Page 1

Overordnet Beredskapsplan 1 - 41

Page 2

Vedtak fattet av Senja kommunestyre den 18.12.2019, sak 49/19 «1. Kommunestyret i Senja kommune godkjenner «Overordnet beredskapsplan for Senja kommune». 2. Kommunestyret i Senja kommune delegerer myndighet til kommunedirektøren for fortløpende oppdatering av foreliggende plan. Vesentlige endringer av planen i etterkant av evaluering etter uønskede hendelser legges frem for kommunestyret for godkjenning. 3. Informasjon om psykososialt team og varslingslister oppdateres og legges ut sammen med Overordnet beredskapsplan på kommunens hjemmeside innen 01.01.20 4. Kommunestyret orienteres om uønskede hendelser definert etter beredskapsplanen som «større kriser» jamfør Overordnet beredskapsplan 4.4 Evaluering. 5. Kommunestyret gir kommunedirektøren fullmakt til å innarbeide teksten (tilleggsforslag) og komme tilbake til kommunestyret med ny sak.» Vedtak fattet av Senja kommunestyre den 05.11.2020. sak 172/20 «Kommunestyret tar overordnet Beredskapsplan for Senja kommune til orientering. Kommunestyret ber om revisjon av kommunens helhetlig ROS og ber i denne sammenheng om at kommunens politikere involveres i arbeidet med revisjon av Senja kommunens Helhetlige ROS. Kommunestyret godkjenner at Kommunens kriseledelse danner Styringsgruppen for arbeidet med revisjon av Helhetlig ROS for Senja kommune. Senja Kommune utarbeider egen lokal beredskapsplan for samferdsel som legges frem til behandling i første kommunestyremøte i 2021. Et system med løpende informasjon/varsling til befolkning og næringsliv i forbindelse med stenging/åpning av veier skal være innarbeidet. Næringslivet inviteres til å delta i dette arbeidet, og da spesielt arbeidet for utarbeidelse av varslingsrutinene» Som følge av at vedtaket av 05.11. ved en forglemmelse ikke inneholdt delen vedrørende delegasjon av myndighet for fortløpende oppdateringer av planen, for eksempel etter hendelser og evalueringer beholdes også vedtaket fattet i desember 2019. 2 - 41

Page 3

SKJEMA FOR GJENNOMFØRTE KORRIGERENDE TILTAK DATO FORBEDRINGSPUNKT/AVVIK KORRIGERENDE KAPITTEL ENDRET SIGN TILTAK 31.12.19 Korrigeringer kst 49/19 Beredskapsplan for 9.1.1 LF samferdsel – varslingsrutiner 06.01.20 Korrigeringer innspill Bruk av overskrifter 3, 4 – spesielt 4.2 LF og 4,5 utgår, 13 og 14 06.01.20 Korrigering av Telefonnr og e- 16 – vedlegg LF kontaktinformasjon postadresser kontaktinformasjon og kvalitet og internkontroll 14.02.20 Psykososialt kriseteam Sammensetning og 8 – Psyksosialt LF kontaktinformasjon kriseteam og 16 vedlegg Psykososialt kriseteam 25.05. Beredskapsråd Sammensetning og 5 Beredskapsråd LF kontaktinformasjon og 16 – vedlegg 01.07. Kap 16 Kriseledelse og Kontaktinformasjon Kap 16 vedlegg LF Beredskapsråd oppdatert 01.10. Kap 9 Kommunale Oversikt oppdatert Kap 9 kap 12 LF beredskapsplaner kap 12, Kap 16 - vedlegg Øvelser, Kap 19 Beredskapsråd 31.12 Oppdatert etter øvelse Oversikt oppdatert Kap 2, 3 og 4, LF 16.nov.2020 samt Kap 16 - vedlegg 01.10.21 Oppdatering etter Oversikt oppdatert Kap kap 16 LF organisatoriske endringer vedlegg- korrigeringer for øvrig 18.10.24 Endring av nummerering av Vedlegg er nummeret Kap 15 (tidligere SIS vedlegg. som kap 15 ikke 16 16) som tidligere 18.10.24 Oppdatere henvisninger til Det henvises flere Hele planen SIS vedlegg i planen, samt steder i planen til gjennomgå alle henvisninger vedlegg, dette får oppdatert nummerering. Øvrig henvisninger er også gjennomgått og oppdatert. 18.10.24 Oppdaterert sidenummerering Vedlegg hadde egen Hele planen SIS og innholdsfortegnelse sidenummerering og var ikke med i innholdsfortegnelse. 18.10.24 Psykososialt kriseteam Sammensetning og Kap 15 SIS kontaktinformasjon 18.10.24 Beredskapsråd og kriseledelse Kontaktinformasjon Kap 15 SIS og titler 18.10.24 Oppdatering etter Endret fra rådmann til Hele dokumentet SIS organisatoriske endringer kommunedirektør 18.10.24 Oppdateringer, navn møterom Bruker både navn og Hele dokumentet SIS nummer på møterom for entydighet 18.10.24 Oppdatering etter Presisering om hvem Kap 2.3.1 SIS organisatoriske endringer. som har tilgang til sentralbord og oppdatering av navn på avdeling til servicetorg 18.10.24 Endring av loggføringsverktøy Fra DSM-CIM til Hele dokumentet SIS RAYVN 11.11.24 Satellitt-telefoner Har fjernet satellitt- Hele dokumentet SIS telefoner som en del av teknisk kommunikasjonsutstyr 11.11.24 Loggførere Med overgang til nytt Hele dokumentet SIS loggføringsverktøy er det ikke behov for 3 - 41

Page 4

egne loggførere. Disse er derfor fjernet. 11.11.24 Andre beredskapsplaner Har fjernet Kap 8.1.1 SIS Beredskapsplan for akuttmottak av asylsøkere, vil ivaretas av beredskapsplan helse 11.11.24 Andre beredskapsplaner Oppdatert status Kap 8.1.1 SIS 11.11.24 Fordelingsliste Har oppdatert Kan 14.1 SIS fordelingsliste med at alle virksomhetsledere skal ha overordnet beredskapsplan. Har endret ordlyd slik at det er entydig at alle selv har ansvar for å ta planen ut på papir 03.12.24 Beredskapsråd Oppdatert Kap 4.1 SIS kontaktinformasjon og Kap 14.1 navn for flere aktører. Kap 15.1.4 Fjernet Midt- Tromsgruppen av NRRL Tatt inn ambulansetjenesten. 21.02.2025 Psykososialt kriseteam Oppdatert med riktige Kap 15.1.3 SIS deltakere i kriseteam. Fjernet telefonnumre (må kontaktes via legevakt, politi eller strategisk ledelse) 01.04.25 Kontaktinformasjon, Oppdatert med riktig Kap 15.1.1 SIS kriseledelse og beredskapsråd kontaktinformasjon ny Kap 15.1.4 kommunalsjef helse og omsorg, samt Norsk folkehjelp 08.04.25 Psykososialt kriseteam Oppdatert om Kap 7.1 SIS deltakere i psykososialt kriseteam 12.09.25 Beredskapsråd Har oppdatert Kap 15.1.4 SIS kontaktinformasjon 17.09.2025 Kriseledelsen Har tilføyd to Kap 2.1 SIS eksempler på «fagpersoner» som kan innkalles for å støtte kriseledelsen; avdelingsleder IT og kommunikasjonssjef 4 - 41

Page 5

5 - 41

Page 6

Innhold 1.0 Kommunal beredskap for Senja kommune ................................................................................... 8 1.1 Bakgrunn og mål ......................................................................................................................... 8 1.2 Definisjoner .................................................................................................................................. 8 2 Beredskapsorganisasjon .............................................................................................................. 9 2.1 Kommunens kriseledelse ............................................................................................................ 9 2.2 Varsling av den kommunale kriseledelsen .................................................................................. 9 2.3 Innkalling av den kommunale kriseledelsen ..............................................................................10 3 Kriseledelsens rolle og oppgaver ..............................................................................................11 3.1 Kriseledelsens oppgaver ...........................................................................................................11 3.2 Nedtrappingsfase/etterbehandling ............................................................................................13 3.3 Evaluering ..................................................................................................................................14 3.4 Delegert fullmakt til kommunal kriseledelse ..............................................................................14 4 Beredskapsråd .............................................................................................................................15 4.1 Beredskapsrådets Sammensetning ..........................................................................................15 4.2 Beredskapsrådets myndighet ....................................................................................................15 4.3 Beredskapsrådets oppgaver .....................................................................................................15 4.4 Beredskapsrådets møter ...........................................................................................................16 4.5 Rapportering ..............................................................................................................................16 5 Kriseledelsens informasjonsopplegg ........................................................................................16 5.1 Mål for informasjon i krisesituasjon ...........................................................................................16 5.2 Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering ........................................................16 5.3 Informasjonsflyt .........................................................................................................................17 5.4 Informasjonskanaler ..................................................................................................................17 5.5 Informasjonskontor og publikumstjeneste .................................................................................18 5.6 Informasjon etter krisen .............................................................................................................18 6 Evakuering og forpleining ..........................................................................................................18 6 - 41

Page 7

7 Krisepsykiatri – psykososialt kriseteam ...................................................................................19 7.1 Senja kommunes Psykososiale kriseteam: ...............................................................................19 7.2 Intern informasjon om psykososialt kriseteam i Senja kommune .............................................19 8 Beredskapsplaner ........................................................................................................................19 8.1 Kommunale Planer for beredskap .............................................................................................20 9 Ansvarsdeling mot politi/lensmann og statsforvalter..............................................................21 10 Samarbeidsavtaler .......................................................................................................................22 Senja kommune har samarbeidsavtaler med følgende organisasjoner: ................................................22 11 Øvelser, evaluering og opplæring..............................................................................................22 11.1 Øvelser ......................................................................................................................................22 11.2 Evaluering ..................................................................................................................................22 11.3 Opplæring ..................................................................................................................................23 12 Kvalitetssikring, internkontroll og oppfølging ..........................................................................23 12.1 Kvalitetsrevisjon og internkontroll ..............................................................................................23 13 Utfyllende informasjon ................................................................................................................24 13.1 Lokaler, samband og utstyr for kommunal kriseledelse ............................................................24 13.2 Godtgjørelse i beredskapssammenheng. ..................................................................................25 14 Fordelingsliste .............................................................................................................................25 14.1 Fordelingsliste ...........................................................................................................................25 15 Vedlegg .........................................................................................................................................27 15.1 Kontaktinformasjon. ...................................................................................................................27 15.2 Kvalitet og internkontroll- verktøy og skjemaer .........................................................................31 15.3 Rapport fra årlig kontroll og oppfølging .....................................................................................35 15.4 Logg- og rapportmal ..................................................................................................................37 7 - 41

Page 8

1.0 Kommunal beredskap for Senja kommune 1.1 Bakgrunn og mål Kriseledelsen i Senja kommune skal koordinere og lede alle kommunale tiltak når en krise oppstår, og den på grunn av omfang og tidshensyn ikke kan løses av kommunens normale (daglige) administrative og folkevalgte organisasjon. Nødvendige tiltak skal normalt gjennomføres i samsvar med gjeldende planer for beredskapen i de forskjellige utøvende virksomheter. All kriseledelse skal gjennomføres på lavest mulig nivå. Kommunens plikter fremgår av lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven). Kommuneplanens samfunnsdel for Senja kommune omtaler kommunens beredskap i flere av planens fokusområder. Overordnet beredskapsplan bygger på dette. Fellesnemda behandlet i sitt møte den 19.06.19, sak 38/19, Helhetlig Risiko- og sårbarhetsanalyse for Senja kommune og fattet følgende vedtak enstemmig: «1. Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Senja kommune vedtas med de anbefalinger og forslag til tiltak som fremkommer i rapporten. Prioritering og tidsplan for oppfølging av foreslåtte tiltak må avklares, samt ansvar for oppfølging. 2. Risiko- og sårbarhetsanalysen danner grunnlag for utarbeidelse av øvrige planverk for å ivareta samfunnssikkerhet og beredskap i Senja kommunen. 3. For å styrke kommunens arbeide med samfunnssikkerhet og beredskap, innarbeides tiltakene i budsjett og økonomiplan og øvrige planverk.» Målet med Overordnet Beredskapsplan er å sikre at Senja kommune kan ivareta en tilfredsstillende beredskap i henhold til «Risiko- og sårbarhetsanalysen» og gjeldende lovverk. I tilknytning til Overordnet beredskapsplan utarbeides det tiltakskort for de uønskede hendelsene som er fokusert i «Helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse» 1.2 Definisjoner Krise er definert som en uønsket hendelse som rammer større grupper av mennesker og som er mer omfattende enn det det ordinære tjenesteapparat kan takle tilfredsstillende, uten bistand fra andre. Beredskapsplanen er «forberedte handlinger for å møte uønskede hendelser/kriser og andre påkjenninger som i art eller omfang går utover det som regnes som normalrisiko i fredstid». Kommunens oppgave er alltid først og fremst å være der for sine innbyggere, samt å sikre tjenesteytingen ovenfor disse. Beredskapsplanen er en overordnet plan som sammen med fagplaner for beredskap, utarbeidet av kommunens forskjellige virksomheter, utgjør kommunens totale beredskapsplanverk. I Overordnet beredskapsplan fremgår hvordan kommunens skal håndtere hendelsene som er analysert i kommunens Helhetlige ROS. 8 - 41

Page 9

Etterfølgende planer for kommunal krisehåndtering er primært utarbeidet for uønskede hendelser og kriser i fredstid. Planene skal enkelt kunne tilpasses tilsvarende situasjoner i krig. LRS betyr Lokal Rednings Sentral. Etableres jevnlig av politimester når aktuell hendelse betinger samordning av innsatsressurser. Når LRS opprettes overtar politimester ansvaret for krisehåndteringen. Kommunen blir da ressursleverandør i forhold til LRS` behov. 2 Beredskapsorganisasjon 2.1 Kommunens kriseledelse Kriseledelse vil være den som i øyeblikket har det kommunale ansvaret for å lede krisen. I akuttfasen vil det normalt være «vakthavende tjenestemann». Kommunens kriseledelse, etter den første akuttfase, består av: • Kommunedirektøren • Kommunalsjef oppvekst og kultur, kriseleders stedfortreder. • Kommunalsjef helse og omsorg • Kommunalsjef samfunnsutvikling • Ordfører/varaordfører • Andre "fagpersoner", kommunale og/eller eksterne, som ansees nødvendige for å håndtere foreliggende hendelse, for eksempel avdelingsleder IT, kommunikasjonssjef, kommuneoverlege, smittevernlege, brannsjef, politi. • Beredskapskoordinator bistår kriseledelsen i deres arbeid. Stedfortreder(e) for den kommunale kriseledelsen vil være ansatt(e) som i stillingsbeskrivelse har nedfelt denne funksjon, alternativt den kommunedirektøren bemyndiger. Ordfører har informasjonsansvaret. 2.2 Varsling av den kommunale kriseledelsen Mindre kriser og uhell forutsettes fortsatt løst av det ordinære driftsapparat uten innkalling av kommunens kriseledelse, men det er alltid viktig at overordnet leder blir orientert om hvordan en uforutsett hendelse håndteres. Enhver medarbeider i Senja kommune skal, når han/hun får kjennskap til en krise, gjennomføre nødvendige strakstiltak for å begrense krisen og iverksette skadebegrensende tiltak. Eventuell akutt meddelelse (info) gis til personer i alvorlig fare. Ved større kriser skal den kommunale kriseledelse varsles via overordnet virksomhetsleder/sektorleder/avdelingsleder slik: 1. Kommunedirektør 2. Kommunalsjef oppvekst og kultur 9 - 41

Page 10

3. Kommunalsjef samfunnsutvikling 4. Kommunalsjef helse og omsorg 5. Ordfører/varaordfører Kommunens Beredskapskoordinator bistår med varsling og innkallelse av Kriseledelsen 2.3 Innkalling av den kommunale kriseledelsen • Kommunedirektør (eventuelt stedfortredere) vurderer, i samråd med kommunalsjef for området/ordfører, krisens omfang. • Kommunedirektøren innkaller etter behov, hele eller deler av, kommunens kriseledelse og nødvendig fagpersonale i og utenfor kommunen. (Se varslingslisten for Kriseledelsen i kap. 15.1.1) 2.3.1 Kontorlokaler, samband, nøkler etc. • Kontor for kriseledelsen er formannskapssalen. Tilstøtende kontorer fungerer om nødvendig som avlastningskontorer. Møterom 3, Kvænan, benyttes som informasjons- /kommunikasjonskontor. • Operativt område er Senja rådhus, 3. etasje. • Større møter og stor media orientering holdes i kommunestyresalen, 4.et. i Rådhuset eller i kulturhuset • Ved langvarig strømbrudd, eller andre omstendigheter som gjør at rådhuset ikke kan benyttes, forflytter kriseledelsen seg til Finnsnes omsorgssenter v/møteromsavdelingen ved kafeen og lokalene der. (Nødstrømsaggregat) • Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. • I den grad det er hensiktsmessig gjennomføres møtene i Senja kommunes Kriseledelse ved bruk av Teams eller tilsvarende verktøy. Teknisk kommunikasjonsutstyr vil normalt være: • Mobiltelefon • Internett. • Nødnett Virksomhetsleder organisasjon har overordnet ansvar for sentralbord. Tilgang til sentralbordet har avdelingsleder Service og kommunikasjon , og de arbeidstakerne ved servicetorget som avdelingsleder beslutter skal ha tilgang. Følgende personer har fått opplæring i å slå av og på innbruddsalarmen på rådhuset: Kriseledelsen bestående av Kommunedirektør, Kommunalsjefer og Ordfører. 10 - 41

Page 11

3 Kriseledelsens rolle og oppgaver 3.1 Kriseledelsens oppgaver 1. Skaffe oversikt over inntruffet hendelse og hvilke konsekvenser det kan ha for kommunen og kommunens innbyggere. 2. Avklare ansvarsforholdet til politi /lensmann. (se kap. 9) - Lensmann og statsforvalteren varsles om at kommunens kriseledelse har trådt i funksjon. 3. Benytte eksisterende (og normale) kommandolinjer i størst mulig grad. 4. Holde løpende kontakt med lensmann/politi/Lokal Rednings Sentral (LRS) og statsforvalteren. Hvis LRS trer i funksjon overtar denne ansvaret for krisehåndteringen. Kommunen blir da ressursleverandør til LRS. Kommunens ansvar ligger alltid i å sikre leveranse av tjenester til kommunens innbyggere. 5. Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. (se kap. 15.1.1 - 15.1.4). 6. Iverksette informasjonstiltak, (se 5.2 og Kriseinformasjonsplanen), og eventuelt nødvendige tiltak med evakuering, forpleining og krisepsykiatri (se kap 6 og 7 ). 7. Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. (se kap. 8) 8. Lede, koordinere og prioritere kommunens totale innsats og utnytte alle tilgjengelige kommunale ressurser. 9. Avgi periodisk rapport til statsforvalteren. Kriseleder/kommunedirektør Kommunedirektøren eller den som til enhver tid har oppgaven med å være kriseleder har følgende oppgaver: • Vurdere behov for, innkalle og lede kriseledelsen • Etablere kontakt med «hendelseseier», dvs. den som er ansvarshavende for virksomheten hendelsen sorterer under • Innhente opplysninger og vurdere situasjonen i kommunen og eventuelt nærliggende kommuner. o Så tidlig som mulig vurdere og avklare følgende: ▪ Hva har skjedd? ▪ Hvordan kunne dette skje? ▪ Hva er gjort? ▪ Hvorfor? ▪ Hvem har ansvaret? ▪ Hva er konsekvensene? ▪ Hva gjøres nå for å løse problemet? • Fatte beslutninger om å sette i verk tiltak for å hindre skader på personer og materielle verdier 11 - 41

Page 12

• sørge for at kriseledelsen har kontakt med lokal redningstjeneste (lensmannen), statsforvalteren og andre eksterne samarbeidspartnere • Prioritere kommunens egne ressurser • Sørge for at det blir utarbeidet og distribuert informasjon til egne ansatte, innbyggere og medier • Sørge for bistand til evakuering og bemanne mottakssentre for evakuerte og pårørende • Bidra til innkvartering og forpleining av forulykkede og redningsmannskaper • Sørge for at personer som har vært utsatt for store påkjenninger får hjelp fra kommunens psykososiale team • Sikre vann- og strømforsyning • Rette opp skader på kommunikasjoner og andre anlegg • Gjennomføre rasjonerings- og reguleringstiltak • Rydde et skadested og yte innsats for å beskytte miljøet • Gjennomføre forebyggende tiltak mot egen virksomhet • Avgi periodiske rapporter om situasjonen til Fylkesmannen • Alle aktiviteter skal loggføres, fortrinnsvis i RAYVN • Etablere kontakt med statsforvalterens beredskapsavdeling • Etablere kontakt med lensmannen på telefon 02800 (omtales også som lokal redningsledelse (LRS) • Iverksette relevante støttefunksjoner som psykososialt støtteteam, evakueringsmannskaper, informasjonstjeneste mv • Ved avslutning av krisen sikre rapporter og evaluering av krisehåndteringen • Holde oversikt over, og disponere ressurser i staben/støtte, etablere ekspedisjonstjeneste for kriseledelsen o servicetorg, informasjon og kommunikasjon, personell til betjening av hjemmeside og andre digitale kanaler • Være kriseledelsens kontaktperson overfor fellesadministrasjonen stab/støtte • Bistå ordfører i informasjonsarbeidet • Opprette informasjonskanaler til publikum • Utarbeide pressemeldinger • Holde oversikt over ROS-analyser innen sine fagområder • Sikre oppdatert oversikt over alt fagpersonale og deres kontaktinformasjon Ordfører • Ansvar for formidling av kommunens informasjonsbudskap og være kommunens «ansikt utad» • Uttale seg på vegne av kommunen Kommunalsjef samfunnsutvikling • Ha ansvar for Risiko og sårbarhetsplan og beredskapsplaner innen samfunnsutvikling (Brann, vann, avløp, samferdsel, renovasjon, bygg og evakuering) • Følge opp kriseplan bygg • Følge opp kriseplan vann • Følge opp kriseplan for avløp • Følge opp kriseplan brann 12 - 41

Page 13

• Ha ansvar for oljevernberedskap gjennom IUA • Følge opp Beredskapsplan for Samferdsel • Følge opp beredskapsplan for havner • Holde oversikt over ROS-analyser innen sitt fagområder • Holde oversikt over brannressurser • Holde oversikt over øvrige ressurser Samfunnsutvikling rår over • Sikre oppdatert oversikt over alt fagpersonale og deres kontaktinformasjon Kommunalsjef helse og omsorg • Ha ansvar for oversikt alle beredskapsplaner innen Helse og omsorg • Holde oversikt over ROS-analyser innen sitt ansvarsområder • Sikre oppdatert oversikt over alt fagpersonale og deres kontaktinformasjon • Være bindeledd mellom kriseledelsen og kommunens psykososiale kriseteam • Holde oversikt over øvrige ressurser Helse og omsorg råd over Kommunalsjef Oppvekst og kultur • Ha ansvar for oversikt over alle beredskapsplaner innen barnehage, skole og barnevern • Holde oversikt over ROS-analyser innen sitt fagområder • Sikre oppdatert informasjon over alt fagpersonell og deres kontaktinformasjon • Holde oversikt over øvrige ressurser Oppvekst og kultur rår over • Å lede evakueringsarbeidet jf. Evakueringsplanen Beredskapskoordinator • Bistå kriseleder med varsling og innkallelse av Kriseledelsen • Bistå kriseleder med beredskapsfaglig informasjon i krisesammenheng • Holde kontakt med Statsforvalterens beredskapsavdeling og sikre nødvendige rapporter • Sikre oppfølging av nødvendige øvelser, opplæring og kvalitetsrevisjon/internkontroll • Sikre fortløpende oppdatering av beredskapsplaner og oppdatering av foreliggende ROS analyser ved behov • Bistå kriseleder med å sikre evaluering av krisehåndteringen etter endt krise • Bistår kommunalsjefene med utarbeidelse av Risiko- og sårbarhetsanalyser • Har ansvar for at det føres logg og sikrer opplæring og øvelser overfor kommunens loggførere • Bistår kriseledelsen med å holde varslingslister og ressursoversikter oppdatert 3.2 Nedtrappingsfase/etterbehandling Kriseledelsen gjennomgår situasjonen og fatter evt. følgende vedtak: • At krisen er over og at kommunen går tilbake til vanlig drift. • Om (og eventuelt hvor lenge) opplegg for kriseinformasjonen skal opprettholdes etter at kriseledelsen andre oppgaver er avsluttet. • Gjennomføre debrifing om nødvendig. 13 - 41

Page 14

• Igangsetting av nødvendig tiltak for oppfølging av alt innsatspersonell. 3.3 Evaluering Vurdering/gjennomgang av hendelsesforløp av krise skal evalueres så snart som mulig etter at krisen er over. Gjelder alle oppgaver og aktiviteter som tilligger kommunal kriseledelse. Det skal utarbeides en skriftlig evalueringsrapport som forelegges kommunestyret. Ved vesentlige avvik fra beredskapsplanen skal beredskapsplanen vurderes og revideres korrigeres umiddelbart. 3.4 Delegert fullmakt til kommunal kriseledelse Det er påkrevet med fullmakter til kommunens kriseledelse (i fredstid). Ved mobilisering og krig vil ordføreren også få de fullmakter som til enhver tid ligger i gitte lover og kongelige resolusjoner. I krisesituasjoner, jf. kommunens Overordnede beredskapsplan, har kommunedirektøren følgende fullmakter: (I kommunedirektørens fravær delegeres fullmakter videre til (i prioritert rekkefølge) kommunedirektørens stedfortreder, kommunalsjefer) 1. Utøve nødvendig kommunal myndighet som situasjonen krever. 2. Stanse midlertidig enkelte av kommunens virksomheter for å omdirigere ressurser til redningstjeneste m.m. 3. Omdisponere kommunalt personell og maskiner/redskaper til påtrengende hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgaver som situasjonen krever. 4. Pålegge overtids- og ekstraarbeid. 5. Disponere inntil kr 1 000 000 til nødvendig aktivitet/hjelp til kriserammede til forpleining og husrom, skadebegrensning, og nødvendige sikringstiltak for å verne liv, verdier og miljø, hjelp ved akutt behov for opprydding og utbedring av materielle skader og funksjonsforstyrrelser. Rammebeløpet ovenfor i pkt. 5, kan overskrides ved påtrengende behov, og bevilgende folkevalgte organ ikke kan sammenkalles. 6. Alle utgifter som påløper av delegert fullmakt skal i regnskapet føres samlet på eget prosjektnummer. 7. Oversikt over forbruk av midler etter ovenstående skal så snart som mulig forelegges formannskapet til godkjenning. 14 - 41

Page 15

4 Beredskapsråd Formål og sammensetning på rollenivå Forskrift om kommunal beredskapsplikt pålegger kommunen å arbeide systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeidet, for å ivareta de grunnleggende samfunnsverdiene. Plikten omfatter kommunen som myndighet innenfor kommunens geografiske område, som tjenesteprodusent overfor egen befolkning og som pådriver overfor ikke-kommunale aktører med beredskapsansvar. Beredskapsrådet er en arena for ivaretakelse av denne plikten. 4.1 Beredskapsrådets Sammensetning Ordfører - leder Varaordfører Kommunedirektør Kommunalsjef Samfunnsutvikling Kommunalsjef Helse og omsorg Kommunalsjef oppvekst og kultur Brannsjef Kommuneoverlege/smittevernlege Politi/Lensmann Norsk folkehjelp avd Midt-Troms Røde kors 2 representanter (Finnsnes Røde kors og Berg Røde kors) NKS Senja omsorgsberedskapsgruppe Redningsselskapet Sivilforsvaret HV 16 Ambulansetjenesten Beredskapskoordinator utgjør Beredskapsrådets sekretariat. Kontaktinformasjon se kap. 15.1.4 4.2 Beredskapsrådets myndighet Beredskapsrådet har rådgivende myndighet. Det enkelte medlem er ansvarlig for at rådets anbefalinger legges frem for vurdering og oppfølging i egen organisasjon. 4.3 Beredskapsrådets oppgaver Beredskapsrådet er kommunens samarbeid i samfunnssikkerhet og beredskapsspørsmål. Rådet skal være et forum for samordning og gjensidig utveksling av informasjon. Eksempel på aktuelle tema for beredskapsrådet: 15 - 41

Page 16

• Samordning av aktørenes beredskapsplaner • Styrking av samarbeidet på tvers av «etats»- og forvaltningsgrenser • Klargjøring av ansvars og rolledeling • Gjensidig orientering om planlegging og ressursutvikling • Beredskapsvurdering i samfunnsplanlegging i forbindelse med regulerings- og kommuneplaner 4.4 Beredskapsrådets møter Beredskapsrådet innkalles til møte minst en gang hvert år. Ordføreren har ansvar for innkallingen og leder beredskapsrådets møter. Det føres protokoll fra møtene. 4.5 Rapportering Beredskapsrådets aktivitet rapporteres gjennom omtale av beredskapsarbeidet i kommunens årsberetning. 5 Kriseledelsens informasjonsopplegg Under følger hovedpunkter for informasjonshåndtering ved krisesituasjoner. For utfyllende opplysninger henvises det til kommunens kriseinformasjonsplan. Ansvarlig for kriseinformasjonsplanen er Kommunedirektør ved virksomhetsleder organisasjon som informasjonsleder. 5.1 Mål for informasjon i krisesituasjon Informasjon i krise skal gis hurtig og korrekt til: - kommunale organ (intern informasjon) - rammede/involverte i krisen (skadde/overlevende/evakuerte) - pårørende/enkeltpersoner - befolkning generelt - media Informasjonsbehovet må aldri undervurderes!!! 5.2 Overordnede informasjonsprinsipper ved krisehåndtering - Informasjon er et lederansvar. Kriseledelsen er ansvarlig for at informasjon blir gitt – korrekt, raskt og målrettet. 16 - 41

Page 17

- Informasjon skal gis samordnet fra alle ledd og framstå enhetlig for mottakeren. - Informasjon skal komme aktivt fra den som har ansvaret. - Informasjon skal følge vanlige kommandolinjer for melding i systemet. - Informasjon skal bygge på dialog med omverdenen. 5.3 Informasjonsflyt Intern informasjon: Informasjonsflyt/kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, kommunens øvrige organer og de involverte i krisen på stedet skal følge linjeorganiseringa. Aktuelle virkemidler er oppdatering på intranett, orienteringsmøter, løpesedler mv Ekstern informasjon: Informasjonsflyt/kommandolinjer for informasjon mellom kriseledelse, pårørende, befolkning generelt og mediene Ordfører skal selv eller den kriseleder bemyndiger infosystemet til å: - gå direkte ut i media. - holde informasjonsleddene oppdatert Teknisk tilrettelegging avklares med informasjonsleder/virksomhetsleder organisasjon etter beskjed fra kriseledelsen. 5.4 Informasjonskanaler Internett: www.senja.kommune.no – egen krisemodus som aktiveres når kriseledelsen erklærer krisesituasjon. Radio: NRK P1/Troms TV: NRK Nordnytt TV2 Lokale aviser: Troms Folkeblad Søndre Seniens budstikke – senjanytt.no Nordlys 17 - 41

Page 18

Sivilforsvaret: Sivilforsvarets varslingssentral «viktig melding – lytt på radio» 5.5 Informasjonskontor og publikumstjeneste Viser til kriseinformasjonsplan for Senja kommune. Informasjon til pårørende som kommer til Senja kommune/kriseledelse Viser til kriseinformasjonsplan for Senja kommune. 5.6 Informasjon etter krisen Viser til kriseinformasjonsplan for Senja kommune. 6 Evakuering og forpleining Ansvarlig for plan: Kommunedirektøren. Evakuering av lokalbefolkning kan bli satt i verk av politiet. Planen er bygd opp ut fra følgende forutsetninger: 1. Planlagt evakuering som normalt vil strekke seg over flere dager. Her vil overnattingsmuligheter, forpleining etc. være dominerende elementer. Tilflyttingsnemnda og innkvarteringsnemndene aktiviseres og tilskrives umiddelbart etter valget. 2. Akutt evakuering som må organiseres uten forutgående varsel. Her vil mottak, registrering og midlertidig losji være hovedelementer. En slik situasjon vil bestå i en kortere tid (lokaler, forpleining og avtaler). Planen inneholder informasjon om: • transport • innkvartering • forpleining (også av innsatspersonell) • samband • opplegg for krisepsykiatri, se pkt.5.4. • registrering av ankomne personer • informasjon (knyttes til informasjonsplan for kriseberedskap) • plan for rullering av innsatspersonell Jf. Plan for Evakuering og forpleining for Senja kommune datert juli 2020. 18 - 41

Page 19

7 Krisepsykiatri – psykososialt kriseteam Ved store kriser (katastrofer) kan det være behov for betydelig krisepsykiatrisk innsats. Psykososialt kriseteam er slik sammensatt og ved behov for psykososial krisehjelp innkalles medlemmer i psykososialt kriseteam i uprioritert rekkefølge og den første det oppnås kontakt med, innkaller andre i teamet. 7.1 Senja kommunes Psykososiale kriseteam: Leder for Psykososialt kriseteam er virksomhetsleder for psykisk helse og rus. For oversikt over medlemmer i Psykososialt kriseteam, se 15.1.3. Leder for Psykososialt kriseteam vil kunne peke ut fagfolk i de ulike deler av kommunen alt etter hvilken krise som har oppstått. Leder for kriseteamet rapporterer til Kommunalsjef Helse og omsorg hovedpunktene i hvordan kriseteamets arbeid har vært i varetatt i etterkant av alle kriser der kriseteamet har vært involvert. 7.2 Intern informasjon om psykososialt kriseteam i Senja kommune Psykososialt kriseteam er støtte-apparatet for mennesker i psykisk og/eller sosial krise ved spesielle dødsfall, katastrofer, ulykker og andre hendelser. I prinsippet bør mest mulig av hjelpen komme fra den/de rammedes nærmiljø, det vil si mobilisering av støtte fra familie, venner, arbeidskollegaer, naboer osv. Den kommunale støttegruppen for mennesker i kriser er et supplement, og/eller alternativ i tilfeller der det sosiale nettverket ikke har tilstrekkelig hjelperessurser. Unntaket er ved større katastrofer og ulykker, i slike situasjoner skal det tilbys profesjonell hjelp fra kommunen. Kommunens kriseteam følger opp de involverte i akuttfasen, dvs. de første døgnene etter hendelsen. Kriseteamet skal være behjelpelig slik at de som har behov for videre oppfølging i det ordinære tjenesteapparatet. Se for øvrig rutine for psykososialt kriseteam. 8 Beredskapsplaner For å imøtekomme lov- og forskriftskrav må kommunen ha nødvendig beredskap innen en rekke områder. For å imøtekomme disse kravene har kommunen følgende beredskapsplaner: 19 - 41

Page 20

8.1 Kommunale Planer for beredskap Alle "utøvende" beredskapsplaner finnes i de forskjellige fagplaner i kommunens virksomheter. Alle planer skal blant annet inneholde oversikt over alle ressurser (i og utenfor kommunen), som kan brukes i en krise. 8.1.1 Nødvendige kommunale beredskapsplaner: Kriseinformasjonsplan for Senja kommune: Ansvarlig: Kommunedirektøren – oppdatert juli 2020 Evakueringsplan Ansvarlig: Kommunal kriseledelse v/kommunedirektøren- oppdatert juli 2020 Beredskapsplan for vannforsyning Ansvarlig: Kommunalsjef Samfunnsutvikling – virksomhetsleder Infrastruktur – Under oppdatering Beredskapsplan for avløp Ansvarlig: Kommunalsjef Samfunnsutvikling/Virksomhetsleder Infrastruktur - Under oppdatering. Beredskapsplan for samferdsel Ansvarlig: Kommunalsjef Samfunnsutvikling /Virksomhetsleder Infrastruktur - febr 2021 Det rettes henvendelser til Troms og Finnmark fylkeskommune om beredskapsplan for fylkesveger og henvendelse til Statens vegvesen for riksveger. Målet her er å sikresamferdselsløsningene for Senja kommunes innbyggere og næringsliv. Brannordningen Ansvarlig: Kommunalsjef samfunnsutvikling/Brannsjef. Beredskapstiltak er innarbeidet – 2021 Beredskapsplan akutt forurensning - IUA Ansvarlig: Kommunalsjef samfunnsutvikling/ IUA v/Brannsjef – Det arbeides med planen, ferdig første halvår 2025. Havneberedskapsplan- (ISPS) Ansvarlig: Kommunalsjef samfunnsutvikling - (sept 2021(fortrolig) Beredskapsplan for akuttmedisin, helse, omsorg og sosiale tjenester. Ansvarlig: Kommunalsjef Helse og omsorg / Kommuneoverlegen – Under oppdatering Smittevernplan Ansvarlig. Kommuneoverlege/Kommunalsjef Helse og omsorg 20 - 41

Page 21

Pandemiplan Ansvarlig: Kommuneoverlege/Kommunalsjef Helse og omsorg – Oppdatert juni 2020 Atomberedskapsplan Ansvarlig: Kommunalsjef Helse og omsorg/Kommuneoverlege – Oppdateres høst 2022 Beredskapsplan for skole og barnehager: Beskriver forberedende tiltak som er nødvendige i en krise/krigssituasjon. Øke barnehagene og skolenes omstillingsevne. Ansvarlig: kommunalsjefen for oppvekst og kultur – oppdatert kriseperm for skolene og barnehagene under oppdatering Samlet plan for lengre strømbrudd: Ansvarlig: Nett og strømleverandør. Senja kommunes ansvar her er oversikt over bygninger som må prioriteres i en strømforsyning – Ansvarlig Senja kommune – Kommunalsjef Samfunnsutvikling/Virksomhetsleder teknisk drift – Oppdatert vår 2020 9 Ansvarsdeling mot politi/lensmann og statsforvalter Politiet har generelt ansvar for å lede (ledelse betyr også informasjonsansvar): • Redningsaksjoner hvor det er fare for tap av menneskeliv, fare for skade på mennesker eller tap av store verdier. • Saker der det er begått straffbare handlinger eller det er mistanke om dette. Ved etablering av kommunal kriseledelse varsles Lokal Rednings Sentral (LRS) omgående. Kommunal ledelse må være forsiktig med å kommentere hendelser som vil bli etterforsket for straffbare handlinger, også om forhold som ikke direkte berører etterforskningene. Dersom i tvil, kontakt lensmannen. Lensmannen kan i samråd med kommunen overdra deler av ansvaret for krisehåndteringen til den kommunale kriseledelsen. Kommunen vil normalt ha ansvaret for kriseledelse for hendelser som strekker seg over lenger tid og hvor fare for menneskeliv er lav, eksempelvis flom, ras, skogbrann o.l. Statsforvalteren kan fra sentralt hold gis anledning til, ved større regionale kriser, å overføre ansvaret for kriseledelsen fra politimestrene til egen krisestab. 21 - 41

Page 22

10 Samarbeidsavtaler Senja kommune har samarbeidsavtaler med følgende organisasjoner: Ressurseier/aktør Ressurstype Redningsselskapet Egen ressursoversikt – i vedlegg til evakueringsplanen E Finnsnes og omegn Røde kors Egen ressursoversikt – Evakueringsplanen - vedlegg Norsk folkehjelp avd. Midt -Troms Egen ressursoversikt – Evakueringsplanen - vedlegg NKS sanitetsforeningen i Senja Egen ressursoversikt – Evakueringsplanen - vedlegg Midt-Tromsgruppen av NRRL (Norsk Egen ressursoversikt Radio Reelæ Liga) 11 Øvelser, evaluering og opplæring 11.1 Øvelser Kommunens beredskapsplan skal øves minst hvert annet år, jf. forskrift om kommunal beredskapsplikt § 7. Så langt det er mulig gjennomføres det en øvelse hvert år i tillegg til dette gjennomføres minst 3 varslingsøvelser hvert år. Øvelsene tar utgangspunkt i Hendelsene beskrevet i kommunens Helhetlige ROS. Større øvelser sammen med eksterne instanser/nabo kommuner bør gjennomføres med jevne mellomrom. 11.2 Evaluering Hver håndtering av uønsket hendelse og øvelse evalueres. Dersom det fastslås forbedringsmuligheter i planen eller det har vært større avvik mellom planforutsetninger og faktisk gjennomføring skal planen revideres 22 - 41

Page 23

11.3 Opplæring Alle med oppgaver i beredskapsmessig sammenheng skal gis opplæring i beredskap. Målet med denne opplæringen er å gi hver enkelt forståelse for hva deres rolle med tilhørende oppgaver er i en krisesituasjon. Opplæringen skal også omfatte stedfortredere. Opplæringen skal omfatte rolle og oppgave i kriseledelse, krisehåndtering bruk av RAYVN, gjennomgang av tiltakskort og Beredskapsråd. Opplæringen gis gjennom kurs og øvelser. Alle nytilsatte medarbeidere med roller knyttet til kommunens beredskapsarbeid må delta på nødvendig beredskapsopplæring som en del av introduksjonsopplæringen for vedkommende.. Det er nærmeste leder som har ansvar for å sikre gjennomføring av slik opplæring i denne sammenheng kan det søkes bistand fra beredskapskoordinator. 12 Kvalitetssikring, internkontroll og oppfølging 12.1 Kvalitetsrevisjon og internkontroll 12.1.1 Kvalitetsmål Ved kvalitetsrevisjoner skal det kontrolleres om: • mål for planen er oppfylt (hvert 4. år) • ressursoversikter er ajour (årlig) 12.1.2 Gjennomføring Kvalitetsrevisjon (rullering) av denne planen gjennomføres i to «avdelinger»: • Årlig – i tilknytning til møte i beredskapsrådet • Årlig - med hovedvekt på ajourføring av ressurser. Tid for innsending av sjekkliste, 1. februar. • Hvert kvartal Første mandag i kvartalet. • Hvert 4. år (parallelt med kommuneplanen) hvor det i tillegg til momentene under årlig kontroll, kontrolleres for planenes målsetting og systematisering og i tilknytning til revisjonene av kommunes Helhetlige ROS. Tid for innsending av sjekkliste, 1. februar. Sjekkliste, se 15.2.1 fylles ut og sendes beredskapskoordinator. 12.1.3 Tiltak i årsbudsjett og økonomiplan Dersom det ved kvalitetsrevisjon av planen framkommer ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser skal dette tas med i behandling av kommunens budsjett og økonomiplan hvert år. For å sikre tilfredsstillende system for øvelser og opplæring er det lagt opp til faste bevilgninger til beredskap i kommunens budsjett. Det er viktig av kommunens budsjetter gir rom for gjennomføring av opplæring, kurs og øvelser. 23 - 41

Page 24

12.1.4 Avviksbehandling Når det oppdages avvik fra planen, skal det alltid skrives ut avviksmelding på standardisert skjema. Avviksmeldinger skal følges opp med korrigerende og forebyggende tiltak. Hovedansvaret for oppfølging av avvik ligger hos kommunens kriseledelse, nevnt under pkt. 2.3, dvs.: • Kommunedirektøren • Kommunalsjef Samfunnsutvikling • Kommunalsjef Helse og omsorg • Kommunalsjef oppvekst og kultur • Ordfører Avviksskjema, se kap. 15.2.2 fylles ut og sendes beredskapskoordinator. 12.1.5 RAYVN og Compilo Senja kommune benytter RAYVN som støtteverktøy i beredskapsarbeidet. Sentrale dokumenter i beredskapssammenheng er samlet i RAYVN. Senja kommune benytter kvalitetsprogrammet Compilo knyttet til Helse-, miljø og sikkerhet samt internkontroll. Alle dokumenter knyttet til kommunens beredskapsplanverk er derfor å finne lagret i Compilo. I Compilo finnes i tillegg til kommunens ulike beredskapsplaner også tiltakskort, avviksskjemaer, rutiner og prosedyrer for beredskapsarbeidet. Alle kommunens beredskapsplaner underlegges årlig gjennomgang 13 Utfyllende informasjon 13.1 Lokaler, samband og utstyr for kommunal kriseledelse • Lokale for kriseledelsen er formannskapssalen. • Lokale for informasjonskontoret er møterom 3, Kvænan. • Større møter og stor media orientering holdes i kommunestyresalen/kantina, Senja Rådhus, 4.etasje. • Intern kommunikasjon/informasjonsflyt skal også i krisesituasjoner i hovedprinsippet følge vanlige kommandolinjer (tjenestevei) i administrasjonen. • Hovednøkkel til sentralbord disponeres av servicetorget. • Utstyr for kriseledelsen vil normalt være: o Telefon o Mobiltelefon med ladeutstyr o Sattelittelefoner o Nødnett o Radio o TV 24 - 41

Page 25

o PC tilgang til RAYVN og Compilo o Kart 13.2 Godtgjørelse i beredskapssammenheng. Når det gjelder godtgjørelse for beredskapsarbeid vises det til gjeldene reglement for godtgjørelse (politiske) og til gjeldene Hovedtariffavtale innen KS-området (administrasjon) 14 Fordelingsliste 14.1 Fordelingsliste Overordnet beredskapsplan skal fordeles til følgende: Ordfører 1 stk Varaordfører 1 stk Kommunedirektør 1 stk Kommunalsjef oppvekst og kultur 1 stk Kommunalsjef samfunnsutvikling 1 stk Kommunalsjef helse og omsorg 1stk Alle virksomhetsledere og sektorledere 1 stk Kommuneoverlege 1 stk Brannsjef 1 stk Avdelingsleder servicetorget/kommunikasjon 1 stk Statsforvalteren i Troms og Finnmark 1 stk Politi/lensmann 1 stk HV -16 leder, Bjerkvik 1 stk Troms sivilforsvarsdistrikt 1 stk NKS Senja omsorgsberedskapsgruppe 2 stk Finnsnes og Omegn Røde Kors 1 stk Berg Røde kors 1 stk 25 - 41

Page 26

Redningsselskapet 1 stk Norsk Folkehjelp Midt-Troms 1 stk Troms kraft, nett 1 stk Den Norske Kirke 1 stk Ambulansetjenesten 1 stk Beredskapskoordinator 1 stk Totalt 28 stk For øvrig vil planen bli gjort kjent for øvrige medlemmer av beredskapsrådet. Når revisjon medfører endring i planen, skal alle som er nevnt over få tilsendt ny plan per epost, der hver enkelt må skrive ut planen i papir. 26 - 41

Page 27

15 Vedlegg 15.1 Kontaktinformasjon. 15.1.1 Kriseledelsen - kontaktinformasjon Rolle Navn Mobil-jobb Jobb e-post (dagtid) Andre telefonnr. Kommunedirektør Stine Jakobsson 916 39 041 stine.jakobsson.stromso@senja.kommu ne.no Strømsø Kommunalsjef Rune Hoholm 913 35 546 rune.hoholm@senja.kommune.no Oppvekst og kultur Kommunalsjef Hege Vigstad 455 16 459 hege.vigstad@senja.kommune.no Samfunnsutvikling Kommunalsjef Turid Anita 41 73 13 13 turid.anita.amundsen@senja.kommune. no Helse og omsorg Amunden Ordfører Geir-Inge 951 48 700 Geir.inge.sivertsen@senja.kommune.no Sivertsen Varaordfører Marit Stubberud 977 18 818 marit.stubberud.hanssen@senja.kommu ne.no Innkalles når Hanssen ordfører er bortreist eller når ordfører beslutter dette. Beredskaps- Sigrid Stangnes 476 27 656 41419803 Sigrid.stangnes@senja.kommune.no koordinator (p) 15.1.2 Ressurser informasjon og IT kontaktinformasjon Rolle Navn Mobil - Jobb e-post jobb (dagtid) Andre telefonnr. Virksomhetsleder Karin I Johnsen 950 42 890 Karin.johnsen@senja organisasjon .kommune.no Leder informasjonskontor Avdelingsleder Hennie Eidissen 907 34 296 971 41 341 hennie.eidissen@sen servicetorg/kommuni ja.kommune.no kasjon 27 - 41

Page 28

Kommunikasjonssjef Kari Hildegunn 480 64 527 Kari.hildegunn.slaatte Slaattelid lid@senja.kommune. no Servicemedarbeider Asbjørn Beyer Log 947 90 080 479 55 478 Asbjorn.beyer.log@s (p) enja.kommune.no Avdelingsleder IT Arve Svestad 907 44 045 Arve.svestad@senja. kommune.no 15.1.3 Psykososialt kriseteam Ved behov kontaktes kriseteamet via legevakt, politi evt kriseledelse. Operative medlemmer: Navn Administrativ og operativ leder: Helene Anette Ananiassen-Nilsen Virksomhetsleder Helsesykepleier Lene Pettersen Virksomhetsleder Christine Berntsen Sykepleier/ Miljøveileder Familieteamet Øystein Fauske Miljøveileder Familieteamet Gunn Knòrr Legevakta 116117 15.1.4 Beredskapsråd kontaktinformasjon Operative Navn Mobil- Jobb e-post medlemmer: jobb (dagtid) Andre telefonnr . Ordfører Geir-Inge Sivertsen 951 48 700 Geir.inge.sivertsen@s enja.kommune.no Varaordfører Marit Stubberud 977 18 818 marit.stubberud.hanss Hanssen en@senja.kommune.n o Kommunedirektør Stine Jakobsson 916 39 041 stine.jakobsson.strom Strømsø so@senja.kommune.n o Kommunalsjef Rune Hoholm 913 35 546 rune.hoholm@senja.ko Oppvekst og kultur mmune.no Kommunalsjef Hege Vigstad 455 16 459 hege.vigstad@senja.k Samfunnsutvikling ommune.no 28 - 41

Page 29

Kommunalsjef Helse Turid Anita 41 73 13 13 turid.anita.amundsen@ og omsorg Amundsen senja.kommune.no Brannsjef Christian 97521913 christian.andreassen@ Andreassen senja.kommune.no Kommuneoverlege Hans-Olav 116117 kommuneoverlegen@s Holtermann Eriksen (legevakt, enja.kommune.no har kontaktinfo) Politiet Frank Magne 909 46 511 Frank.Magne.Sletten@ Sletten, GDE politiet.no leder/Politistasjonss jef Roy Even Hagensen, Leder – 913 38 695 roy.even.hagensen@p Seksjon for olitiet.no politipatrulje Roger Magnussen, 488 87 561 roger.magnussen@poli Leder – seksjon for tiet.no etterretning/forebyg gende Norsk folkehjelp avd Mats Kongshaug 48159797 Vakt- Midt- Midt-Troms telefon troms@folkehjelp.no 974 08 545 Finnsnes og omegn Joakim Richardsen 45815577 finnsnes.lokalfor@gma Røde kors il.com Berg Røde kors Sigrid Anette Olsen 413 11 040 sigrid.anette@hotmail.com NKS Senja Ann Kristin Hansen 952 77 672 ankrish@online.no omsorgsberedskaps gruppe Tone Edwards 993 48 111 toneedwards69@hotm ail.com Redningsselskapet Alexander Myrvang 97082103 Alexander.myrvang@r Skipsfører RS s.no Kaptein Buhre Vara: Chris 98637282 chris.olsen Steinvåg Olsen @rs.no Skipsfører RS Kaptein Buhre Kopimottakere: beredskap@rs.no rs.kaptein.buhre@rs.n o 29 - 41

Page 30

Troms Therese 41 55 85 78 77 66 52 sivilforsvarskrets – Benjaminsen 40 (vakt- troms.sfd@dsb.no FIG – Senja telefon) Sekundær kontakt (ikke avklart) HV 16207 Jøran Dehlin 48061610 Hv-16.kontakt@mil.no Sivertsen jorsivertsen@mil.no Lars Hagerup 99152527 lvhagerup@gmail.com (stedfortreder Jøran, innkalling sendes begge.) Ambulansetjenest Vegard Eidissen 97 05 89 77 75 44 vegard.lindbaek@unn. en Lindbæk 99 50 no 30 - 41

Page 31

15.2 Kvalitet og internkontroll- verktøy og skjemaer Senja kommune benytter kvalitetsprogrammet Compilo knyttet til Helse-, miljø og sikkerhet samt internkontroll. Alle dokumenter knyttet til kommunens beredskapsplanverk er derfor å finne lagret i Compilo. 15.2.1 SJEKKLISTE VED KVALITETSREVISJON (internkontrollrunder) for ............................................................................. Dato for denne kvalitetsrevisjon ...................... Dato for forrige kvalitetsrevisjon ...................... 1 Lover, forskrifter og målsetting (hvert 4. år) Har det kommet ny målsetting for denne planen eller er relevante lover eller forskrifter endret i perioden. Ja Nei Hvis ja: Er planen revidert? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding 2 Evaluering av hendelser, øvelser og opplæring Har der vært uønskede hendelser i siste periode? Ja Nei Hvis ja: Er planen evaluert etter hendelser og er planen korriger for eventuelle registrerte avvik? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Forutsetter planen at det skulle vært holdt øvelse i siste periode? Ja Nei Hvis ja: Er øvelse gjennomført? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 31 - 41

Page 32

Hvis ja: Er planen evaluert etter opplæring og er planen korriger for eventuelle registrerte avvik? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! Forutsetter planen at det skulle vært holdt opplæring i siste periode? Ja Nei Hvis ja: Er opplæring gjennomført? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 3 Årlig kvalitetsrevisjon (rullering) Er denne planen (med eventuelle vedlegg) holdt ajour ved årlig kvalitetsrevisjon? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 4 Utsendelse av revidert av plan Har alle innehavere av denne planen mottatt alle oppdateringer som er utsendt i perioden Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 5 Tiltak i årsbudsjett og langtidsbudsjett Har der ved kvalitetsrevisjon av denne planen framkommet ønsker om tiltak som må inn i tiltaksplan? Ja Nei Hvis ja: Er tiltak ført opp i kommende tiltaksplan? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! 6 Avviksbehandling Er det siden forrige kvalitetsrevisjon kommet inn avviksmeldinger til denne plan? Ja Nei 32 - 41

Page 33

Hvis ja: Er avviksbehandling gjennomført i henhold til gjeldende regler? Ja Nei Hvis nei: Skriv avviksmelding! ------------------------------------------ Underskrift Kopi sendes beredskapskoordinator 33 - 41

Page 34

15.2.2 Skjema for Avviksmelding AVVIKSMELDINGSKJEMA for ..................................................................... Ved gjennomgang av denne planen den................................ ble det konstatert følgende avvik: Endringer i målsetning eller i lover og forskrifter er ikke ajourført i plan Plan er ikke evaluert etter hendelse, øvelse eller opplæring Det er ikke avholdt øvelse i periode Plan er ikke holdt ajour ved årlig kvalitetsrevisjon Etter endring av planen er det ikke sendt ut rettelser/oppdatering av planen til alle oppført i fordelingsliste Nye tiltak er ikke ført opp i budsjettforslag Avviksmelding er ikke behandlet i henhold til gjeldende regler Beskrivelse:.................................................................................................................... ........................................................................................................................................ ........................................................................................................................................ Ansvarlig for å endre/korrigere planen for å hindre lignende framtidige avvik er: ................................................................................................. Frist for å gjennomføre endring er ................................... .............................................................. Underskrift Gjennomført, dato / ansvarlig ........................................................ Kopi sendes beredskapskoordinator 34 - 41

Page 35

15.3 Rapport fra årlig kontroll og oppfølging (Fylles ut av beredskapskoordinator på bakgrunn av sektorrapportene og oversendes Kommunedirektøren innen 1. april) Kontroll og oppfølging av …………………………………………(Navn på plan) Ved gjennomgang av beredskapsarbeidet ble det ikke konstatert avvik. Ved gjennomgang av beredskapsarbeidet ble det konstatert avvik. Det ble konstatert avvik fra følgende krav til arbeidet: Planen skal korrigeres ved årlig kontroll og oppfølging innen 1.februar Dersom planen berøres av kriser eller øvelser skal denne gjennomgås og evt korrigeres. Ved korrigering av planen skal alle oppført på fordelingslisten få tilsendt ny utgave innen 1.februar. Ønsker om tiltak som har økonomiske konsekvenser skal tas med i behandling av kommunens økonomiplan / budsjett pr 1. juli. Beredskapslederen skal annethvert år planlegge og gjennomføre øvelser. Avvik er: Avvik ble funnet ved: Forslag til tiltak for å korrigere avviket: 35 - 41

Page 36

Ansvarlig for å gjennomføre tiltaket: Frist for å gjennomføre tiltaket: Beredskapskoordinator……………………………………………….. Dato…………… 15.3.1 Skjema for gjennomførte korrigerende tiltak SKJEMA FOR GJENNOMFØRTE KORRIGERENDE TILTAK DATO FORBEDRINGSPUNKT/ KORRIGERENDE KAPITTEL ENDRET AVVIK TITAK SIGN Skjemaet benyttes for å sikre fortløpende oversikt over gjennomførte korrigerende tiltak etter evaluering av uønskede hendelser, øvelser og annet. Dette skjemaet inntas vanligvis først i Overordnet beredskapsplan slik at det er enklere å kontrollere at arbeidet skjer etter sist oppdaterte plan med vedlegg. For å kunne gjøre dette er det nødvendig at kommunedirektøren delegeres myndighet til fortløpende gjennomføring av korrigerende tiltak etter uønskede hendelser og øvelser. 36 - 41

Page 37

15.4 Logg- og rapportmal 15.4.1 Logg for den kommunale kriseledelsen Sjekkliste for gjennomføring av kriseledelsens første oppgaver Oppgave Utført kl Kriseledelse bestående av ................ ............................................................................ ...................................................................................................... opprettet. Skaffe første oversikt over inntruffet hendelse fra ................ skadestedsledelsen. Varsle lensmann og statsforvalteren. ................ Kalle inn nødvendige ledere av faginstanser (egne og eventuelt eksterne) etter behov. Navn .............................................................................. ................ Navn .............................................................................. ................ Navn .............................................................................. ................ Navn .............................................................................. ................ Navn .............................................................................. ................ ................ Iverksette informasjonstjeneste Iverksette gjeldende kommunale fagplaner. Plan for .............................................................................. ................ Plan for .............................................................................. ................ Plan for .............................................................................. ................ Plan for .............................................................................. ................ 37 - 41

Page 38

Opphør av kommunal kriseledelse hvordan gå over til ordinaær ................ drift. BEREDSKAPSLOGG Løpende logg Nummer Prosjektnr (regnskap) Melder: Dato – klokkeslett: E-post Telefonnummer: Hendelse: Emne: Beskrivelse: Vedlegg: Oppgaver: 38 - 41

Page 39

Nr Dato/K HANDLINGSBESKRIVELSE – fortløpende logg Mrkn l 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Ansvar for logg – Beredskapskoordinator 39 - 41

Page 40

15.4.2 Rapportmal Rapportering fra kommunen til statsforvalteren. Avsluttende rapport internt i Senja kommune Generelt. For å enkle kommunenes rapportering til statsforvalteren i en krisesituasjon er det utarbeidet en rapportmal. Det skal bare rapporteres om aktuelle punkter, og bare der det er endring fra forrige rapport. Punktene er kun ment som en huskeliste/momentliste. SITUASJONSRAPPORT FRA SENJA KOMMUNE - dette kan være momenter som også benyttes for situasjonsrapporter i RAYVN. Dato:.......................... 1. Oversikt over situasjonen. - generell situasjonsbeskrivelse - vurdering av situasjonen kommende døgn - vurdering av tilførte ressurser kommende døgn for å dekke opp ressursbehovet – (Kommunen bør synliggjøre behov for støtte på flere måter enn gjennom rapporten.) Etablert beredskapsorganisasjon - Kriseledelse - Eventuelle organisasjonsendringer/-tilpassinger - Iverksatte tiltak -Møter i Beredskapsrådet 2. Mediebildet – informasjon 3. Tiltak som er iverksatt - - - 4. Tiltak som vurderes igangsatt 5. Andre opplysninger - Informasjon mot publikum og media. - Spesielle spørsmål knyttet til økonomi - Teknisk - vannforsyning - avløp - renovasjon - Kraftforsyning 40 - 41

Page 41

- Helse/sosial - legetjenesten - Institusjon - Hjemmebaserte tjenester - Skader på og/eller trusler mot liv og helse - befolkningen (evakuerte, skadede, døde etc.) - Samband - Samferdsel - Forsyninger - Kultur/kirke - Skole/barnehage - miljøvern/naturvern 15.4.3 Andre skjema og sjekklister Andre skjema og sjekklister finnes tilgjengelig i Compilo og kan hentes derfra for bruk. Beredskapskoordinator kan også være behjelpelig med å finne frem skjemaer og sjekklister og annet materiell 41 - 41