Page 1

OVERORDNA BEREDSKAPSPLAN Planen beskriv korleis beredskapsarbeidet i Seljord kommune er organisert, samordna og dokumentert. Planen beskriv også kva for prinsipp, prioriteringar og metodar som skal vere førande for organiseringa av beredskap og utøving av beredskapsleiing i kommunen. Planen er ein administrativ og operativ plan som, saman med dei operative beredskapsplanane beskrive i dokumentet, skal komme dei krava i møte til overordna kommunal beredskapsplanlegging som kjem fram i Lov og forskrift om kommunal beredskapsplikt. Planen er verksemdsovergripande og gjeld for alle einingane i kommunen.

Page 2

Innholdsfortegnelse 1 KOMMUNEN SIN ROLLE I EIN BEREDSKAPSSITUASJON .................................................................................. 4 2 FØREMÅL OG VIRKEOMRÅDE ........................................................................................................................ 5 2.1 FØREMÅL ........................................................................................................................................................ 5 2.2 PLANENS VERKEOMRÅDE .................................................................................................................................... 5 2.3 KOMMUNEN SITT ANSVAR OG OPPGÅVER .............................................................................................................. 5 2.4 MÅL FOR BEREDSKAPSPLANLEGGINGA OG ARBEIDET ................................................................................................ 6 2.5 FULLMAKTER TIL ORDFØRAR OG BEREDSKAPSLEIINGA VED RÅDMANN .......................................................................... 7 2.5.1 Ordførar .................................................................................................................................................. 7 2.5.2 Rådmann ................................................................................................................................................. 7 2.5.3 Økonomiske fullmakter ........................................................................................................................... 8 2.6 AJOURHOLD OG REVISJON AV PLANVERK ................................................................................................................ 8 2.7 GRADERING, OFFENTLEGGJERING OG PUBLISERING AV BEREDSKAPSPLANER .................................................................. 8 3 BEREDSKAPSDOKUMENTASJON .................................................................................................................... 9 3.3 OVERSIKT OVER SENTRALE GJENNOMGÅANDE BEREDSKAPSDOKUMENTER/PLANER I KOMMUNEN ...................................... 9 3.4 OVERSIKT OVER TEMASPESIFIKKE BEREDSKAPSPLANER I KOMMUNEN ......................................................................... 10 3.5 RISIKO- OG SÅRBARHEITSANALYSER .................................................................................................................... 11 4 PRINSIPP, PRIORITERINGAR OG METODAR I BEREDSKAPSARBEIDET ........................................................... 12 4.1 DEI NASJONALE BEREDSKAPSPRINSIPPA ............................................................................................................... 12 4.2 DEI PRO-AKTIVE PRINSIPP ................................................................................................................................. 12 4.3 BEREDSKAPSVERDIANE ..................................................................................................................................... 13 4.4 ALVORLEGHEITSGRAD ...................................................................................................................................... 14 5 KOMPETANSEUTVIKLING OG ØVINGSPLANAR............................................................................................. 15 5.1 KOMPETANSEUTVIKLING FOR BEREDSKAP- OG KRISEHANDTERING ............................................................................. 15 5.2 ØVINGSPLAN OG TRENINGSOPPLEGG .................................................................................................................. 16 6 KOMMUNEN SIN BEREDSKAPS- OG KRISELEIING ......................................................................................... 17 6.1 VARSLINGSPLAN BEREDSKAPS- OG KRISELEIINGA ................................................................................................... 17 6.2 BEREDSKAPS- OG KRISELEIINGA.......................................................................................................................... 17 6.2.1 Beredskaps- og kriseleiinga si samansetning ........................................................................................ 17 6.2.2 Beredskaps- og kriseleiinga sine oppgåver ........................................................................................... 18 6.3 SEKRETARIATET .............................................................................................................................................. 19 6.3.1 Sekretariatet sin samansetning ............................................................................................................. 19 6.3.2 Sekretariatet sine oppgåver .................................................................................................................. 20 6.4 BEREDSKAPSRELATERTE INNSATSOMRÅDER OG FUNKSJONAR ................................................................................... 20 6.5 OVERSIKT OVER TILGJENGELIGE INTERNE OG EKSTERNE BEREDSKAPSRESSURSAR ........................................................... 20 6.6 BEREDSKAPS- OG KRISELEIINGA OG SEKRETARIATET SINE LOKALAR OG KOMMUNIKASJON ............................................... 21 6.7 BRUK AV CIM SOM KRISEHANDTERINGSVERKTØY, ØVINGSPLAN CIM, ØVINGSPLAN KOMMUNE-BEREDSKAP OG SAMFUNNSSIKKERHET ................................................................................................................................................... 22 6.7.1 Øvingsplan for beredskaps- og kriseleiinga ........................................................................................... 22 7 FUNKSJONSKORT ......................................................................................................................................... 23 FUNKSJONSKORT - ORDFØRAR ........................................................................................................................................ 23 FUNKSJONSKORT - RÅDMANN ........................................................................................................................................ 25 FUNKSJONSKORT - KOMMUNALSJEF HELSE- OG OMSORG ..................................................................................................... 27 FUNKSJONSKORT - KOMMUNALSJEF OPPVEKST ................................................................................................................... 29 FUNKSJONSKORT -KOMMUNALSJEF SAMFUNNSUTVIKLING OG DRIFT....................................................................................... 31 FUNKSJONSKORT - KOMMUNEOVERLEGE .......................................................................................................................... 33 2

Page 3

FUNKSJONSKORT - KOMMUNIKASJONSANSVARLEG ............................................................................................................. 35 FUNKSJONSKORT -PERSONALRÅDGJEVAR .......................................................................................................................... 37 FUNKSJONSKORT - BEREDSKAPSKOORDINATOR .................................................................................................................. 38 FUNKSJONSKORT – BEREDSKAPSSTAB, SEKRETARIAT FOR LOGG OG JOURNALFØRING .................................................................. 40 FUNKSJONSKORT - LIAISON ............................................................................................................................................ 41 8 TILTAKSKORT ............................................................................................................................................... 43 TILTAKSKORT: SJEKKLISTE FOR ALLE HENDINGAR ................................................................................................................. 43 TILTAKSKORT: SITUASJONSBESTEMTE HENDINGAR .............................................................................................................. 45 TILTAKSKORT: VARSEL TIL RÅDMANN ............................................................................................................................... 47 TILTAKSKORT: MOTTAK AV BEREDSKAPSMELDING .............................................................................................................. 48 TILTAKSKORT: REGISTRERE HENDING, LOGGFØRING I CIM ................................................................................................... 49 TILTAKSKORT: ETABLERING AV BEREDSKAPSLEIING .............................................................................................................. 51 TILTAKSKORT: RAPPORTERING OG SAMARBEID MED STATSFORVALTAREN I EIN BEREDSKAPSSITUASJON .......................................... 52 TILTAKSKORT: ETABLERING AV INFORMASJONS- OG PUBLIKUMSTENESTE ................................................................................. 53 TILTAKSKORT: ETABLERING AV PRESSE- OG INFORMASJONSSENTER ........................................................................................ 54 TILTAKSKORT: ETABLERING AV INFORMASJONS- OG PUBLIKUMSTENESTE ................................................................................. 55 TILTAKSKORT: BEFOLKNINGSVARSLING – VARSLING 24 ....................................................................................................... 55 TILTAKSKORT: ETABLERING AV EVAKUERINGS- OG PÅRØRANDESENTER (EPS)........................................................................... 59 TILTAKSKORT: KRISEKOMMUNIKASJON ............................................................................................................................. 60 TILTAKSKORT: KOMMUNIKASJON VED UTFALL AV EL-KRAFT OG E-KOM ................................................................................... 61 TILTAKSKORT BRUK AV EKSTERNE RESSURSAR OG FRIVILLIGE ................................................................................................. 62 TILTAKSKORT: DEMOBILISERING ...................................................................................................................................... 64 9 VARSLINGSLISTE .......................................................................................................................................... 66 Revisjonslogg Dato Endring Godkjent av 04.05.23 Ny plan, samla administrativ og operativ del i ein Kommunestyret 15.05.23 Endring i pkt 2.7 Rådmann 17.06.23 Endring pkt 8 Tiltakskort sjekkliste alle hendingar Beredskapskoordinator Varslingsliste – Anna umiddelbar varsling og Psykososialt kriseteam 24.07.23 Lagt inn interne linker i dokumentet Rådmann 29.08.23 Lagt inn linker til andre planer som ligger på nett Rådmann 3

Page 4

1 Kommunen sin rolle i ein beredskapssituasjon Denne overordna beredskapsplanen omfattar heile Seljord kommune. Planen skildrar prinsipp, prioriteringar og metodar som skal vera førande for organiseringa av beredskap, beredskapsleiing og krisehandtering i kommunen. Beredskapsplanen gjeld for beredskapshendingar som er, eller kan bli, så omfattande at dei ikkje kan bli handtert i einingane, slik at det krevst ein spesiell respons, merksemd eller koordinering. Planen er heimla i lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (Sivilbeskyttelsesloven) § 15 og i forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4. Planen består av ei administrativ del, ei operativ del, samt funksjonskort for beredskapsleiinga, tiltakskort og varslingsliste. Kommunen har det overordna ansvaret for at alle som er i kommunen til ei kvar tid er trygge. Derfor har kommunen eit beredskapsansvar i samband med hendingar som er langvarige og/eller med låg fare for menneskeliv. Til dømes pandemi, orkan eller flaum. I tillegg har kommunen ansvar for kommunal infrastruktur, bygningar og menneske som er knytt til kommunens tilbod, som elevar, pasientar, pårørande, tilsette og innbyggjarar som nyttar kommunale tilbod. Ved ein akutt beredskapssituasjon som politiet leier vil som regel kommunen også bli involvert, mellom anna i samband med varsling, evakuering, informasjonstenester og helse- og omsorgstenester. Kommunen sitt brannvesen er ein del av utrykkingsberedskapen og rykker ut til både brannar og andre ulykker og hendingar. Brannvesenet har som regel skadestadleiarfunksjon til politiet kjem. I krise- og beredskapssituasjonar eller store ulykker vil fleire myndigheiter vera involvert. Det gjeld mellom anna: Politiet har eit generelt ansvar (også for informasjon) ved ulykker og redningsaksjonar når det er akutt fare for tap av menneskeliv, fare for skade på menneske eller store verdiar, og når det er mistanke om straffbare handlingar. Politiet vil som regel ha det overordna ansvaret, og leie, organisere, koordinere og samordne hjelpeinstansen. På ein skadestad er politiet skadestadleiar. Ved større krise- og ulykkessituasjonar, eller når politiet ikkje kan handtere situasjonen sjølv, kan politiet opprette lokal redningssentral (LRS) for å betre utnytte og koordinere hjelpe- og redningsressursane. Statsforvaltar sin krisestab skal samordne statlege regionale etatar og kommunars krisehandtering, og skaffe og vidareformidle informasjon og ekstra ressursar. I tillegg skal dei rettleie og vera ein pådrivar for systematisk beredskapsarbeid i kommunane. Hovedredningssentralen leier redningsinnsatsen ved ulykker som har store omfang og der liv og helse er i fare. Hovedredningssentralen samarbeider med politiet og andre beredskapsaktørar. 4

Page 5

2 Føremål og virkeområde 2.1 Føremål Føremålet med overordna administrativ beredskapsplan er å beskrive korleis beredskapsarbeidet og krisehandteringa i Seljord kommune er organisert, samordna og dokumentert. Planen beskriv også kva for prinsipp, prioriteringar og metodar som skal vere førande for organiseringa av beredskap og utøving av beredskapsleiinga i kommunen. Planen er ein administrativ plan som, saman med dei operative beredskapsplanane som er omhandla i dokumentet, skal komme dei krava i møte til overordna beredskapsplanlegging som kjem fram i lov og forskrift om kommunal beredskapsplikt. 2.2 Planens verkeområde Overordna administrativ beredskapsplan er verksemdsovergripande for Seljord kommune, og gjeld for både politisk og administrativt nivå. Kommunen har ansvaret for at det blir gjennomført beredskapsførebuingar på overordna nivå og innan dei ulike kommunale verksemdsområda. Overordna Fag- og temaberedskapsplaner, som for eks. innan brannvern, helse, beredskapsplan er flyktningar, gassutslepp, kjemikaliar, osv. 2.3 Kommunen sitt ansvar og oppgåver Kommunen har eit generelt og grunnleggjande ansvar for ivaretaking av tryggleiken og tryggleiken i befolkninga innanfor sitt geografiske område. Kommunen utgjer med det det lokale fundamentet i den nasjonale beredskapen. Det blir stilt krav til nødvendige beredskapsførebuingar på alle nivå i forvaltninga/kommunen. Beredskapsansvaret til kommunen har eit internt og eksternt perspektiv. Det interne perspektivet er kommunen som verksemd. Arbeidsmiljølova føreset at alle verksemder skal kartleggje risiko på arbeidsstaden og initiere tiltak for å sikre eiga drift, under ulike belastningar. I tilknyting til samfunnstryggleik og beredskap er det forventa at kommunen som verksemd ikkje generer fare- eller ulykkeshendingar, verken for eiga drift eller samfunnet elles. 5

Page 6

Det eksterne perspektivet er retta mot samfunnet som kommunen har eit samfunnsoppdrag ovanfor - under dette innbyggjarane, næringsliv, nabokommunar, tilreisande etc. jamfør Sivilbeskyttelsesloven § 14. For å sikre det grunnleggjande behovet i samfunnet skal kommunen jobbe systematisk og heilskapleg med samfunnstryggleiksarbeidet på tvers av sektorar i og utanfor kommunen som verksemd Vidare har kommunen, i samsvar med Plan- og bygningsloven, eit særskilt ansvar innan arealforvaltning. Samfunnstryggleik, folkehelse og miljø er blant dei omsyna som blir framheva i denne lova, og som må ivaretakast innanfor kommunal plansamanheng. Ansvaret til kommunen i ein krisesituasjon er å delta i arbeidet med skadeavgrensande tiltak for å sikre menneske, miljø og økonomiske verdiar. Dette kan også vere situasjonar der kommunen sjølv er ansvarleg for å handtere hendingar/kriser utan vesentleg bistand frå andre aktørar. Det eksisterande tenesteapparatet og normale leiings- og kommandolinjer skal i størst mogleg grad nyttast under alle typar krisehandtering. Ved større hendingar/kriser vil rådmann sette krisestab. Dei sentrale oppgåvene i kommunen ved ei krise/alvorleg hending er å:  gi bistand ved evakuering av personar frå utsette område,  gi bistand til innkvartering av evakuerte og/eller redningsmannskap,  yte bistand i arbeid med å ta hand om skadde og forulykka personar,  gi omsorg til personar som har vore utsette for påkjenningar – psykiatri og sorgarbeid,  innhente og formidle informasjon til ramma, pårørande, publikum og media,  etablere og sørgje for forpleiing og forsyningsstøtte,  sørgje for sikring av helsemessig trygge næringsmiddel – inkl. drikkevatn,  kartleggje og sørgje for utbetring av skadar på anlegg og infrastruktur,  opprydding, opprenskningsarbeid og avfallsdeponering,  sørgje for vern og sikring av kulturverdiar 2.4 Mål for beredskapsplanlegginga og arbeidet Seljord har følgjande overordna mål for beredskapsarbeidet i kommunen: Overordna mål: Seljord kommune skal ha ein planlagd beredskap mot dei mest aktuelle krisene og uønskte hendingar. Det skal takast nødvendige beredskapsmessige omsyn ved all kommunal planlegging, utbygging og drift. Risikoreduserande tiltak mot liv og helse og miljøskadar (til dømes forureining) skal prioriterast.  Kommunen skal vere førebudd på raskt å kunne setje i verk tiltak når uønskte hendingar har oppstått. 6

Page 7

 Beredskapsarbeidet skal jamleg evaluerast ved uønskte hendingar og årlege øvingar. Evaluering vil vere bakgrunn for årlege revidering av beredskapsplanane. Hovudmål for førebyggjande tiltak: Seljord kommune skal på alle verksemder og nivå i organisasjonen arbeide for å redusere sjansane for at uønskte hendingar eller kriser kan oppstå, og dessutan redusere konsekvensane av slike hendingar. Hovudmål for konsekvensreduserande tiltak: Seljord kommune skal vere i stand til å handtere uønskte hendingar og kriser/krig for i størst mogleg grad redusere konsekvensane av desse. 2.5 Fullmakter til ordførar og beredskapsleiinga ved rådmann 2.5.1 Ordførar Ordførar utøvar styresmakt i samsvar med kommunelova og fullmakt i medhald av lov av 15.12.50 om særlege rådgjerder under krig, krigsfare og liknande forhold (beredskapslova). Ordføraren er kommunen sitt andlet utad i ein beredskapssituasjon. Det er berre ordføraren, eller den som gis mynde, som uttalar seg til pressa/media. Funksjonskort ordførar 2.5.2 Rådmann Rådmannen har det øvste administrative og koordinerande ansvaret for drifta av organisasjonen Seljord kommune både i normaldrift og i ein beredskapssituasjon. I krisesituasjonar i fred og krig har Rådmann fullmakt til, jamfør punkt 2.4 i kommunen sitt delegasjonsreglement: rådmannen har mynde til å sette i verk hastetiltak i samband med større kriser/katastrofer. Det inneber:  Å omdisponere kommunalt personell og maskiner/reiskapar til påtrengjande hjelpetiltak, og utføring av andre nødvendige oppgåver som situasjonen krev.  Å stanse mellombels enkelte av verksemdene til kommunen (kvar dette er nødvendig for å omdirigere ressursar til redningsinnsats osb.)  Å påleggje overtids- og ekstraarbeid.  Nødvendig kommunal styresmaktsutøving, som situasjonen krev. Funksjonskort rådmann 7

Page 8

2.5.3 Økonomiske fullmakter I beredskapssituasjonar har rådmannen i samråd med ordføraren fullmakt til å gjera naudsynte disposisjonar. Dermed kan beredskapsleiinga gjere hastevedtak utan å måtte gå gjennom kommunestyret eller formannskapet. Fullmaktene kan delegerast vidare til varaordførar og assisterande rådmann. Dette gjeld:  Disponere økonomiske midlar på opptil 1 million kroner til forpleiing, skadeavgrensing og naudsynte sikringstiltak for å verne om liv, verdiar og miljø. Det kan også vere akutt behov for opprydding og utbetring av materielle skadar og sikring av viktige funksjonar.  Omdisponere kommunalt personell og maskiner/reiskapar til hjelpetiltak og for å utføre tiltak som situasjonen krev.  Midlertidig stanse kommunale verksemder der det er naudsynt for å dirigere ressursar til redningsarbeidet.  Pålegge overtid- og ekstraarbeid  Utøve den kommunale myndigheit som situasjonen krev. Dersom situasjonen krev fleire midlar enn 1 million kroner kan formannskapet vedta dette, så sant det ikkje er tid til å innkalle kommunestyret. Dette er i samsvar med kommunelova § 13 om utvida myndigheit i hastesaker. 2.6 Ajourhold og revisjon av planverk Rådmann er ansvarleg for revisjon, vedlikehald og utvikling av overordna beredskaps- og kriseplanar, under dette overordna administrativ beredskapsplan. Revisjon av denne beredskapsplanen – overordna administrativ del skal gjennomførast i etterkant av revisjon av heilskapleg ROS-analyse, jf. Sivilbeskyttelsesloven § 14 (kvart fjerde år), når det blir vurdert som påkravd i forlenginga av andre ROS- eller sikringsrisikoanalysar, og etter uønskte hendingar/krisehandtering der evalueringsrapport avdekkjer slikt behov. Uavhengig av desse er det eit minimumskrav at overordna beredskapsplan - operativ del blir oppdatert årleg. Dette blir gjennomført planmessig i løpet av første halvår, i etterkant av årsevalueringa og evt. gjennomgangen til beredskaps- og kriseleiinga. Beredskapskoordinator i kommunen er delegert oppgåver knytt til førebuande saksbehandling og dokumentgjennomgang/oppdatering på vegner av rådmann og legg løpande fram overordna beredskapsplanar til gjennomgang og godkjenning. 2.7 Gradering, offentleggjering og publisering av beredskapsplaner Overordna beredskapsplan er ikkje halde unna offentleg innsyn, og er tilgjengeleg på kommunen sin nettside, under planar og høyringar. 8

Page 9

3 Beredskapsdokumentasjon Overordna beredskapsplan beskriv korleis beredskaps- og krisehandteringsarbeidet i Seljord kommune er organisert, samordna og dokumentert, og dessutan beskriv den kva overordna prinsipp, prioriteringar og metodar som skal vere førande før organiseringa av beredskapen og utøving av beredskaps- og kriseleiing i kommunen. Den beskriv også korleis krise- og beredskapssituasjonar i Seljord kommune skal handterast. Det er rådmann ved beredskapskoordinator som er ansvarleg for utarbeiding og revisjon av overordna beredskapsplan. Planen skal reviderast minimum annakvart år. Beredskapskoordinator har på vegner av rådmann eit oppfølgings- og samordningsansvar for alle beredskaps- og kriseplanane til kommunen. Kommunalsjefane har beredskapsansvar innanfor eige ansvarsområde/eigne tenesteområde. 3.3 Oversikt over sentrale gjennomgåande beredskapsdokumenter/planer i kommunen Plan Ansvarleg Ajourført Revisjon Overordna planverk/dok. Overordna administrativ og operativ Rådmann/ Vår 2023 Vår 2025 beredskapsplan Beredskaps- koordinator Overordna plan for EPS Rådmann/ Haust 2023 Haust 2025 Beredskaps- koordinator Atomberedskap Rådmann/ Sist revidert Vår 2024 Beredskaps- 14.03.22 koordinator Kommunikasjonsplan Informasjons- Sommar 2023 Vår 2025 ansvarleg EKOMplan Informasjons- Sommar 2023 Vår 2025 ansvarleg 9

Page 10

3.4 Oversikt over temaspesifikke beredskapsplaner i kommunen Plan Ansvarlig Ajourført Revisjon Tema- og fagspesifikke planar fordelt per tenesteområde Oppvekst Beredskapsplan barnehage og skule Kommunalsjef oppvekst Beredskapsplan for pandemi i Kommunalsjef Jan. 2021 barnehagane oppvekst Helse og omsorg Helseberedskapsplan Kommunalsjef Vedtatt 2023 helse og 15.sept omsorg 2022 Delplan for psykososial omsorg og Kommunalsjef 2023 2024 støtte helse og omsorg Pandemiplan Kommune- 2020 2023 overlege Smittevernplan Kommune- 2022 2023 overlege Tiltaksplan for massevaksinering Kommune- 2020 2023 overlege Samfunnsutvikling og drift Beredskapsplan Mælefjelltunellen SVV 2019 2024 Beredskapsplan Sjøormtunnelen Beredskapsplan ØTBF Skiensvassdraget ØTV 2018 2023 Nasjonal beredskapsplan mot akutt forureining - IUA Telemark Beredskapsplan for miljøretta helsevern Kommune- 2023 2025 overlege Anna/andre aktuelle planar 10

Page 11

Beredskapsplan for Dyrskuområdet: Dyrskun Årleg Årleg Arrangement Vårmarknad, Seljord og Country festivalen, Dyrskun 3.5 Risiko- og sårbarheitsanalyser Løyve om kommunal beredskapsplikt set krav til at den overordna beredskapsplanen til kommunen skal vere utarbeidd med utgangspunkt i ein risiko- og sårbarheitsanalyse. Seljord kommunes overordna beredskapsplanverk er utarbeidd med utgangspunkt i heilskapleg risiko- og sårbarheitsanalyse frå 2022-2026. Risiko- og sårbarheitsanalysen beskriv kva for nokre uønskte hendingar som kan hende, vurderer årsaker, sannsyn og konsekvens tilhøyrande hendingane, og identifiserer tiltak som er eigna til å redusere risikoen knytt til hendingane. Ein slik analyse skal primært danne grunnlag for ei målretta og systematisk risikostyring, men kan også nyttast som grunnlag for etablering av løpande beredskap. 11

Page 12

4 Prinsipp, prioriteringar og metodar i beredskapsarbeidet Seljord kommune legg til grunn følgjande hovudprinsipp ved handtering av alvorleg hending eller krise: 4.1 Dei nasjonale beredskapsprinsippa 4.1.1 Ansvarsprinsippet: Den styresmakta eller organisasjon som har det daglege ansvaret for eit område, har også ansvaret for beredskapsførebuingar og utøvande teneste ved kriser og katastrofar. Dette bidreg til å sikre kompetanse- og erfaringseffektivitet og dessutan avklart styresmaktsutøving 4.1.2 Likhetsprinsippet: Organisasjonen under ei krise skal vere mest mogleg lik den som er til daglege. Dette gjer kriseorganisasjonen er kjend med dei funksjonane og tenester som er involverte. 4.1.3 Nærleiksprinsippet: Ei krise skal handterast på eit lågast mogleg nivå i organisasjonen. Handlingskompetanse og styresmakt nærast hendinga vil auke høvet til å respondere raskt og med det redusere ei eskalering og ytterlegare uønskte konsekvensar. 4.1.4 Samvirkeprinsippet: Ramma styresmakt eller organisasjon har sjølvstendig ansvar for å sikre eit best mogleg samvirke med andre aktørar i arbeidet med førebygging, beredskap og krisehandtering. Prinsippet fordrar ein klarleik på noko som ansvar og ressursar kommunen har i ei krise, og tilsvarande for andre eksterne aktørar. 4.2 Dei pro-aktive prinsipp Etterleving av dei proaktive prinsippa: sikker uvisse-, moderat overreaksjons- og første informasjons-prinsippet, skal sikre at Seljord kommune responderer så tidleg som mogleg med tilstrekkelege ressursar i alle potensielle beredskapssituasjonar. 4.2.1 Sikker uvisse-prinsippet Sikker uvisse-prinsippet inneber at ansvarleg leiar eller ein tilsett alltid bør velje å varsle eller å mobilisere beredskapsorganisasjonen dersom vedkommande er usikker på om det er nødvendig. Det same gjeld dersom det er usikkert om det er nødvendig å setje i verk eit tiltak som kan ha positiv effekt under ein beredskapssituasjon. Tiltaket bør då setjast i verk. 4.2.2 Moderat overreaksjons-prinsippet Moderat overreaksjons-prinsippet inneber at beredskapsorganisasjonen alltid og så tidleg som mogleg bør prøve å gjennomføre ressursmobilisering av eit slikt omfang at det er tilgjengeleg ein overkapasitet på dei viktigaste ressursane. 4.2.3 Første informasjons-prinsippet 12

Page 13

Første informasjons-prinsippet inneber at Seljord kommune bør prøve å vere først ute med informasjon til media og andre interessentar om dei beredskapssituasjonane som rammar kommunen. Informasjonen bør alltid vere så korrekt som mogleg, sjølv om informasjonen kan gi kommunen negativ publisitet. 4.3 Beredskapsverdiane Planlegging og ressursutnytting i beredskapssituasjonar skal ta utgangspunkt i varetaking av beredskapsverdiane og prioriteringsrekkjefølgja mellom desse. Beredskapsverdiane er i prioritets rekkjefølgje: 1 - menneske, 2 - ytre miljø, 3 - økonomiske verdiar, 4 - omdømme/tillit Prioriteringsrekkjefølgja gjeld på to område. Ved ressursknappleik på ressursar som kan nyttast i innsats for å vareta fleire av verdiane, bør ressursane alltid prioriterast i innsats for å vareta den høgast prioriterte beredskapsverdien. Dette er ikkje til hinder for at parallelle aksjonar for å vareta fleire av verdiane samtidig kan setjast i verk. Prioriteringsrekkjefølgja gjeld også i situasjonar der innsats for å vareta ein verdi kan utgjere ein risiko for å gjere skade på ein av dei andre beredskapsverdiane. I slike tilfelle bør innsats ikkje setjast i verk dersom innsats mot ein lågare rangert verdi kan utgjere ein uakseptabel risiko for skade på ein høgare rangert verdi. Særleg gjeld dette dersom innsats for å berge miljøet eller økonomiske verdiar kan utgjere ein uakseptabel risiko for innsatsmannskapa. 4.3.1 Menneske Det skal alltid prioriterast høgast å vareta menneske. Det er den direkte innsatsen for å berge menneskes liv og helse som primært skal prioriterast, men også den vidare psykososiale varetakinga er ei svært viktig oppgåve innan kommunal beredskap som bør prioriterast. Psykososial oppfølging, anna omsorg og informasjon til menneske som er direkte eller indirekte involverte, til pårørande deira, til dei tilsette til kommunen og innsatsmanskaper, og dessutan befolkninga til kommunen og andre interessentar, er eit kommunalt ansvar som Seljord kommune skal vareta i alle beredskaps- og krisesituasjonar. 4.3.2 Ytre miljø Etter varetaking av menneske, skal vern av det ytre miljøet prioriterast. Med det ytre miljøet meiner ein i denne samanhengen alle uerstattelege verdiar, under dette også kulturminne og arkivmateriale. Vern av det ytre miljøet, kulturminne og arkivmateriale er ei kommunal beredskapsoppgåve som Bergen kommune bør vere medviten og vareta på ein optimal måte i alle beredskapssituasjonar. 13

Page 14

4.3.3 Økonomiske verdiar Når menneske og uerstattelege verdiar er varetekne, skal dei økonomiske verdiane til kommunen varetakast og blir verna. Med økonomiske verdiar medan både materielle og immaterielle verdiar som er uerstattlege, og tenesteproduksjonen til kommunen. Kommunen har også eit ansvar for å halde oppe tenestetilbodet sitt på eit forsvarleg nivå trass i eventuelle beredskapssituasjonar. Dette er eit ansvar som kommunen skal vareta på ein tilfredsstillande måte i alle beredskapssituasjonar. 4.3.4 Omdømme Ivaretaking av Seljord kommune sitt omdømme og tillit i ein beredskapssituasjon vil i stor grad vere avhengig av korleis kommunen evnar å vareta resten av beredskapsverdiane, og samtidig evnar å formidle varetakinga si på ein god å effektiv måte til media og andre interessentar. Omdømme og tillit er viktig for ein kommune for å kunne halde oppe statusen sin som ein attraktiv bustad- og næringslivs-kommune, arbeidsplass, og for å sikre tilfredsstillande og økonomisk forsvarleg bruk av det frivillige kommunale tenestetilbodet. 4.4 Alvorlegheitsgrad Gult nivå: Potensialet er ein avgrensa konsekvens for kommunen/kommunal tenesteproduksjon/lokalsamfunnet. Ein avgrensa del av kommunens tenesteproduksjon er råka. Berre ein liten del av lokalsamfunnet er råka, og resten av samfunnet fungerer som normalt. Hendinga har ingen vesentleg interesse eksternt Oransje nivå: Stor konsekvens for kommunen/lokal tenesteproduksjon/lokalsamfunnet. Tilliten til kommunen kan bli utfordra, både administrativt og politisk. Ein stor del av lokalsamfunnet vil kunne bli råka, og samfunnet kan bli påverka slik at fleire verksemder må bidra i handteringa. Hendinga vil skape interesse utanfor kommuneorganisasjonen, og kommunen må også forhalde seg til eksterne myndigheiter, verksemder og interessentar. Raudt nivå: Potensiale gjev stor konsekvens for nasjonal verksemd og/eller regional beredskap. Kommunen må forhalde seg aktivt til nasjonale og regionale myndigheiter, verksemder og interessenter. Svart nivå: Potensiale for nasjonal unntakstilstand og/eller nasjonal politisk beredskap Svart nivå: Potensiale for nasjonal unntakstilstand og/eller nasjonal politisk beredskap 14

Page 15

5 Kompetanseutvikling og øvingsplanar Rådmann ved beredskapskoordinator er ansvarleg for å utarbeide årlege planar for kompetanseutvikling, opplæring, trening og øving av sentral kriseleiing. Planane skal sikre at kommunen til kvar tid har kompetent personell som bemannar funksjonane i den sentrale beredskapsorganisasjonen. Kompetanseutviklings- og øvingsplanane skal rullerast kvart år, og godkjennast av rådmann etter gjennomgang i sentral beredskaps- og kriseleiing. Planane inngår som del av overordna operativ beredskapsplan. Kommunalsjefane har tilsvarande ansvar innanfor ansvarsområda sine og skal sørgje for at dei operasjonelle verksemdene kontinuerleg gjennomfører nødvendige øvings- og opplæringsaktivitetar. 5.1 Kompetanseutvikling for beredskap- og krisehandtering Medarbeidarar i organisasjonen som har viktige og sentrale funksjonar skal ha gjennomført grunnleggjande opplæring i beredskaps- og krisehandtering, og dessutan delta i årlege opplæringsaktivitetar etter fastsett plan. Beredskapskoordinator er ansvarleg for gjennomføring og oppfølging for kommunal beredskaps- og kriseleiing etter følgjande oppsett: Tiltak Tid - Målgruppe Ansvarlig- gjennomføring gjennomføring Rådmann sitt opplegg 1. kvartal Rådmannen sin Rådmann/ for beredskapsåret leiargruppe/ beredskapskoordinator beredskaps- og kriseleiinga Revidere overordna 1. kvartal Rådmannen sin Beredskapskoordinator plan operativ del leiargruppe/ beredskaps- og kriseleiinga Beredskapsplan- 2. kvartal beredskaps- og Beredskapskoordinator verket, årleg kriseleiinga gjennomgang Temasamling 3. kvartal Leiarnivå 1 tom 3 Rådmann/ samfunnssikkerhet og beredskapskoordinator beredskap. Tema avklarast årleg Øving 4. kvartal Beredskaps- og Rådmann/ kriseleiinga beredskapskoordinator Statsforvaltaren sitt 4. kvartal Rådmannen sin Beredskapskoordinator temamøte leiargruppe/ beredskaps- og kriseleiinga 15

Page 16

Beredskapsrådet sitt 4.kvartal Rådmannen sin Ordførar/ årlege møte leiargruppe/ Beredskapskoordinator beredskaps- og kriseleiinga, samarbeidspartnarar og ressursar Overordna Anna kvart år, Kommunalsjefane Beredskapskoordinator beredskap- og eiga program sine leiargrupper samfunnssikkerhet; gjennomgang Oversikt over gjennomført og planlagd opplæring for medarbeidarar i sentral kriseleiing blir ajourført av beredskapskoordinator og er lagra i CIM. 5.2 Øvingsplan og treningsopplegg Vedlikehaldstrening og øving av dei ulike personane som har dei ulike funksjonane i beredskapsorganisasjonen er forventa å gjennomførast for å kunne halde oppe nødvendig kompetanse kontinuerleg og over tid. Som eit minimum skal personane som har dei ulike funksjonane delta på minimum ei årleg øving. Seljord kommune skal ha ein øvingsplan der sentral kriseleiing øver kvar haust, etter avklart tematikk og prioritering. I tillegg deltek kommunen i dei relevante øvingane som Statsforvaltaren eller andre nasjonale aktørar arrangerer, og alle medlemmane skal minst ein gong i året delta på øvingar i bruk av andre kommunikasjonskanalar som sikringsradio og nødnett. Kommunalsjefane har tilsvarande opplæringsansvar innanfor ansvarsområda sine og skal sørgje for at dei operasjonelle verksemdene kontinuerleg gjennomfører nødvendige øvings- og opplæringsaktivitetar. Etter alle hendingar og øvingar skal beredskaps- og kriseleiinga gjennomføre evaluering og slik sikre lærdom til komande hendingar. Øvingsplan 16

Page 17

6 Kommunen sin beredskaps- og kriseleiing Den overordna beredskaps- og kriseleiinga i kommunen består av beredskaps- og kriseleiinga til kommunen og denne sitt sekretariat. beredskaps- og kriseleiinga skal bestå av sentrale personar i leiinga til kommunen og kommunalsjefsområde/sentrale beredskapsaktørar. beredskaps- og kriseleiinga har mynde til å fatte raske og viktige avgjerder i ein akutt situasjon. Personar i beredskaps- og kriseleiinga skal parallelt vere leiarar for dei faste funksjonane sine i kommunen, men skal kunne komme saman for å koordinere krisehandteringa. Sekretariatet til beredskaps- og kriseleiinga har som oppgåve å følgje situasjonen kontinuerleg, føre journal og logg i CIM, rapportere, ajourføre situasjonskart, få telefonar og meldingar og dessutan oppdatere kriseleiinga når ho trer saman. Rådmann eventuelt avløysar skal utan unødvendig opphald varslast ved større uønskte hendingar, kriser og katastrofar. Dei skal deretter vurdere om hendinga/krisa er så alvorleg/omfattande at kriseorganisasjonen til kommunen skal etablerast. I ei hending avklarar kriseleiinga/kommunalsjefane om det er behov for å etablere eigen krisestab i kvart enkelt tenesteområde for å støtte opp under kriseleiinga. 6.1 Varslingsplan beredskaps- og kriseleiinga Varslingsplan 6.2 Beredskaps- og kriseleiinga Beredskaps- og kriseleiinga til kommunen blir leidd av rådmann eller denne sin avløysar. Ordførar deltek i kriseleiinga og har m.a. som funksjon å vere mediekontakt/talsperson, og dessutan vere kontaktpunkt og link inn mot det politiske nivået. 6.2.1 Beredskaps- og kriseleiinga si samansetning Beredskaps- og kriseleiinga Ordinær funksjon Funksjon ved beredskap Rådmann Leiar Ordførar Krisetalsmann og politisk nivå 17

Page 18

Kommunalsjef helse og omsorg Leiar for fagområde Kommunalsjef samfunnsutvikling og drift Leiar for fagområde Kommunalsjef oppvekst Leiar for fagområde Kommuneoverlege Kommuneoverlege Kultur- og næringssjef Kommunikasjonsansvarleg og ansvarleg for sekretariat Representant frå personalavdelinga Personalmessige oppfølging Beredskapskoordinator Koordinator for kriseleiinga, CIM- systemansvarlig Avhengig av situasjonen, kan andre nøkkel/ressurspersonar kallast inn til å delta i beredskaps- og kriseleiinga. Politiet og frivillige organisasjonar kan også kallast inn etter behov. 6.2.2 Beredskaps- og kriseleiinga sine oppgåver Sjekkpunkt ved første møte i beredskaps- og kriseleiinga. 1. Vedta om kriseorganisasjonen til kommunen skal etablerast heilt eller delvis 2. Innhente opplysningar og få ei best mogleg oversikt over situasjonen i kommunen, og avklare moglege konsekvensar for dei fire beredskapsverdiane. 3. Etablere ei felles forståing i kriseleiinga for kva og kor omfattande problema er. Sett alvorlegheitsgrad. 4. Avgjere omfang av støttetenestene; m.a. ta stilling til om, kva grad og funksjonar som skal etablerast: Presse- og infosenter, Publikumsteneste og Evakuerte- og pårørandesenter 5. Avklare om eitt eller fleire av tenesteområda skal etablere eigen beredskapsorganisasjon for å støtte opp under kriseleiinga, som til dømes Helseberedskapsgruppa 6. Avklare om kriseleiinga vil ha ein liaison frå Politiet eller andre aktuelle samarbeidspartnarar som er involverte i hendinga 7. Avklare, mellom anna med skadestadsleiar, behov for utstyret til kommunen/ materiell. Når liv og helse er trua er det alltid politiet som handterer skadestaden. 8. Avklare med skadestadsleiar om det er behov for ein eigen kontaktperson(liaison) frå kriseleiinga på skadestaden 9. Avklare om annan fagleg kompetanse skal kallast inn/ blir informert. Til dømes innkalling av Psykososialt kriseteam 10. Avklare potensialet i hendinga, alvorsgrad, tid/lengd og sett dette i forhold til ressursinnhenting 11. Utarbeide informasjon og setje i verk nødvendige informasjonstiltak internt i organisasjonen, for innbyggjarane, media og andre. Koordinere med infoansvarlege og skadestadsleiing 18

Page 19

12. Setje i verk strakstiltak for å hindre ytterlegare skader på personar, miljø og materielle verdiar i samarbeid med profesjonelle redningsmannskap. Tiltak gjennomføring av statusmøter under pågåande hending: 1. Kontinuerleg vurdering av hendinga, konsekvensar, nødvendige handlingar og tidsramme 2. Vurdere behovet for og evt. å rekvirere nødvendig utstyr/ materiell. 3. Vurdere om kommunen må setje i verk fleire tiltak for å hindre/ avgrense skadar på personar, miljø og materielle verdiar. 4. Vareta kontakt med innsatsleiinga i politiet, eventuelt LRS(?) og operasjonssentralen. 5. Halde kontakt og oversikt med det utplasserte personellet til kommunen og materiell. Hugs skifte av personell ved langvarig innsats. 6. Avgjere/avklare om det er aktuelt med personalressursar frå frivillige organisasjonar. Vurdere framtidig behov ut frå val som blir tatt. 6.3 Sekretariatet 6.3.1 Sekretariatet sin samansetning Sekretariatet er bemanna med personell med kompetanse innan administrative funksjonar, under dette journalføring, telefonopplegg, elektronisk kommunikasjon, databehandling, elektroniske kart, svarteneste osb. Kriseleiinga sitt sekretariat har følgjande samansetning: SEKRETARIET Ordinær funksjon Funksjon ved beredskap/krise Kultur- og næringssjef Leiar for sekretariatet Beredskapskoordinator Koordinator, CIM- systemansvarleg Politisk sekretær, digitaliseringsansvarleg og Loggføring i CIM oppmåling Sentralbord Leie telefonopplegg, svarteneste Web-ansvarlig Web-ansvarleg Liaison Kontaktpunkt mellom kriseleiinga og hendinga Avdelingsleiar flyktningteneste og Oppfylging av vaksenopplæring ordførar/informasjon eksternt og internt 19

Page 20

6.3.2 Sekretariatet sine oppgåver Tiltak ved etablering 1. Kalle inn nøkkelpersonell i kriseorganisasjonen når avgjerd om innkalling er gitt 2. Etablere ein kriselogg der all viktig informasjon i samband med hendinga skal journalførast og dokumenterast 3. Starte loggføring i kriseloggen så tidleg som mogleg. Berører alle stader som får førespurnader og som set i verk tiltak knytt til krisehandteringa 4. Være sekretariat for kriseleiinga heile døgnet og skaffe best mogleg oversikt over situasjonen 5. Føre kartar og oversikter som gjer at situasjonen lett og raskt kan lesast 6. Følgje med på informasjon om hendinga som blir referert i media og føre dette på for eks. ein flippover 7. Sjå til at sentralbordet og servicetorget til kommunen er ope og har god nok kapasitet 8. Etablere kontakt med Statsforvaltaren og gi rapport om situasjonen 9. Etablere kontakt med andre instansar og nabokommunane, informer om situasjonen, og spør om ressursar dersom det er aktuelt 10. Etablere kontakt med frivillige lag og foreiningar som kan bli involvert i krisa på eit seinare stadium Tiltak i driftsfasen- under pågåande hending: 1. Føre logg og hente inn informasjon frå dei ulike aktørane i krisearbeidet 2. Vurdere behovet for og evt. å rekvirere nødvendig utstyr/ materiell 3. Sørgje for mat og forsyningar til kommunen sitt eige personell og materiell 4. Avgjere/avklare om det er aktuelt med personalressursar frå frivillige organisasjonar 5. Utarbeide og formidle statusrapportar til Statsforvaltaren 6.4 Beredskapsrelaterte innsatsområder og funksjonar Rådmann og den sentrale beredskaps- og kriseleiinga i kommunen har behov for planlagd tilgang til kommunale beredskapsressursar som skal utføre praktiske aksjonar og tiltak ved ein krisesituasjon. Desse er beskrivne i overordna beredskapsplan -operativ del. Desse ressursane skal i tillegg utgjere avgjerdsstøtte og kallast inn til kriseleiinga etter behov. 6.5 Oversikt over tilgjengelige interne og eksterne beredskapsressursar Det er utarbeidd ei samla oversikt over tilgjengelege interne og eksterne beredskapsressursar som sentral beredskaps- og kriseleiing kan etablere kontakt med og samarbeide med ved ei krise/alvorleg hending. Oversikta blir oppdatert halvårleg og ligg som vedlegg til denne planen. Varslingsliste 20

Page 21

6.6 Beredskaps- og kriseleiinga og sekretariatet sine lokalar og kommunikasjon Lokalar og kommunikasjon Adresse, bygning Telefoner, telefaks, e-post osv. Brøløsvegen 13 A, Telefonnr. internt 35065100 kommunestyresalen Telefonnr. utanom sentralbord Telefaksnr. 35 06 51 01 Mobil telefonnr. 409 13 566 Beredskapstelefon Satellitt-telefon + 88 16 41 44 06 93 E-postadresse beredskap@seljord.kommune.no 21

Page 22

6.7 Bruk av CIM som krisehandteringsverktøy, øvingsplan CIM, øvingsplan kommune-beredskap og samfunnssikkerhet Sentral krise- og beredskapsleiing bruker CIM som krisehandteringsverktøy, som et hjelpemiddel for å fatte best mulige avgjerder og for å kommunisere med andre beredskapsaktørar. Det loggast inn i www.DSB-CIM.no. I en reell hending brukas modus «Normal». All øvrig bruk foregår i modus «Øvelse» Føring av en kriselogg skal etablerast raskt slik at man ikkje går glipp av de første Informasjonsbevegelsene under en krise/katastrofe. Alle registreringer skal foretas systematisk og vil hjelpe kriseleiinga til å skaffe seg det riktige situasjonsbildet og for å gjøre de riktige prioriteringane. Tiltakskort 6.7.1 Øvingsplan for beredskaps- og kriseleiinga Tid Planlagde Gjennomført Sentrale oppfølgingspunkt øvingar 2023 Etablering av EPS Hausten Skrivebordsøving: varslingsrutiner og etableringsrutiner 2025 PLIVO Skrivebordsøving: trippelvarsling og kriseleiinga, skadestedshåndtering, Etablering av EPS, pårørande Stor ulykke 2025 Flom/ekstremvær Skrivebordsøving: førehandsvarsling, forebyggande tiltak, varsling, storflaum i Bygdaråi, Seljordsvatnet noko seinare, evakuering 2026 Tunnel I samarbeid med SVV, hendelsesrelatert i tunnelen 22

Page 23

7 Funksjonskort Funksjonskorta beskriv hovedfunksjonane for alle medlemmene i beredskaps- og kriseleiinga. Funksjonskort - ordførar Ansvarsområde - Du representerer kommunestyret og den politiske leiinga i kommunen, og disponerer beredskapsfullmakta - Det er berre du, eller den du avtalar, som skal uttale seg til pressa på vegne av kommunen i ein beredskapssituasjon - Du er «kommunens andlet» i ein beredskapssituasjon og skal opptre på ein tillitsvekkande måte som viser omsut, skapar tryggleik og reduserer angst Du rapporterer til formannskapet og kommunestyret, og informerer rådmannen. Din stadfortredar er varaordførar eller den du delegerer til. Du er ikkje stadfortredar for andre Viktigaste arbeidsoppgåver: - Du representerer og uttalar deg på vegner av Seljord kommune i ein beredskapssituasjon - Du leier kommunens beredskapsråd - Du og rådmannen godkjenner frigitt informasjon før den blir distribuert Viktige interne ressursar: - Rådmannen, beredskapsleiinga - Andre politiske interne og eksterne organ Viktige eksterne samarbeidspartar du bør koordinere med - Saman med rådmannen bør du koordinere med Statsforvaltaren, kommunar og andre lokale, regionale og nasjonale politiske myndigheiter - Du må koordinere og oppdatere deg med rådmannen og beredskapsleiinga om aksjonane dine Varsling og rapportering - Du skal syte for varsling av og informasjon til formannskap og eller kommunestyret, fylkesordførar, Statsforvaltaren og andre lokale, regionale og nasjonale myndigheiter - Du rapporterer til formannskapet, kommunestyret og Statsforvaltaren Fase: Oppstart - mobilisering Etter at du har motteke varsel/avgjort mobilisering: • Gå til beredskapsromet eller avtalt møteplass • Få ein status frå rådmannen og andre som kjenner situasjonen 23

Page 24

• Reflekter over korleis beredskapssituasjonen skal kommuniserast til innbyggjarar og til media • Gå gjennom innhaldet i plan for beredskapskommunikasjon og rolla di i den overordna beredskapsplanen Fase: Oppstart - tiltak før førstemøtet - Få full orientering om situasjonen og gje innspel om handtering, knytt til menneske, miljø, økonomiske/materielle verdiar og kommunens tillit - Legg ein strategisk plan for mediehandtering i samråd med rådmann og kommunikasjonsansvarleg - Bidra inn i vurderinga av om o Er tiltaka som er iverksette fornuftige og er det nok? o Kva ressursar er nadusynt? o Kva andre tiltak kan vera naudsynte? Fase: Undervegs - tiltak og vurderingar - Kva konsekvensar får hendinga for dei råka (lang/kort sikt) - Kva konsekvensar får hendinga for kommunens tenesteyting og omdømme (lang/kort sikt) - Er det andre indirekte innverknader på kommunen? - Er det andre spørsmål som krev politiske vedtak utover den gitte fullmakta? - Er det behov for å orientere kommunestyret eller andre politiske utval? Fase: Demobilisering - Gje innspel og tilrådingar til ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Vurdering orientering til politisk nivå 24

Page 25

Funksjonskort - rådmann Ansvarsområde: - Du er kommunens øvste administrative leiar og har totalansvaret for drift i både normal- og beredskapssituasjonar - Du har myndigheit til å svare på vegne av Seljord kommune og ta avgjersler ut i frå ditt beste skjønn innanfor ansvarsområdet ditt - Du avgjer korleis kommunen skal forhalde seg til ei ekstraordinær hending, situasjon eller tilstand som ein beredskapssituasjon - Du skal ta avgjersler om mobilisering, ressursbruk og demobilisering av beredskapssituasjonen Du rapporterer til ordførar Din stadfortredar er kommunalsjef helse og omsorg Beredskapsfullmakta Du har fullmakt til å innkalle beredskapsleiinga og til å disponere opptil 1 million kroner til tiltak Viktigaste oppgåver - Du leier beredskapsorganisasjonen og alle dei kommunale ressursane som blir nytta - Du skal gjennomføre førstemøtet og statusmøte, og sikre at beredskapshandteringa er planlagt, koordinert, tilstrekkeleg og følgjer metodar og prinsipp for beredskapsleiing. - Du skal sikre at beredskapsleiinga alltid har ei sams forståing av situasjonen - Du skal i lag med ordførar godkjenne all frigitt informasjon før distribusjon Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Beredskapsleiinga - Helsetenestene - Tekniske tenester Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Politi - Statsforvaltaren - Nabokommunar - Andre samarbeidspartar Fase: Ved varsling - Vurder arten og kor alvorleg situasjonen er/kan bli, og skaff så mange detaljar om hendinga som mogleg - Vurder med ordførar om beredskapsleiinga skal mobiliserast. Dersom du ikkje får tak i ordførar skal du gjere vurderinga sjølv. Er det tvil: mobiliser! Fase: Mobilisering 25

Page 26

- Mobiliser i samsvar med tiltakskortet sende ut meldingar/innkalling frå CIM - Vurder om andre interne/eksterne skal varslast, sjå tiltakskort etablering av beredskapsleiing - Reflekter over korleis beredskapssituasjonen skal kommuniserast til innbyggjarar og media - Gå gjennom beredskapsplanen Fase: Tiltak før førstemøtet - Få full oversikt over situasjonen og potensialet - Vurder situasjonen knytt til menneske, miljø, økonomiske og materielle verdiar og kommunens tenester/tillit. - Førebu og gjennomfør strategisk førstemøte – sjå tiltakskort - I samspel med beredskapsleiinga, start mobilisering av interne ressursar, som teknisk støtte, andre relevante ressursar for kommunen, liaisonar eller økonomiske/juridiske ressursar Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Sjå til at beredskapsleiinga handterer ansvarsområda sine tilfredstillande - Etabler fokus etter førstemøtet og statusmøte - Gjer dei omprioriteringane og avgjerslene som trengs mellom førstemøtet og statusmøta - Sjå til at tilsette får nok informasjon om situasjonsutvikling og tiltak - Sjå til at brukarar og andre råka får naudsynt informasjon om kommunens tiltak - Sjå til at eventuelle samarbeidspartnarar blir varsla og får informasjon - Sjå til at relevante myndigheiter blir varsla og får informasjon - I samarbeid med kommunikasjonsansvarleg og eventuelt politi sjå til at innbyggjarar og media får einskapleg, sannferdig og truverdig informasjon. - Vurder om det er behov for å varsle formannskapet og kommunestyret - Bidra i vurderinga om o Noverande respons er tilstrekkeleg og god nok o Kva ressursar som er naudsynt o Kva tiltak som kan vera naudsynt Fase: Demobilisering - I samråd med ordføraren skal du avgjere demobilisering og innføring av normaldrift - Gje innspel og tilrådingar til ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Vurder behovet for debrief/defuse i beredskapsleiinga og sjå til at behovet for oppfølging av tilsette i andre delar av organisasjonen blir følgt opp. 26

Page 27

Funksjonskort - kommunalsjef helse- og omsorg Ansvarsområde: - Du har ansvar for drift og leiing av helse- og omsorgstenestene i Seljord kommune - Du skal bidra aktivt i beredskapsleiinga med din kompetanse og erfaringar - Du leier Helse og omsorg sin beredskapsgruppe - Sjå til at plan for helse-, sosial og smitteberedskap blir følgt opp Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er den einingsleiaren du utpeikar Du er stadfortredar for rådmann Viktigaste oppgåver - Du støttar og følgjer opp mellomleiarar og tilsette - Du skal sikre at særleg sårbare grupper blir ivareteke - Du disponerer tilsette og tek avgjersler om lokalisering og handtering av brukarar/pasientar i samarbeid med kommuneoverlegen og einingsleiarar - Du har ansvar for å bemanne EPS-senter og evakueringsmottak med naudsynt helse- og omsorgsfagleg kompetanse - Du kan kalle ut psykososialt kriseteam Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Helse og omsorg si beredskapsgruppe - Psykososialt kriseteam - Legevakt - Avdelingar og institusjonar Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Spesialisthelsetenesta - Folkehelseinstituttet - Mattilsynet, distriktskontoret nedre Telemark eller Regionskontoret for Buskerud, Vestfold og Telemark - Statsforvaltaren i Telemark (helse- omsorg og sosialtenester) Fase: Ved varsling av ei hending - Dersom du får varsel om hendingar innanfor ditt ansvarsområde, vurder hendinga og kor alvorleg situasjonen kan bli - Rådfør deg med rådmannen og bistå i vurderinga om det er behov for å mobilisere beredskapsleiinga Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til kommunestyresalen - Hent inn aktuell informasjon om situasjonen innanfor ditt ansvarsområde - Ha klart beredskapsplanar og eventuelt kartverk innanfor ditt ansvarsområde Fase: Tiltak før førstemøtet 27

Page 28

- Vurder å informere eller mobilisere tilsette innanfor eiga ansvarsområde - Sett i verk dei strakstiltaka som du meiner er naudsynt for å handtere situasjonen - Vurder situasjonen innanfor menneske, miljø, økonomiske og materielle verdiar og kommunens tenestetilbod/tillit Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal - Vurder mogelege konsekvensar for brukarar - Vurder moglege konsekvensar for tilsette og tenestetilbod. Er det andre indirekte påverkingar på kommunen? - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte Fase: Demobilisering - Gje innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gje innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Sjå til at tilsette får den oppfølginga dei treng (debrief, defuse, støtte) 28

Page 29

Funksjonskort - kommunalsjef oppvekst Ansvarsområde: - Du har ansvar for drift og leiing av oppvekstfeltet i Seljord kommune - Du skal bidra aktivt i beredskapsleiinga med din kompetanse og erfaringar - Sjå til at eiga planverk blir følgt opp Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er den avdelingsleiaren du utpeikar Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Du støttar og følgjer opp mellomleiarar og tilsette - Du skal sikre at særleg sårbare grupper blir ivareteke - Du disponerer tilsette og tek avgjersler om lokalisering og handtering av brukarar/pasientar i samarbeid med kommuneoverlegen og avdelingsleiarar Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Helse og omsorg sin beredskapsgruppe - Psykososialt kriseteam - Legevakt - Avdelingar og institusjonar Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Spesialhelsetenesta - Folkehelseinstituttet - Mattilsynet, distriktskontoret nedre Telemark eller Regionskontoret for Buskerud, Vestfold og Telemark - Statsforvaltaren i Telemark (helse- omsorg og sosialtenester) Fase: Ved varsling av ei hending - Dersom du får varsel om hendingar innanfor ditt ansvarsområde, vurder hendinga og kor alvorleg situasjonen kan bli - Rådfør deg med rådmannen og bistå i vurderinga om det er behov for å mobilisere beredskapsleiinga Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til kommunestyresalen - Innhent aktuell informasjon om situasjonen innanfor ditt ansvarsområde - Ha klart beredskapsplanar og eventuelt kartverk innanfor ditt ansvarsområde Fase: Tiltak før førstemøtet - Vurder å informere eller mobilisere tilsette innanfor eiga ansvarsområde - Set i verk dei strakstiltaka som du meiner er naudsynt for å handtere situasjonen - Vurder situasjonen innanfor menneske, miljø, økonomiske og materielle verdiar og kommunens tenestetilbod/tillit Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar 29

Page 30

- Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Vurder mogelege konsekvensar for brukarar - Vurder moglege konsekvensar for tilsette og tenestetilbod. Er det andre indirekte påverkingar på kommunen? - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte Fase: Demobilisering - Gje innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gje innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Sjå til at tilsette får den oppfølginga dei treng (debrief, defuse, støtte) 30

Page 31

Funksjonskort -kommunalsjef samfunnsutvikling og drift Ansvarsområde: - Du har ansvar for drift og leiing av ditt ansvarsområde, også i ein beredskapssituasjon - Du skal bidra aktivt i beredskapsleiinga med den kompetansen du har Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er avdelingsingeniør for VA Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Ha oversikt over kva tekniske ressursar og tilsette som er råka og involvert i situasjonen - Planlegg og iverksett løysingar og tiltak for å minimere skadeomfanget - Følg opp og støtt tilsette, og vurder framtidig ressursbehov - Samarbeid med andre einingar som er råka av svikt i teknisk infrastruktur Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Eigne tilsette Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Sivilforsvar, Røde Kors, andre eksterne ressursar - Teleleverandørar, som Telenor - Energileverandørar som Statkraft, Vest-Telemark kraftlag og Rauland kraftforsyningslag - Regulanten for Skiensvassdraga - Øst-Telemarkens Brukseierforening - Sjå varslingsplan Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til kommunestyresalen - Få oversikt over status for tekniske tenester - Sjå til at eigne beredskapsplanar er iverksett og finn fram overordna beredskapsplan og relevante tiltakskort. Fase: Tiltak før førstemøtet - Mobiliser og organiser i samsvar med eigne planar - Ha klar PC med relevant verktøy for å få oversikt over involverte ressursar - Vurder kva informasjon som kan frigjevast til media Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Følg opp eigne beredskapsplanar - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte 31

Page 32

Fase: Demobilisering - Gjev innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gjev innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Sjå til at tilsette får den oppfølginga dei treng (debrief, defuse, støtte) 32

Page 33

Funksjonskort - kommuneoverlege Ansvarsområde: - Du skal bistå og vera medisinfagleg rådgjevar til beredskapsleiinga - Du har det overordna ansvaret for den samfunnsmedisinske kompetansen, som miljøretta helsevern, smittevern, helsemessig beredskapsplan Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er assisterande kommuneoverlege Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Ha oversikt over kva konsekvensar hendinga har eller kan få for involverte og tilsette, og koma med forslag til tiltak - Iverksett strakstiltak dersom hendinga har umiddelbare konsekvensar for liv eller helse Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Helse- og omsorgssjefen - VHO si beredskapsgruppe - Tilsette innan helse og omsorg Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - AMK - Mattilsynet - Statsforvaltaren - Andre? Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til kommunestyresalen - Vurder kva konsekvensane hendinga kan ha for helsetilstanden - Sjå til at eigne beredskapsplanar er iverksett og finn fram overordna beredskapsplan og relevante tiltakskort. Fase: Tiltak før førstemøtet - Mobiliser og organiser i samsvar med eigne planar - Ha klar PC med andre relevant verktøy for å få oversikt over involverte ressursar - Vurder kva informasjon som kan frigjevast til media Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Følg opp eigne beredskapsplanar - Bidra i vurderinga om - o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg - o Kva ressursar som er naudsynte - o Kva tiltak som kan vera naudsynte 33

Page 34

Fase: Demobilisering - Gjev innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gjev innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) 34

Page 35

Funksjonskort - kommunikasjonsansvarleg Ansvarsområde: - Du er kommunens kommunikasjonsansvarleg i ein beredskapssituasjon og skal iverksette, koordinere og kvalitetssikre alle naudsynte informasjonstiltak internt og eksternt. - Du skal bidra til mediehandtering og publisering av frigitt informasjon blir gjort på ein heilskapleg, sannferdig og truverdig måte. - Du har ansvar for at sentralbordet fungerer som førstelinjeteneste i ein beredskapssituasjon - Du er leiar av krisesekretariatet Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er …. Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Planlegg og sikre overordna leiing av informasjonsarbeidet - Kontinuerlig hente og koordinere informasjon frå interne og eksterne kjelder - Publiser første frigitte informasjon og arbeid undervegs med forslag til oppdatert frigitt informasjon - Distribuer frigitt informasjon etter godkjenning frå ordførar og rådmann - Vurder, planlegg og iverksett all mediehandtering, som pressekonferanse, sosiale media, beredskapsnettsider m.m. - Leie sekretariatet effektivt Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Krisesekretariatet - Sentralbord - Samarbeid med Rådmann og ordførar - Kommunikasjonsløysingar: Heimesider, varsling 24, pressesenter m.m Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Statsforvaltaren, beredskapsavdelinga - Media (NRK, Vest-Telemark Blad, TA, Varden og eventuelt andre riksdekkande aviser) Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til kommunestyresalen - Vurder korleis hendinga skal formidlast - Førebu sekretariat og sentralbord - Finn fram plan for beredskapskommunikasjon og relevante malar og tiltakskort Fase: Tiltak før førstemøtet 35

Page 36

- Sjekk kva media har formidla om situasjonen - Mobiliser og organiser i samsvar med plan for beredskapskommunikasjon - Ha klar mal for første beredskapsmelding internt og eksternt - Vurder meida-konsekvensar og etabler ein informasjons- og kommunikasjonsstrategi saman med rådmann og ev. ordførar. - Førebu Seljord kommunes informasjon til media, pårørande/involverte, interne og eksterne aktørar Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Følg opp plan for beredskapskommunikasjon - Vurder behov for tiltak som mediesenter, pressekonferanse, pressemelding eller alternative kommunikasjonsformer - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte Fase: Demobilisering - Gje innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gje innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Sjå til at tilsette får den oppfølginga dei treng (debrief, defuse, støtte) 36

Page 37

Funksjonskort -personalrådgjevar Ansvarsområde: - Du skal bidra i beredskapsleiinga der det trengs - Du skal bistå i vurderinga av behovet for å iverksette nødvendige personalmessige tiltak og iverksette tiltak det einast om Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er ingen Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Bistå rådmann med situasjonsoversikt og oversikt over om alle relevante partar blir varsla. - Bistå kommunikasjonsansvarleg - Koordinere og overvake besluttingsprosessane - Rapportere til Statsforvaltaren i CIM. - Bistå med føring i CIM og ressursoversiktar Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Beredskapsleiinga og beredskapsstaben Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til kommunestyresalen - Vurder konsekvensane hendinga kan ha Fase: Tiltak før førstemøtet - Sjå til at beredskapskassa, beredskapsplanar, kartverk og vertkøy blir nytta - Ha klar PC med relevant verktøy for å få oversikt over involverte ressursar - Vurder kva informasjon som kan frigjevast til media Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Bidra i vurderinga om o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg o Kva ressursar som er naudsynte o Kva tiltak som kan vera naudsynte Fase: Demobilisering - Gjev innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gjev innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Beredskapssituasjonar skal evaluerast. Plan- og beredskapsrådgjevar skal sjå til at ny kunnskap og erfaring blir sikra i planverket og verktøya. 37

Page 38

Funksjonskort - beredskapskoordinator Ansvarsområde: - Du skal bidra i beredskapsleiinga der det trengs - Du skal førebu møte i beredskapsleiinga og føre referat - Du skal rapportere til Statsforvaltaren, i samarbeid med beredskapsleiar Du rapporterer til rådmannen Din stadfortredar er ingen Du er ikkje stadfortredar for nokon Viktigaste oppgåver - Bistå rådmann med situasjonsoversikt og oversikt over om alle relevante partar blir varsla. - Bistå kommunikasjonsansvarleg - Koordinere og overvake besluttingsprosessane - Rapportere til Statsforvaltaren i CIM. - Bistå med føring i CIM og ressursoversiktar Viktige interne ressursar som du kan mobilisere - Beredskapsleiinga og beredskapsstaben Viktige eksterne samarbeidspartar som du bør samarbeide med - Statsforvaltaren beredskapsavdeling Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til kommunstyresalen - Vurder konsekvensane hendinga kan ha Fase: Tiltak før førstemøtet - Sjå til at beredskapskassa, beredskapsplanar, kartverk og vertkøy blir nytta - Ha klar PC med CIM og andre relevant verktøy for å få oversikt over involverte ressursar - Vurder kva informasjon som kan frigjevast til media Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Identifiser om organisasjonen eventuelt ikkje klarer å oppfylle dei forpliktingane som ein skal. - Følg opp arbeidsmåten og bistå med å få på plass gode system for informasjonsflyt - Bidra i vurderinga om - o Den responsen som er sett i verk er god nok og tilstrekkeleg - o Kva ressursar som er naudsynte - o Kva tiltak som kan vera naudsynte - Sjå til at Statsforvaltaren får rapportane som dei etterspør. Fase: Demobilisering 38

Page 39

- Gjev innspel på når ein skal demobilisere og gå over til normal drift - Gjev innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) - Beredskapssituasjonar skal evaluerast. Beredskapskoordinator skal sjå til at ny kunnskap og erfaring blir sikra i planverket og verktøya. 39

Page 40

Funksjonskort – beredskapsstab, sekretariat for logg og journalføring Ansvarsområde: - De skal syte for nøyaktig loggføring og dokumentasjon av hendingane under beredskapssituasjonen. - De skal bistå beredskapsleiinga med praktiske oppgåver, som innkallingar, meldingar og informasjonsflyt De rapporterer til rådmannen De er ikkje stadfortredarar for nokon Viktigaste oppgåver - Motta meldingar om beredskapssituasjonen og formidle vidare til rett person. - Loggføre meldingar og informasjon som gjeng inn og ut via sekretariatet - Vera kontaktledd mellom krisesekretariat og beredskapsleiinga - Bistå med ressursoversikt og over oversikt over informasjonsbehov - Vurdere om innkomne meldingar også skal journalførast i sak- og arkivsystemet. - Dersom ledig: Kontakte andre stader der det blir ført logg for å kontrollere at meldingar kjem fram. - Bistå kommunikasjonsansvarleg - Trykke opp fleire skjema/utskrifter etter behov Viktige samarbeidspartar - Beredskapsleiinga, IT-avdelinga Fase: Mobilisering av beredskapsleiing - Gå til Kommunestyresalen, ta med berbar PC - Vurder kva verktøy som bør nyttast Fase: Tiltak før førstemøtet - Sjå til at beredskapskassa, beredskapsplanar, kartverk og vertkøy er klart - Gjer klar PC med CIM og andre relevant verktøy for å få oversikt over involverte ressursar - Etabler og oppdater logg og tavle - Etabler ei mappe under G>Beredskap>Hendingar, der alle relevante dokument i saka (til dømes vedlegg, situasjonsrapportar og andre etablerte dokument) skal lagrast. Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar - Før logg over all relevant kommunikasjon og gjennomførte tiltak, som ikkje blir loggført av beredskapsleiinga - Identifiser om informasjonsflyten mellom Sentralbordet (1.linje) og beredskapsleiing har utfordringar, og eventuelle tiltak - Fotografer informasjonen som er på tavler/veggoppslag og overfør dei til CIM - Planlegg lang tid beredskap. Det bør vera minst 1 times overlapp mellom loggførarane Fase: Demobilisering - Gjev innspel på ettertiltak (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) 40

Page 41

Funksjonskort - Liaison Ansvarsområde: Ved behov kan det bli oppretta liasonfunksjon, denne skal vere eit bindeledd mellom kommunen og instansar, skadestadsleiing /stab og skal syte for gjensidig informasjons- utveksling og vidareformidle / tilby naudsynt kommunal/ lokal bistand. Ved ein aktuell situasjon skal du gjere deg klar for eventuelt å møte og vere på ein ulukkesstad/ hendingsområde eller bli utplassering i ein stab, om politiet setter dette ved lokal hending. Du rapporterer til Kommunikasjonsansvarleg / rådmann Du er ikkje stadfortredarar for nokon Viktigaste oppgåver  Du er kommunens kriseleiing sin kontaktperson/ forlenga arm overfor skadestadsleiinga, alternativ om politiet setter stab.  Etablere direktekontakt med skadestadsleiar, formidle at du er kommunens sin kontaktperson og at du er ein tilgjengeleg ressurs som kan formidle trong for bistand frå kommunen. Bistand som teknisk hjelp, personell, mat, drikke, utstyr transport, forsyning og bruk av kommunale fasilitetar etc.  Du må syte for god utveksling av informasjon mellom skadestaden og kommunen.  Rapportere statusar etter avtale  Vidareformidle til kommunen den informasjon om hendinga som blir gitt til media av skadestadsleiar.  Liason jobbar på tvers av ulike ansvarsområde, men innanfor eit klart definert mandat.  Liason bidreg til at interne og eksterne ressursar utgjer ein koordinert innsats med best mogeleg informasjonsgrunnlag. Viktige samarbeidspartar  Liason kommuniserer med ansvarleg leiar/nivå der innsatsen finn stad, og rapporterer til beredskapsleiinga.  Skadestadsleiing, politi, helse, brann  Kommunikasjonsansvarleg  Rådmann Fase: Mobilisering av beredskapsleiing Du skal, etter avtale, møte i kriseleiinga for å få oppdrag, bli sett inn i hendinga og ev. utlevert sikringsradio/ mobiltelefon. Du må vere kledd/ utrusta og budd på å vere ute på ein skadestad i ein del timar. Fase: Tiltak før førstemøtet Opparbeide kunnskap om kommunen, moglege hendingar og beredskapsplanen. Fase: Undervegs i situasjonen – strategiske problemstillingar 41

Page 42

 Informere  vurdere tiltak som kommunen bør tilby skadestaden, mat, drikke, telt, transport Fase: Demobilisering Gjev innspel på ettertiltak, opprydding (evaluering, gransking, avvikshendingar, rapporteringar) 42

Page 43

8 Tiltakskort Tiltakskort beskriv ein førehandsdefinert framgangsmåte og beskriver handling når ein alvorleg hending eller ulykke/skade inntreffer. Tiltakskort: Sjekkliste for alle hendingar Tid Vurder om det er behov for følgjande aksjonar: Generelt Notat Varsle naudetatar, legevakt og involverte verksemder Informere ordførar/rådmann Informere statsforvaltaren Informere Brannsjefen VTBV Informere Seljord Brannvesen Informere andre Menneske – liv og helse Varsle innbyggjarar, brukarar eller pårørande Mobilisere aktuelle einingsleiarar Etablere evakuerings- og pårørandesenter Mobilisere psykososialt kriseteam Sikre forsyning av relevant materiell Koordinere varsling av pårørande Varsle NAV eller andre relevante myndigheiter Mobilisere frivillige organisasjonar Ytre miljø og kulturmiljø Mobilisere brannvesen Mobilisere teknisk Involvere plan Informere/involvere andre Økonomiske verdiar Varsle eller mobilisere fagfunksjon i kommunen Varsle eller mobilisere grunneigar/byggeigar Involvere økonomisjef Involvere forsikringsselskap Involvere IKT Informasjon og tillit 43

Page 44

Etablere presse- og mediesenter Formulere og distribuere frigitt informasjon Mobilisere Tenestetorget Kartlegge, prioritere og ivareta interesser og tilsette Koordinere informasjon med eksterne aktørar Andre aksjonar Sikre intern oppfølging Sette opp skiftplan for beredskapsleiinga 44

Page 45

Tiltakskort: Situasjonsbestemte hendingar Tid Atomhending Notat • Behov for gode rutinar for å informere og roe innbyggarar • Skaff oversikt over drikkvasskjelder • Vurder distribusjon av rein mat • Viktige omsyn: Helse, landbruk, drikkevatn • Vurder å stenge skular/barnehagar og evakuere institusjonar eller område. • Viktige samarbeidspartar: Sivilforsvaret, Statens Strålevern, Statsforvaltaren, Mattilsynet Bortfall av kritisk infrastruktur (straum/e-kom) • Skaff oversikt over sårbare personar • Skaff oversikt over sårbar VA-infrastruktur • Lag ei prioriteringsliste for reservestraum i kommunale verksemder • Vurder behov for evakuering frå kommunale institusjonar og stenging av skular. • Vurder alternative informasjons- og kommunikasjonsmoglegheiter (sikringsradioar, NRK, satelittelefon, informasjonspunkt) • Vurder konsekvensar for økonomiske transaksjonar – behov for samarbeid med butikkar om rasjonering av t.d. mat og batteri? • Vurder behov for å sikre kjøling av mat • Aktuelle samarbeidspartar: Politi, Statsforvaltaren, Røde Kors, andre beredskapsorganisasjonar, Flaum, ras og stengte vegar • Behov for oversikt over personar som kan vere isolerte • Vurder korleis informasjon kan nå fram til dei som er isolerte • Vurder eventuell varsling og evakuering av råka og dei som er i fare for å bli råka • Eksterne samarbeidspartar: Politiet, Røde Kors Hjelpekorps, SVV, Mesta, lokale entreprenørar Pågåande livstruande vald • Behov for informasjon til pårørande og det er viktig at media nyttar politi/kommunen som informasjonskjelde • Vurder etablering av pårørandesenter og omsorgsapparat • Viktige samarbeidspartar: Politiet Pandemi 45

Page 46

• Informasjon om hygienetiltak • Vurder vaktordning på smittevernområdet • Vurder stenging av offentlege funksjonar som skular, barnehagar og kulturhus • Samarbeid med folkehelseinstituttet Akutt forureining, brudd i vassforsyning, brudd i avløpshandtering • Skaffe oversikt over områder som kan bli påverka av hendinga • Skaffe oversikt over eventuelle helsemessige konsekvensar • Informasjon om hygienetiltak • Vurder vaktordning på smittevernområdet • Vurder stenging av offentlege funksjonar som skular, barnehagar og kulturhus • Samarbeid med folkehelseinstituttet 46

Page 47

Tiltakskort: Varsel til rådmann Eksempel på situasjonar der rådmannen bør varslast er: • Truslar • Lengre bortfall av infrastruktur (telenett, straum, vatn) • Gisseltaking • Saker som det kan bli medieoppslag om • Personskader • Naturhendingar som kan råke eininga (t.d. flaum) • Brann • Hendingar som hindrar det daglege tenestetilbodet • • Hendingar som definert i eigen beredskapsplan Varsle om: • Kva som har skjedd • Når skjedde det • Kven er involvert • Annan relevant informasjon • Konsekvensar for menneske, tenester, infrastruktur, eigedom (reelle og potensielle) • Aksjonar/tiltak som er iverksett 47

Page 48

Tiltakskort: Mottak av beredskapsmelding Meldingsmottaksskjema Kven melder Namn/org: Kl.: Dato: Kontaktinfo Telefon E-post: Anna relevant informasjon om meldar Skildring av hendinga Kva har skjedd? Fakta Kvar og når? Stad og lokal tid Menneske involvert? Namn, f.nr., adresse, tlf., kor mange Andre konsekvensar? Miljø/verdiar/kulturminne/tillit Kommunens involvering Korleis er kommunen involvert? Forventingar av kommunen? Kva er det forventa at me gjer? Kva forventar kommunen? Kva forventar me at blir gjort? Kven er varsla? Er det andre som er involvert? (t.d. naudetatar) Kva er gjort? Kva aksjonar er sett i verk? Vidare kontaktpunkt? Kven kan me kontakte vidare? 48

Page 49

49 Tiltakskort: Registrere hending, loggføring i CIM Nettside: www.dsb-cim.no. Logg på med brukarnamn og passord som du har fått utdelt. Beredskapsstab og Plan- og beredskapsrådgjevar kan gje tilgang til CIM. Registrer ny hending Dersom hendinga ikkje er registrert, trykker du på «registrer ny hendelse» i opningsbildet eller «+ ny» i hovudbiletet . Fyll inn alle felt, legg eventuelt ved aktuelle vedlegg – til dømes varsel som utløyste behovet for registreringa. Trykk «ok». Send ut melding/innkalling frå CIM Logg inn og sjå til at du arbeider i rett hending. 1. Trykk på Hendelser (venstremeny) 2. Trykk på Meldinger (venstremeny) 3. Trykk på Ny (plussteikn oppe til høgre) 4. Vel legg til mottakere og vel korleis du skal velje mottakere. For innkalling av beredskapsleiinga, klikk «distribusjonsliste» og vel «beredskapsleiing». o Brukere = Alle som er registrert i CIM, ein vel dei som ein vil varsle o Roller = Brukarar sortert på roller. o Distribusjonsliste = Brukarar er sortert på distribusjonslister. Her kan også eksterne leggast inn o Kontakter = Alle kontakter, både eksterne og interne som er lagt inn i CIM o Andre = skriv inn mottakarar som ikkje er registrert i CIM frå før 5. Skriv meldinga. Ver kort og tydeleg. Ver merksam på bruk av tal. 6. Vel om det skal varslast på e-post, talemelding eller sms – eller alle. For innkalling av beredskapsleiinga bør alle varsel nyttast. Bruk meldingsprofilen beredskapsmelding. 7. Vurder om alt ser greitt ut. Trykk send. Loggfør i CIM Kva skal loggførast: Alt som er gjort eller skjedd skal loggførast. Er du i tvil: Loggfør! (døme: «Olav tilbyr 8 mann», «lastebil køyrd av vegen», «Statsforvaltaren melder om fare for auka nedbør» «Foreldre kontaktar oss og vil vite om skulen blir stengt i morgon») Kven loggfører: • Tenestetorget loggførar kontakt med media • Dei ulike funksjonane i beredskapsleiinga loggførar sine inn- og utgåande meldingar og aksjonar

Page 50

• Beredskapsstaben loggfører meldingar frå Tenestetorget til beredskapsleiinga og bistår elles i loggføringa Bruk av flagg: Flagg skal nyttast etter avtale. Frigitt informasjon blir flagga grønt. Frigitt informasjon: Informasjon som kan vidareformidlast til alle utanfor kommunen (inkludert media) eller til pårørande/evakuerte. Leiar for beredskapsleiinga eller informasjonssjef avgjer kva informasjon som skal frigjevast. Vanleg loggføring Stå i «Logg» i venstremenyen. Klikk på «ny». Fyll inn aktuell informasjon. Hovudregelen er at frigitt informasjon skal avklarast med ordførar, rådmann eller kommunikasjonsansvarleg (eller deira stadfortredarar). Frigitt informasjon kan flaggast grønt. Hurtigloggføring I kva som helst bilete i CIM: Klikk på stjerna oppe til høgre (snarveier). Vel «hurtigloggføring». Eit eige loggføringsvindauge dukkar opp. Dette kan du ha ope medan du jobbar i CIM, og flytte rundt på skjermen der det måtte passe. Direkte loggføring av meldingar i Stå i den aktuelle meldinga (her illustrert med e- CIM postboksen i CIM). Klikk på «funksjoner» til høgre i sjølve meldingsbildet. Vel «loggfør til hendelse». Sjå til at loggføringa er korrekt og klikk «OK». 50

Page 51

Tiltakskort: Etablering av beredskapsleiing Tiltak/oppgåve Merknad Notat Avgjer at kommunens Rådmann beredskapsleiing skal etablerast heilt eller delvis Varsle beredskapsleiinga Kan delegerast av Sjå varslingsliste rådmann. Bruk helst CIM, eventuelt Varsling24. Alle, inkludert stadfortredar, blir innkalla. Etabler ei ny hending i CIM Kan delegerast Etabler kommunestyresalen til beredskapsrom Varsle om at Rådmann eller beredskapsleiinga er etablert delegert av rådmann. - Statsforvaltaren Sjå varslingsliste - Politi - Sentralbordet - Legevakt (ved behov) - Grannekommunar - Andre relevante Førebu fyrstemøtet, sjå Skaff opplysningar om operativ del for best mogleg oversikt fyrstemøtet over situasjonen og kva konsekvensar det kan få 51

Page 52

Tiltakskort: Rapportering og samarbeid med Statsforvaltaren i ein beredskapssituasjon Kontaktadresse til kommunen: Mottakarar beredskap@seljord.kommune.no Beredskapsleiing, beredskapsstab, tenestetorget, brann, IT-leiar te_seljord@dsb-cim.no Alle som er pålogga i CIM for Vinje kommune Kvittering Merknad Desse kan kvittere på meldinga Kvitteringa skal gå med kopi til (prioritert rekkefølgje): beredskap@seljord.kommune.no 1. Tenestetorget 2. Plan- og beredskapsrådgjevar Dersom meldinga frå Statsforvaltaren inneber at noko skal skje (t.d. rapportering eller deltaking på 3. Rådmann/ stadfortredar telefonkonferanse) skal det sendast ei melding til 4. Leiar Tenestetorget beredskap@seljord.kommune.no som informer om kva tiltak som blir gjort. Til dømes «Rådmannen deltek på telefonkonferansen» Type melding Handling Kven Varselmelding om ein Opprett hending i CIM Den som kvitterer. beredskapssituasjon Loggfør meldinga Beredskapsstaben (også varsel med låg sannsynleg Ved behov, sjå til at rådmann og kan bli bedt om å konsekvens for Vinje) aktuelle einingar har fått og loggføre forstått meldinga Melding om pågåande Følg opp av beredskapsleiinga Rådmann / beredskapssituasjon i kommunen berdeskaps- (t.d. telefonmøte, rapportering koordinator i m.m.) samarbeid med beredskapsstab Informasjon om ein pågåande Loggfør varselet i CIM Beredskapsstab beredskapssituasjon med liten sannsynleg konsekvens for kommunen Kontakt med statsforvaltaren Kontaktadresse til statsforvaltaren: Mottakarar sfvtberedskap@statsforvalteren.no Statsforvaltarens beredskapsleiing 52

Page 53

Tiltakskort: Etablering av informasjons- og publikumsteneste Ansvar: Kommunikasjonsansvarleg Forkortingar: SB = Sentralbord, KSekr. = krisesekretariatet Korleis informasjons- og publikumstenestene kan byggast ut ved ei krisehending. Dagens Oppgåver ved ei hending Tiltak ved ei hending Hente ressursar funksjon frå SB Fyrsteline til publikum og Forsterke med eigne, kompetente Helse- og pårørande. Roe ned, mannskap for telefonsamtaler omsorg formidle frigitt med pårørande (eige kontor, eige informasjon ut og telefonnummer/ e-post) Ksekr. og andre relevant informasjon til Forsterke med ekstra generell einingar på beredskapsleiinga bemanning kommunehuset SB Førsteline media. Forsterke med eigen Ksekr. og andre Formidle pressespørsmål mediekontakt som samarbeider einingar på til med kommunikasjonsansvarleg kommunehuset kommunikasjonsansvarleg med all dialog med media og som og frigitt informasjon samarbeider med TT om media. publisering på heimesidene. Ksekr Handtering av e-post. Sikre at e-postar knytt til Andre einingar Innkomne e-postar knytt beredskapshendinga blir på kommune- til beredskapshendinga vidaresendt til rett person huset må prioriterast raskare (aktuelt å bruke CIM) i tillegg til å enn det dei vanlege bli journalført i elements prosedyrane tilseier. IKT Sjå til at datasystem Frigjera frå daglege oppgåver. Nabokommunar fungerer. Prioritere helse, tenestetorg og beredskapsleiing. Sette opp telefonliner, nye e- postadresser, nettverk Sjekkliste: • Set opp vaktlister for fleire skift framover • Avklar om opningstidene for telefonkontakt skal forlengast, og eventuelt behov for bemanning • Alle i informasjonstenesta må ha tilfredstillande opplæring (CIM, rutinar) 53

Page 54

Tiltakskort: Etablering av presse- og informasjonssenter HOVUDPRINSIPP FOR PRESSE- OG INFORMASJONSSENTER Målet med presse- og • Vera den staden media får informasjon først frå kommunen informasjonssenteret • Vera den staden kommunen kan formidle naudsynt informasjon til media, og alle media får tilgang til den same informasjonen • Avlaste trykket på Sentralbordet og beredskapsleiinga • Avlaste trykket på eventuelle skadestader Avgjersle etablering Kommunikasjonsansvarleg, saman med rådmannen og ordføraren avgjer om, når og kvar det skal etablerast presse- og informasjonssenter. Iverksette etablering Kommunikasjonsansvarleg skal iverksette etablering av senteret Lokalisering Senteret skal lokaliserast på Kommunehuset/Matrommet eller ein annan stad som situasjonen krev. Presse- og • Eigna rom for pressekonferanse informasjonssenteret • Skjerm som viser kommunen si heimeside bør innehalde • Eigna arbeidsrom • Tilgang til straum og nettverk • Tilgang til vatn, vasskokar, enkelt kjøken for eigen matorganisering Hugs å informere om Desse må få informasjon om etableringa: etableringa: • Media som har vore i kontakt med kommunen • Sentralbordet • Einingsleiarar • På kommunens heimesider • På sosiale media Det må informerast om lokalising, når senteret er opna og tidspunkt som rådmann, ordførar eller politi kjem for å intervjuast Organisering av Ein person frå beredskapsstaben bør førebu pressekonferansen pressekonferanse og sjå til at den blir avvikla på ein ryddig måte. • Avklare og formidle kvar ordførar/rådmann skal stå, og kvar pressa skal vere. • Ønske velkomen. • Gje ordet til ordførar/rådmann og eventuelt styre ordet. Ordførar/rådmann bør konsentrere seg om formidlinga. 54

Page 55

Tiltakskort: Etablering av informasjons- og publikumsteneste Tiltakskort: Befolkningsvarsling – Varsling 24 Seljord kommune nyttar varslingssystemet Varsling 24 for å varsle innbyggarar og besøkande i eit geografisk område om hendingar via SMS. Varsling 24 varslar via SMS, e- post, og talemelding til fasttelefon. Kommunen informerer nå våre innbyggarar digitalt ved hendingar der dette er hensiktsmessig. Det kan vere ved vannavstenging, stengte veier, evakuering, krisehendingar, generelle servicemeldinger eller andre forhold som krev rask informasjon. Varslinga kan skje via 5 ulike varlingsmenyar Gruppevarsling – varsle utvalgde grupper, sjå linken https://app.groupalert.net/alert Gruppevarsling gir kommunal beredskapsleiing SMS-varsling av mannskaper og andre forhåndsdefinerte grupper. Send SMS, e-post og eller talemelding. Ypparleg for mannskapsinnkalling / varsling til forhåndsdefinerte grupper. Kommunevarsling – varsle heile kommunen, sjå https://varsling24.net/kommunevarsling.php Sender melding til samlege innbyggaren, bedrifter eller heimelshavere i din kommune. Varsling 24 har kapasitet til å varsle en stor kommune på 15 minuttar. Kommunevarsling tilbyr et filter for fødselsår. Det betyr at du kan sende en melding til alle innbyggarar utifrå alder, f.eks. førstegangsvelgere i et valgår 55

Page 56

56

Page 57

Adressevarsling – varsle adresser innanfor eit avmerka område, sjå linken https://varsling24.net/kartklient.php?partner=no Varsle alle innbyggarar, bedrifter og sårbare abonnentar som bor i et geografisk område. Du kan varsle langs en kjørerute via import av en liste (regneark), eller et polygon. Det er også enkelt å sende en "friskmelding" til de same mottakarane når en hending er over. Lokasjonsvarsling – varsle dei som oppheld seg innanfor eit gitt område, sjå linken https://varsling24.net/varslingsmeny.php# Varsling 24 samarbeider med alle mobiloperatører i Norge for å tilby en komplett lokasjonsvarsling for hele Norge. Med lokasjonsvarsling varslas mobilabonnenter som befinner seg i et område, eller kommer inn i et område. 57

Page 58

Gjenbruk varsling – gjenbruk ein tidlegare varsling og dermed dei same mottakarar på nytt, sjå linken https://varsling24.net/relatertvarsling.php 58

Page 59

Tiltakskort: Etablering av evakuerings- og pårørandesenter (EPS) Etablering og drift av EPS er grundigare omtalt i eiga plan HOVUDPRINSIPP FOR EPS Målet med EPS Ta i mot, registrere og følje opp, i hovudsak fysisk uskadde, evakuerte frå ein skadestad. Her kan ein eventuelt koma saman att med pårørande. Avgjersle etablering Rådmann i samarbeid med politi, helse og evakueringsansvarleg Iverksette etablering Evakueringsansvarleg har ansvar for å iverksette etablering, dvs. innkalle ressursar, utnemne leiarar på staden, avtale lokalisering. Ressursar Sjå varslingsplan for eksterne ressursar Lokalisering Sjå varslingsplan evakueringsstader EPS bør innehalde Sjå Plan for etablering av EPS Informere om • Media: Informer at det er etablert eit EPS, kven som er etableringa: målgruppe, og at media blir bedt om å ikkje oppsøke staden. Blir gjort via kommunikasjonsansvarleg. • Evakuerte og pårørande: Vel informasjonskanal avhengig av storleiken og alvoret i hendinga. Alternativ: Varsling24, direkte kontakt, presseoppslag, kommunens heimesider, dør- til-dør. • Sentralbordet må vite når EPS opnar, kven som er målgruppe, kva informasjon som er offentleg om EPS. • Andre som må vite om etableringa o Ordførar o Politi o Einingsleiarar i kommunen som er involvert eller avstår mannskap o Statsforvaltaren Registrering av Sjå beredskapsplan for EPS operativ del, funksjonskort kan nyttast evakuerte og til manuell registrering eller som ein mal i eit Excel-skjema. Hugs pårørande at informasjonen er unnateke offentligheit § 13. Pårørandetelefon Syte for å vere oppdatert på kva informasjon som er frigitt og kan gjevast ut. Kriseleiinga v/ordførar og rådmann bestemmer kva informasjon som er frigitt. Noter ned: • Kven ringer (namn, adresse, slektskap, telefonnummer) • Kven blir det spurt etter (namn, fødselsdato, kjenneteikn) • Andre relevante opplysningar • Tidspunkt for oppringinga 59

Page 60

Tiltakskort: Krisekommunikasjon Rettleiing til korleis ein skal handtere media og dei spørsmål og intervjusituasjonane ein kan koma opp i. Sjå eiga plan Krisekommunikasjonen skal: Forhindre skader på menneske, miljø og materiell, i tillegg til skader på omdømmet til kommunen. • Krisekommunikasjon er kommunikasjon med eigne tilsette, media, publikum og samarbeidspartar i alvorlege situasjonar og kriser. • Viktig informasjon må bli formidla på ein presis og effektiv måte. God krisekommunikasjon gjev både informasjon og bidreg til arbeidsro. Sentralbordets (eller andres) kontakt med pressa • Noter journalistens namn og kva media han/ho arbeider i • Avklar kva spørsmålet dreier seg om • Spør om journalisten har snakka med andre verksemder i saka • Vis til den informasjonen som skriftleg er frigitt frå kriseleiinga eller pressemelding • Svar aldri «på direkten», særleg ikkje til radio og fjernsyn • Gjev beskjed om at kriseleiinga kjem tilbake med informasjon Kriseleiingas kontakt med pressa (primært ordførar/rådmann) • Kan du ikkje svare: Gje beskjed om at me undersøker saka • Er spørsmålet komplisert: Be om å få det skriftleg, send skriftleg svar • Spør kva fristar journalisten arbeider under • Be om å få lese gjennom direkte og indirekte sitat • Svar høfleg og kontrollert. Ikkje la journalisten stresse deg. • Prioritert rekkefølgje på innhaldet i bodskapen: 1) menneske 2) miljø/omgjevnader 3) materielle verdiar 4) marknad/økonomi TV-intervju: • Be om å få spørsmåla før opptak, og om det er mogleg med fleire opptak • Bestemme deg for den viktigaste bodskapen (20 sekundar er mykje tid på TV) • Førebu deg i lag med nokon • Sjå på intervjuaren, hald blikkontakten • Sei berre det du kan dokumentere, ikkje spekuler om årsak eller ansvar • Unngå framandord og faguttrykk. Bruk heller døme 60

Page 61

Tiltakskort: Kommunikasjon ved utfall av el-kraft og E-kom Rettleiing på korleis Beredskapsleiinga skal kommunisere med kommunale tenester som utfører samfunnsviktige funksjonar og korleis innbyggjarar kan kommunisere med kommunal drift i ein beredskapssituasjon ved utfall av el-kraft og e-kom. Sjå eiga EKOM-plan. SIKRINGSRADIOAR Seljord kommune har 9 sikringsradioar som skal nyttas ved langvarig utfall. Kanal Sikring 8 skal nyttas for det er etablert ein linkstasjon på Skorve som kan vidareformidle signaler til heile kommunen. Utplassering av sikringsradiar: - Beredskapsleiinga – 2 stk Steinmoen bu og servicesenter Nesbukti pleie og omsorgssenter Nestunet bukollektiv Heddelitunet Helsesenteret Open omsorg Heimetenesta NØDNETTERMINALAR Beredskapsleiinga nyttar 2 stk nødnettradiar som kommunikasjon med nødetatar, Statsforvaltaren, nabokommunar og intert i Beredskapsleiinga når krisestab er satt. SATELLITTELEFON Seljord kommune har 1 stk satellittelefon for bruk av beredskapsleiinga når krisestab er satt. NØDSTRAUM Driftsavdelinga plasserer ut nødstraumsaggregat for drift/lading av sikringsradioar, nødnetterminalar og satellittelefon der nødstraumsaggregat ikkje er utplassert permanent. 61

Page 62

Tiltakskort bruk av eksterne ressursar og frivillige Eksterne ressursar er frivillige som kan bidra der det er behov for mannskap som ikkje er faglært. Det kan òg vera spesialmannskap som kommunen ikkje har tilgang til i eigen organisasjon. 1. Organiserte ressursar 2. Uorganiserte ressursar • Kven: Frivillige som er med i ein organisasjon, • Kven: Privatpersonar som tilbyr t.d. Norsk folkehjelp, Sanitetslag, Røde Kors sin bistand • Avtaler med organisasjonen kan anten lagast i • Kommunen må forvente at all forkant (beredskapsavtaler) eller ved behov når ei organisering skjer direkte hending skjer. Avtaler bør avklare eventuell gjennom kommunen. godtgjering, forpleiing og rutinar ved refusjon. Mannskapslister, innkalling, • Ein person (gjerne leiar) i organisasjonen må vera informasjonsflyt og oppfølging kontaktperson til kommunen. må gjerast direkte av eininga • Kommunen må forvente at varsling, innkalling, som dei frivillige arbeider for. mannskapslister og vurdering av dei friviljuge eigenskapar blir gjort av organisasjonen før dei blir sett i arbeid. Kommunens oppgåver ved bruk av eksterne ressursar (einingsnivå): • Ha oversikt over alle eksterne mannskap – namn, telefonnummer, kvar dei er og kva dei gjer. • Det må vere utvilsamt kven i kommunen som har ansvar for å vera leiar/ kontaktperson for dei eksterne ressursane • Sjå til at instruksen for arbeidet blir utarbeidd og kjent. • Sjå til at alle er kjent med rutinar for informasjonsflyt, og at dei fleste situasjonar inneber teieplikt • Sikre at arbeidet ikkje får negative konsekvensar for mental eller fysisk helse • Aldersgrense for eksterne ressursar er 18 år. Yngre må ha godkjenning frå føresette Instruksen for oppdraget må innehalde: • Situasjon: Kva har skjedd (det mest relevante) • Oppdrag: Kva hovudoppgåver skal løysast (t.d. ivareta pårørande, evakuere personar, handle inn varer) • Utføring: Kva konkrete oppgåver skal kvar av dei eksterne ressursane bistå med. Kva skal dei ikkje gjere (dersom det er relevant). • Organisering: Bevertning? Refusjon av utlegg? Tilgang til utstyr? Kor lenge varar oppgåvene? Kva skal ein gjere når ein avsluttar arbeidet? 62

Page 63

• Kontaktpersonar og informasjonsflyt: Kven er overordna i kommunen, kvar er den overordna å finne, kven andre kan kontaktast? Kven må informerast om kva? Teieplikt, rutinar for deling av informasjon. Kven skal kontaktast dersom uforutsette hendingar skjer? 63

Page 64

Tiltakskort: demobilisering  Sørge for at alle punkter som omhandlar fare for folks liv, helse og helbred er i varetatt og under kontroll.  Sørge for at alle punkt som omhandlar fare for store materielle skader og verditap er i varetatt og under kontroll.  Forsikre seg om at organisasjonen Seljord kommune er i stand til å gå over i en normaldrift. - Den akutte responsen må være over - Konsekvenspotensialet for situasjonen må være avklart - Det må være tid til å detaljplanlegge den vidare handteringa - Avklart kven som overtar ansvaret for vidare drift Demobilisering og Status Avklaringar normaldrift kva er status? -Restpotensiale av situasjonen. -kva skal til for å gå til normaldrift?  Normalisering Ok  OK  Demobiliser Tid: Prosess/aksjon: Kommentar: Ordfører eller rådmann beslutter demobilisering Et høgre beredskapsleiingsnivå skal selv ikkje demobilisere før det er verifisert at demobilisering er sluttført på de lavere beredskapsnivåene. Beredskapsleiinga skal være siste eining som demobiliserer. Demobilisering skal gjennomførast ved at alle mobiliserte interne og eksterne ressursar munnleg kontaktast av det beredskapsleiingsnivået som mobiliserte. Et beredskapsleiingsnivå skal sjølv ikkje demobilisere før alle interne og eksterne ressursar som rapporterte til dem, er verifisert demobilisert, Dersom noen interne eller eksterne ressursar skal oppretthalde sin Mobilisering og stilles til 64

Page 65

rådighet for leiaren for den vidare handtering eller oppfølging av beredskapssituasjonen, skal dette besluttast særskilt, Tid: Prosess/aksjon: Kommentar: TU: Når beredskapsleiinga er demobilisert som siste eining, bortfaller beredskapsfullmakta Når demobilisering av beredskapsleiingan er gjennomført, er driften å anse som normalisert Etter demobilisering, skal beredskapsleder gi en orientering til, og all dokumentasjon frå handteringa av beredskapssituasjonen overleverast til, Beredskapssleiar i Seljord kommune. Alle beredskapssituasjoner i Seljord kommune Beredskapskoordinator skal evalueres umiddelbart etter normalisering. gjennomfører Alle interne ressursar plikter å bidra til evalueringen. evalueringa. Eksterne ressursar oppfordras til å delta. 65

Page 66

9 Varslingsliste Brann Brann, forureining, innesperring 110 Politi Trusler, vald, anna kriminalitet 112 / 02800 Ambulanse Ulykker, sjukdom, forgiftning 113 Beredskaps- og kriseleiinga Ordfører, Beate Marie Dahl Eide Øvste politiske leiar 917 39 893 Rådmann, Rikke Syvertsen Raknes Øvste administrative leiar 922 56 318 Kommunalsjef oppvekst, Elisabeth Nerli Oppvekst - skule og barnehage 928 02 537 Kommunalsjef helse og omsorg, Beate Våge Lia Helse og omsorg 412 34 321 Kommunalsjef Samfunnsutvikling og drift, Ole Johnny Teknisk, Brann, VA, Bygg/vei/anlegg 977 48 619 Flatland Kommuneoverlege Kine Jordbakke 959 26 844 Kommunikasjonsansvarleg Asbjørn Storrusten Kultur- og næringssjef 917 96 785 Beredskapskoordinator Egil Birkrem Samfunnsutvikling og drift 916 89 618 Personalrådgjevar Amalie Gravir Løn og personalavd. 980 42 024 Krisesekretariatet Sekretariatsleiar Asbjørn Storrusten Kommunikasjonsansvarleg 917 96 785 CIM loggførar Mikko Arkivleiar og loggførar 958 56 696 Beredskapskoordinator Egil Birkrem CIM ansvarleg, Varsling 24 916 89 618 Sentralbord Ingrid Kaasa Webansvarleg Ingeborg Nenseter Jensen 479 00 119 Politisk sekretær Merete Trangsrud Loggførar 970 44 023 Digitaliseringsansvarleg Simen Solvang Loggførar 416 54 002 Oppmåling Bjørn Arild Loggførar 906 47 677 Avdelingsleiar Ronde Schade Oppfylging av ordførar/informasjon ut 413 28 929 Liaison Randi Øygarden Liason - kontaktperson på skadestad 997 38 331 Anna umiddelbar varsling Vakttelefon Brannbefal Seljord Brannvesen 35 06 51 71 Vakttelefon VTBV Vest-Telemark Brannvern 976 61 911 Vakttelefon teknisk / VA Vann og avløp 907 00 749 IKT Drift – Aspit Helpdesk ASPIT-systemet 35 05 79 01 Vaktsentral Vest-Telemark kraftlag Straumutfall, nødstraum 35 07 57 00 Vaktsentral Lede/Skagerak kraft/Sundsbarm Straumutfall 35 93 50 00 Arbeidstilsynet vakttelefon Arbeidsulykker 815 48 222 Statsforvaltaren i Vestfold og Telemark vakttelefon Ved Mobilisering av beredskapsleiinga 33 37 10 00 / 991 55 654 vakt tlf. Telemark Sivilforsvarsdistrikt Ved behov for forsterkningsressurser 35 57 36 00 Utenriksdepartementet vakttelefon Utenrikshendingar, andre statsborgarar 2395 Beredskapstøtteenheten vakttelefon Nasjonale hendingar, politiske 22 24 88 88 hendingar Direktoratet for strålevern og atomsikkerhet – DSA Hendingar med radioaktivitet 67 16 26 00 66

Page 67

Beredskapsrådet Ordfører Beate Marie Dahl Eide 917 39 893 Varaordførar Sondre Aasan 458 72 979 Rådmann Rikke Raknes 922 56 318 Kommunalsjef Helse og omsorg Beate Våge Lia 412 34 321 Kommuneoverlege Kine Jordbakke 959 26 844 Beredskapskoordinator Egil Birkrem 906 89 168 Kommunalsjef Samfunnsutvikling og drift Ole Jonny 977 48 619 Flatland Kommunalsjef Oppvekst Elisabeth Nerli 928 02 537 Kommunikasjonsansvarleg Asbjørn Storrusten Rådgjevar 959 08 440 media og kommunikasjon Brannsjef Vest-Telemark Brannvern IKS Torbjørn Lia 976 61 911 Statsforvaltaren i Vestfold og Telemark Jan W Jensen 995 31 261 Ruud Repr. Politiet Trond Neri Flothyl 907 71 119 Repr. Vest-Telemark kraftlag Gunnar Snarteland 970 78 008 Lede /Skagerak energi AS, driftssentralen i Dalen 35 07 95 73 Dyrsku'n Arrangement Geir Helge Espedalen 906 51 011 Repr. Telemark bilruter Tellef Solås 918 96 135 Repr. S. Røde Kors Knut Inge Skoland 971 75 000 FIG-leiar Sigbjørn Tvitekkja 975 04 870 Repr. HV03 Olav Aalandslid 994 49 230 Sivilforsvaret Tom Kjær 926 86 294 Psykososialt kriseteam Leiar - Roar Finnebråten Psykisk helse og rus 413 56 840 Ingunn Liseter Diakon - Seljord kyrkjekontor 976 82 694 Kine Jordbakke Kommuneoverlækjar 959 26 844 Gunn Annie Hellestad Barnevernssamarbeid i Vest-Telemark 907 66 907 Ida Wang Pedagogisk konsulent 476 60 390 Gunhild Kåsa Dehli Leiande helsesjukepleiar 908 90 005 Veronica Rue Flatland Helsesjukepleiar 995 47 144 Ida Standeren Heggtveit Sjukepleiar 958 91 003 Andre ressursar Barnevernsvakt etter klokka 1600 Grenland 900 53 304 Kyrkja/Presteskapet i Øvre - Telemark Beredskapstlf 913 31 734 Anleggsmaskiner Skorve Entreprenør AS 417 57 600 Hovden Hytteservice AS 916 76 187 Morgedal Entreprenør AS 970 08 347 Ivan Mogen 909 65 720 Bjørn Åsmund Groven 950 04 615 Vest Telemark Entreprenør 971 53 661 Halvar Nordskog 415 52 021 Hølland Maskin 959 45 078 Nødstraumsgenerator Seljord vassverk - stasjonært Kontaktperson Nesbukti - stasjonært Trond Johnsen Helsesenteret - stasjonært 959 45 376 Tømmeråsen høgdebasseng-stasjonært 67

Page 68

Driftsavdelinga – 4 stk bærbare Kran-/løfteutstyr BM - Seljord 476 01 003 Telemark Bilruter 975 72 914 Flatdal Handlaft 971 53 661 Transportmateriell Telemark Bilruter 975 72 914 Kjetils Tur 90 146 410 Skorve Entreprenør 417 57 600 Hovden Hytteservice 916 76 187 Morgedal entreprenør 970 08 347 Øygarden Transport 990 54 300 Sanitetsmateriell/bårer Telemark sivilforsvar 35 57 36 00 Vest Telemark brannvesen 35 07 57 11 Seljord Røde Kors hjelpekorps 959 45 376 Frivillige organisasjonar Seljord idrettslag Tellef Solås 95 06 57 38 Flatdal idrettslag Guro Mæland 922 26 920 Åmotsdal idrettslag Anne Bente Kasland Groven 35 06 51 65 Seljord Røde Kors hjelpekorps Trond Johnsen 959 45 376 Flatdal Bygdeutviklingslag Bjønn Raftevold Rue 988 84 771 Norske Redningshunder Vakttelefon Telemark. Aust Agder Vakttlf. 02615 Kontortenester Merete Trangsrud 35 06 51 93 97 04 40 23 Camilla Flatland 35 06 51 01 90 01 36 39 Jeanette Storaker 35 96 51 13 91 63 34 08 Heidi Eidsvaag 35 06 51 14 94 18 35 73 Bjørn Arild Hagen 35 06 51 62 90647677 IKT/Samband Knut Olav Heddejord 35 06 51 60 913 98 721 Simen Solvang 416 54 002 ASPIT helpdesk Sentralbord support@aspit.no / 35 05 79 03 Eksterne beredskapsressursar og infrastruktureigarar Vest-Telemark brannvern IKS Strøm og infrastruktur 35 07 57 11 Giftinformasjonen Folkehelseinstituttet Rådgjeving ved mistanke forgifting 22 59 13 00 Vest-Telemark kraftlag Backupstraum 35 07 57 00 Telemark Fylkeskommune Fylkeskommunal beredskap 23 50 29 37 / 995 31 261 Meteorologisk institutt Vêrvarsling, prognoser 55 23 66 00 NorCert (Nasjonal Sikkerhetsmyndighet) Nasjonalt oversikts- og operasjons- og 23 31 07 50 operasjonssenter dataangrep Sivilforsvaret Telemark 404 40 844 Statens Vegvesen 175 Telenor 56 14 49 33 / 901 09 202 Tolk - Syria - Riham Hussein Abouaisha Seljord barne- og ungdomsskule 455 58 077 Tolk - Ukraina - Nataliia Homleid Avd. for integrering og vaksenopplæring 414 44 793 Randkommunar Notodden kommune Sentralbord 35 01 50 00 68

Page 69

Hjartdal kommune Sentralbord 35 02 80 00 Tinn kommune Sentralbord 35 08 26 00 Vinje kommune Sentralbord 35 06 23 00 Kviteseid kommune Sentralbord 35 06 81 00 Tokke kommune Sentralbord 35 07 52 00 Fyresdal kommune Sentralbord 35 06 71 00 Nissedal kommune Sentralbord 35 04 84 00 Midt-Telemark kommune Sentralbord 35 05 90 00 69