar- kommunane. Kontaktperson: Arvid Juve Drangedal kommune +870 776 314 671 Denne vil berre vera nytta når mobil/ fasttelefon er nede og Drangedal Everk er i beredskap, eller når det viser seg at kriseleiinga har bruk for den. Nome kommune 00 8816 3140 3824 Telefonen er eigd av MTE, som forvaltar telefoner som kan utleverast til eigar- kommunane. Kontaktperson: Arvid Juve Notodden kommune 1.: +881622476739 nr.1: brannvesenet (døgnbemanna). 2.: +881622476737 nr.2: teknisk vakt (døgnbemanna). 3.: +881623495052 nr.3: kriseleiing - Rådmannens stab. Porsgrunn kommune +881 623 421 771 Sauherad kommune 00 8816 3140 3824 Telefonen er eigd av MTE, som forvaltar telefoner som kan utleverast til eigar- kommunane. Kontaktperson: Arvid Juve Vinje kommune +881651418561 +881651418562 FM TELEMARK 00 8816 2144 3933 FM VESTFOLD 00 8816 4146 3357 FM BUSKERUD 00 8816 3140 3539 FM AUST- og VEST- 00 8816 3140 5079 Pri 1 AGDER 00 8816 3140 3409 Pri 2 FM ROGALAND 00 8816 3140 4536 (Fastmontert) 00 8816 3140 2592 FM HORDALAND 00 8816 2242 5198 (Fastmontert) 00 8816 2247 6650 00 8816 2247 6651 00 8816 2247 6652

Page 70

VARSLINGSPLAN 70 Varslingsplan: Eksterne ressursar Frivillige organisasjonar og Sivilforsvar Dato siste oppdatering: Aug 21 Namn Kontaktperson Telefon Situasjonar Vinje–Haukeli Røde Tor-Aage Dale, Vakt: 95052232 Evakuering Kors Hjelpekorps operativ leiar Transport utanfor veg (beredskapsavtale) Alt: 91392068 Sanitets- og søkeutstyr (sjå eiga liste) Norsk folkehjelp Bård Henning 99017580 Skredhendingar skredgruppe Midtbøen Sivilforsvaret Vakthavende 40 44 08 44 / 35 24 tenestepliktige, depot i Telemark 57 36 00 Åmot. Oppgåver knytt til brannsløkking, rednings- Satellitt: teneste, førstehjelp, søk, 00881621445494 samband, ordensteneste, måling av radioaktiv stråling Øvre Vinje Gunn Seltveit 903 68 053 / 35 Støtte i samband med Sanitetslag Bøe 07 07 17 evakuering og omsorgsarbeid Vinje Sanitetslag Gunvor 917 70 516 Støtte i samband med Strømme evakuering og omsorgsarbeid Bussar, minibussar, drosjer, scooter Dato siste oppdatering: Aug 21 Namn Kontaktperson Telefon Telemark bilruter Svein Olav Strand 35 06 54 00 Sivilforsvaret Kim Haugen 91359448 / 35573600 Vinje Taxisentral (kan stille Lars Martin Kåsene 35 07 22 00 / 41289910 med ambulansevogn for scooter) Rauland Taxi Olav Vadder 992 78 757 Bratland buss Inge Sondre Bratland 35 07 01 89 / 911 97 942 Medieaktørar Dato siste oppdatering: Aug 21 Namn Telefon E-post NRK Østafjells 35 56 02 00 telemark@nrk.no Vest-Telemark blad 35 06 88 00 redaksjon@vtb.no Varden 35 54 30 00 redaksjonen@varden.no TA 35 58 55 32 desken@ta.no

Page 71

VARSLINGSPLAN 71 Varslingsplan: Beredskapsrådet Dato siste oppdatering: Okt 21 Tittel Namn E-post Telefon 1 Telefon 2 Ordførar Jon Rikard Jon.rikard.kleven@ 90970143 35062306 Kleven vinje.kommune.no Rådmann Jan Myrekrok Jan.myrekrok@ 99637676 35062302 vinje.kommune.no Ass. rådmann Anders Sandvik Anders.sandvik@ 95407593 35062303 vinje.kommune.no Plan- og bered- Turid Turid.opsund@vin 98636063 skapsrådgjevar Opsund je.kommune.no Teknisk leiar Åge Verpe Aage.verpe@ 41542036 vinje.kommune.no Leiar helse og Kari Dalen Kari.dalen@ 47894710 35062300 omsorg vinje.kommune.no Repr. Brannvesen Olav Ringhus Olav.ringhus@ 95895639 vinje.kommune.no Vest-Telemark Ole-John ole-john. 95992215 brannvesen Almenning almenning@vtbv.no Repr. Politiet Trond Neri Skal ikkje 35906400 Flothyl stå her Repr. Rauland Tor Olav torolav@rauland- 48017855 35062062 kraftforsyningslag Nystog kraft.no Repr Vest- Ketil Kvåle ketil.kvaale@vtk.no 97141311 35075700 Telemark kraftlag Repr. Røde Kors Tor Aage Dale Tor.aage.dale@ 95052232 91392068 hotmail.com (vakt) (privat) Repr. Sivilforsvaret Kim Haugen Kim.haugen@dsb.no 40440844 91359448 (akutt) (privat)

Page 72

VARSLINGSPLAN 72 Varslingsplan: Evakueringsstader Dato siste oppdatering: Aug 21 Stad Kapasitet Kontakt Rauland Raulandshuset Idrettshallen: 850 sitteplassar, (500 m Eigar: Vinje kommune bord) Festsalen: 210 sitteplassar (140 m bord) Kapellet: 23 sitteplassar Korpsrom: 15 sitteplassar Kjøken. Møterom, garderober, internet, tilknyting til Rauland skule Raulands Overnatting i leilighetar og rom : 50 Ivar Magnesen : 90530556 fjell personar. Sebastian Magnesen : Serveringskapasitet : 100 personar 48121294 Rauland Opptil 450 overnattande. Hotelldirektør: Kristian høgfjellshotell Serveringskapasitet til 250 personar pr. Samnøen bordseting. Tlf.: 99 35 90 00 eller 95 44 33 88 (resepsjon) Rauland Overnatting i hytter/leilighetar: 479 Kristin Larsen: 90127462 skisenter personar Håvard Bjørke: 97095162 Servering Vierli kafeteria : 100 sitteplassar Raulands- Overnattingskapasitet: 49 rom, 95 Dagleg leiar: Marit Jortveit akademiet sengeplassar. Serveringskapasitet: 300 Tlf.: 35073292 (resepsjon) / personar. 47661568 Vaktmeister: Gunnar Hervik 90998222 Åmot Vinjehuset Idrettshall: 1000 ståplassar Eigar: Vinje kommune Festsal: 164 m. bord, 290 utan sitteplass Møterom og opphaldsrom: 40 personar + 14 personar. Kjøken, garderobe, vestibyle. Haukeli/Edland/Vågslid Haukeli hotell Overnattingskapasitet: 25 rom, 50 senger Kamilla Langen Serveringskapasitet: 90 personar Tlf.: 40 86 97 73 Edland Storeguthallen: 450 ståplassar Eigar: Vinje kommune samfunnshus Festsalen: 200 sitteplassar (130 m. bord) Veslesal: 30 sitteplassar Øyfjell Øyfjell Barnehage, skule og grendehus med Eigar: Vinje kommune oppvekstsenter toalett, garderobar, kjøken, gymsal m.m. I tillegg kan Rauland skule, Åmot skule og Edland skule vera aktuelle

Page 73

VARSLINGSPLAN 73 Varslingsplan: Relevante statlege og regionale kontaktar Dato siste oppdatering: Aug 21 Organisasjon/funksjon Relevante situasjonar Telefonnummer Fylkesmannen i Telemark Ved mobilisering av beredskapsleiinga Kontakt via CIM, evt. satelittelefon Vest-Telemark kraftlag (vakt) Bortfall av straum, behov for tekniske 35 07 57 00 hjelpemiddel Rauland kraftforsyningslag Bortfall av straum, behov for tekniske 35 06 20 60 hjelpemiddel Statkraft Flaum, nedbør, vassregulering 35 07 95 35 Telemark sivilforsvarsdistrikt Ved behov for forsterkingsgrupper 40 44 08 44 Beredskapsstøtteeininga Nasjonale hendingar, politiske hendingar 23 95 00 00 vakttelefon Direktoratet for strålevern og Hendingar med radioaktivitet 67 16 26 00 atomsikkerhet Arbeidstilsynets vakttelefon Arbeidsulykker 73 19 97 00 Varslingsplan: personell til forsterking av funksjonar Dato siste oppdatering: Aug 21 Organisasjon/funksjon Leiar Telefonnummer Psykososialt kriseteam Kallast ut etter eiga kontaktliste – kontakt helse Økonomi, plan og utvikling (ØPU) Gry Åsne Aksvik 928 50 037 Næringskontoret Knut Martin Edland 90947295 / 35 06 23 80 Kultur Signe Marie Kittelsaa 958 97 895 / 35 06 23 50 Fellestenesta Margit Elise Karlsen 90526282 / 35 06 23 10 VHO beredskapsgruppe (medisinsk Kari Dalen 478 94 710 / 35 06 23 00 pers.) Varslingsplan: kommunale ressursar (personell og utstyr) Dato siste oppdatering: Aug 21 Organisasjon/funksjon Kontaktperson Telefonnummer Vatn- og avløp Vakttelefon 913 62 400 Data, IKT (legevakt) Vakttelefon 476 81 012 Kjøken Vinje kjøkendrift, Arild Norvik 35 06 25 70 Vaskeri Reinhald og Tekstil 35 06 24 30 VHO beredskapsråd (medisinsk pers.) Anne Marie Loftsgarden 97731293 / 35062543 Tekniske ressursar, underlagt TDV Åge Verpe, leiar TDV 415 42 036 Lastebil med tipp (Åmot) Veghøvel (Åmot) Hjullastar (Åmot) Tor Gunvaldjord / 91687370 / Mindre traktor m/lasteapparat og Tone Nervold Midtbø 99575536 hengar (Åmot, Rauland, Edland) Bilhengar (Åmot, Raul., Edland) Vassugar (Åmot) Lensepumper (Åmot) Brannmateriell og aggregat Olav Ringhus 958 95 639 Liftar (Åmot, Haukeli) Tor Gunvaldjord/ Tor Eikland 91687370/ 91853088 Lunde

Page 74

VARSLINGSPLAN 74 Båt på Songa (Buster) Næringskontoret, Lasse Mathisen 35 06 23 85/ 917 82 441 eller Knut Henriksen 957 33 335 Tankbilar: 1400 l (Åmot), 2800 l Olav Ringhus eller Alarmsentral 958 95 639 (Åmot), 3700 l (Haukeli, Rauland) brann (110)

Page 75

VARSLINGSPLAN 75 Varslingsplan: Beredskapsleiinga og -staben DETTE SKAL ALLTID VERA BAKERSTE SIDE. Umiddelbar varsling Dato siste oppdatering: Aug 21 VURDER Å VARSLE DESSE Organisasjon Relevante situasjonar Telefonnummer Brann Brann, ureining, innesperring 110 Politi Truslar, vald, anna kriminalitet 112 / 02800 Ambulanse/legevakt Ulykker, sjukdom, forgifting 113 / 116117 Beredskapsleiinga Dato siste oppdatering: Okt 21 Rolle (stadfortredar) Namn Telefonnr. Stadfortredar Telefonnr. Ordførar (varaordførar) Jon Rikard 62306 / Tone 95930407 Kleven 90970143 Edland Rådmann (ass. Rådmann) 62302 / 62303 / Jan Myrekrok Anders Sandvik 99637676 95407593 Helse- og omsorgssjef 62562/ Kari Dalen (ass. Helse- og 47894710 Kenneth Haugland 91864495 omsorgssjef) Kommuneoverlege (ass. Marius Opsahl Jens Henrik 47367248 35062500 Kommuneoverlege) Jebsen Informasjon: 62310 / Aud Lillian 62428/ Organisasjonssjef Margit Elise 90526282 Hustveit 95752799 (Skulesjef Rauland skule) Karlsen Evakuering: Plan- og 62380/ økonomisjef Gry Åsne Aksvik 92850037 Knut Martin 90947295 (Næringssjef) Edland Teknisk sjef 62450 / Tone Nervold 62454/ Åge Verpe (avd. ing VA) 41542036 Midtbø 99575536 Plan- og 98636063 Turid Opsund beredskapsrådgjevar Beredskapsstab – skal innkallast saman med beredskapsleiinga Dato siste oppdatering: Aug 21 Rolle Namn Telefon Sekretariat Reidun Lofthus 62330 / 91810902 Sekretariat Solveig Hagen 62343 / 97645141 IKT Vakttelefon 47681012