Page 1

Overordnet beredskapsplan – administrativ del 2025-2029 Vedtatt dato: Revidert dato: Virksomhet/avdeling: 05.11.2024 00.00.00 Kommunedirektør

Page 2

Innholdsfortegnelse 6 Hensikt, mål og omfang ............................................................................................ 3 6.1 Planens formål .................................................................................................... 3 6.2 Definisjoner og prinsipper.................................................................................... 3 6.2.1 Definisjoner av ulike hendelser ................................................................... 3 6.2.2 Prinsipper for arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap ...................... 4 6.2.3 Proaktiv stabsmetodikk ............................................................................... 4 6.2.4 Beredskapsledelse ...................................................................................... 4 6.2.5 Kriseledelse ................................................................................................. 4 6.2.6 Støttestab .................................................................................................... 5 6.2.7 Psykososialt kriseteam ................................................................................ 5 6.2.8 Etableringsteam EPS / EPS-senter ............................................................. 5 6.2.9 Beredskapsdelens operative del ................................................................. 5 6.2.10 Beredskapsdelens administrative del .......................................................... 5 6.2.11 Trening og øvelse ........................................................................................ 5 6.2.12 Aksjonsnivåer .............................................................................................. 6 6.3 Prioriteringer ........................................................................................................ 7 6.4 Planens virkeområde ........................................................................................... 8 6.5 Delegert myndighet ............................................................................................. 8 6.6 Beredskapsfullmakt ............................................................................................. 8 7 Beredskapsorganisasjonen ..................................................................................... 8 7.1 Beredskaps-/kriseledelsen .................................................................................. 8 7.2 Beredskapsplanens forhold til eksterne / andre ressurser .................................. 9 8 Funksjoner, roller og ansvar .................................................................................... 9 8.1 Kommunens strategiske kriseledelse .................................................................. 9 8.1.1 Ordfører ..................................................................................................... 10 8.1.2 Kommunedirektør ...................................................................................... 10 8.1.3 Beredskapsleder ....................................................................................... 10 8.1.4 Kommuneoverlege .................................................................................... 10 8.1.5 Beredskapskoordinator ............................................................................. 11 8.1.6 Loggfører .......................................................................................................... 11 8.2 Kommunens støttestab ........................................................................................... 11 8.3 Arbeidsgruppe på operativt nivå ............................................................................. 11 8.4 Ansatte på taktisk nivå ............................................................................................ 11 9 Sikkerhet .................................................................................................................. 12 9.1 Sikkerhetsklarering ............................................................................................ 12 Nannestad.kommune.no Side 1

Page 3

9.2 Operasjonssikkerhet .......................................................................................... 12 9.3 Utskrift av beredskapsplan ................................................................................ 12 10 Pårørendesamarbeid ........................................................................................... 12 10.1 Psykososialt kriseteam ...................................................................................... 12 10.2 Evakuert- og pårørendesenter (EPS) ................................................................ 12 11 Krisekommunikasjon .......................................................................................... 14 11.1 Kommunikasjonsplan ........................................................................................ 14 12 Evaluering, gransking og læring ....................................................................... 14 12.1 Metode............................................................................................................... 15 12.2 System............................................................................................................... 15 13 Opplæring, trening og øvelser ........................................................................... 15 13.1 Intern organisering – enhetene i en beredskapssituasjon ................................ 15 13.2 Kompetanseutviklingsplan................................................................................. 17 13.3 Øving av beredskapsplanene ............................................................................ 17 14 Metoder og verktøy ............................................................................................. 17 14.1 Prinsipper, prioriteringer og metode .................................................................. 17 14.2 Vurdering av alvorlighetsgrad ........................................................................... 18 14.3 Gjennomføringsmetoden for en beredskapshendelse ...................................... 18 14.4 De proaktive prinsippene................................................................................... 19 14.4.1 Føre-var-prinsippet .................................................................................... 19 14.4.2 Kapasitetsprinsippet .................................................................................. 19 14.4.3 Rolleprinsippet ................................................................................................ 19 15 Administrativt om planen ................................................................................... 20 15.1 Risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) ................................................ 20 15.2 Virksomhetenes beredskapsplaner ................................................................... 20 16 Referanser ............................................................................................................ 21 16.1 Referanser ......................................................................................................... 21 Nannestad.kommune.no Side 2

Page 4

6 Hensikt, mål og omfang 6.1 Planens formål Formålet med overordnet beredskapsplan er å beskrive hvordan beredskapen i Nannestad kommune er organisert, samordnet og dokumentert. Planen beskriver i tillegg hvilke prinsipper, prioriteringer og metoder som skal være førende for organiseringen av beredskapen og utøvelse av beredskaps-/kriseledelse i kommunen. Den overordnede beredskapsplanen for Nannestad kommune er todelt: En operativ del og en administrativ del. Planen skal imøtekomme kravene i Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven), kapittel 5 Kommunal beredskapsplikt. Overordnet beredskapsplan skal sikre rask etablering av en enhetlig og koordinert beredskaps- /kriseledelse i Nannestad kommune, når hendelser som ikke kan løses i normal drift, oppstår. Videre skal den sikre at driften på en rask og effektiv måte kommer tilbake til en normalsituasjon. Overordnet beredskapsplan skal være førende for alle beredskapsplaner som utarbeides på alle nivåer i Nannestad kommune. Alle beredskapsplaner skal ligge tilgjengelig i kommunens saks- og arkivsystem, samt kvalitetssystem. 6.2 Definisjoner og prinsipper 6.2.1 Definisjoner av ulike hendelser Beredskap: «Beredskap er forberedelse og utøvelse av konsekvenshåndtering ved uønskede situasjoner» (Eriksen mfl., 2021) (forhøyet årvåkenhet, ev. beredskapsledelse) Ulykke: «En uforutsigbar og ikke planlagt hendelse eller omstendighet som inntreffer uforutsigbart uten tydelig menneskelig intensjon eller observerbar årsak og som fører til tap eller skade» (Hollnagel, 2004) (vurdere beredskapsledelse) Krise: «En krise er en hendelse som har et potensial til å true viktige verdier og svekke en virksomhets evne til å utføre sine samfunnsfunksjoner» (NOU 2000:24, Et sårbart samfunn) (kriseledelse) Katastrofe: «En hendelse, konsentrert i tid og rom, der et fellesskap, eller en relativt selvforsynt underavdeling av et samfunn, utsettes for alvorlig fare og pådrar seg så store tap i forhold til sine medlemmer og infrastruktur at den sosiale strukturen er forstyrret og oppfyllelsen av alle eller noen av de grunnleggende funksjoner i samfunnet er forhindret» (Fritz, 1961) (kriseledelse) Nannestad.kommune.no Side 3

Page 5

6.2.2 Prinsipper for arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap Ansvarsprinsippet: Den organisasjon som har ansvar for et fagområde i en normalsituasjon, har også ansvaret for nødvendige beredskapsforberedelser og for å håndtere ekstraordinære hendelser på området. Ansvarlig instans må ta stilling til hva som er akseptabel risiko. Likhetsprinsippet: Den organisasjon man opererer med under kriser, skal i utgangspunktet være mest mulig lik den organisasjon man har til daglig. Nærhetsprinsippet: Kriser skal organisatorisk håndteres på lavest mulig nivå. Samvirkeprinsippet: Myndigheter, virksomheter og etater har et selvstendig ansvar for å sikre et best mulig samvirke med relevante aktører og virksomheter i arbeidet med forebygging, beredskap og krisehåndtering. 6.2.3 Proaktiv stabsmetodikk Proaktiv stabsmetodikk er en standardisert arbeidsmetodikk som sikrer at planlegging, prioritering og respons under en hendelse som utløser beredskapstiltak, blir håndtert på en god måte (Lunde, 2014). 6.2.4 Beredskapsledelse Beredskapsledelse er prosessen med å lage og implementere planer, for å imøtekomme nødssituasjoner og katastrofer. Dette er viktig fordi det bidrar til at alle som er berørt av en katastrofe blir tatt hånd om, og at krisen håndteres så effektivt som mulig. Beredskapsledelse tar hånd om hendelser/ulykker frem til det er definert et spesifikt krisenivå. 6.2.5 Kriseledelse Kriseledelsen leder håndteringen av en definert krise eller katastrofe. Nannestad.kommune.no Side 4

Page 6

6.2.6 Støttestab Støttestab består av utnevnte funksjoner fra virksomhetene, f.eks. kommunikasjonsrådgiver, politisk sekretariat, relevante funksjoner i enheter som er berørt, som hentes inn som støtte for kriseledelsen i en hendelse. 6.2.7 Psykososialt kriseteam Psykososialt kriseteam skal yte psykisk og sosial førstehjelp ved ulykker, kriser og katastrofer. Kriseteamet er tverrfaglig sammensatt, og har kompetanse innen akutt psykososialt arbeid med barn og voksne. 6.2.8 Etableringsteam EPS / EPS-senter EPS står for Evakuerte- og pårørendesenter. 6.2.9 Beredskapsdelens operative del Operativ del beskriver hva som konkret skal gjøres ved ulike typer ulykker, kriser og katastrofer. Operativ del er unntatt offentlighet, jf. offl. § 24. 6.2.10 Beredskapsdelens administrative del Administrativ del gir føringer for organiseringen av kriseledelsen og ivaretakelsen av ulike ansvars- områder ved ulike typer ulykker, kriser og katastrofer. 6.2.11 Trening og øvelse Trening skjer til og med oransje nivå («drill») på enhetsnivå. Nannestad.kommune.no Side 5

Page 7

Øvelser skjer fra og med rødt nivå («funksjonsbasert øvelse») vil alltid involverer beredskaps- /kriseledelsen. Figur 1 Beredskapsøving og læring (Sommer, Morten; Pollestad, Bjørn; Steinnes, Tommy, 2020) 6.2.12 Aksjonsnivåer Figur 2 Praktisk krise- og beredskapsledelse (Lunde, 2019) 1. Strategisk nivå: o Dette nivået har ansvaret for den overordnede styringen og beslutningstakingen i krisehåndteringen. Fokus ligger på helhetlige vurderinger, langsiktig planlegging og overordnede prioriteringer. o På strategisk nivå defineres målsettinger, ressursallokeringer, og det legges føringer for hvordan krisen skal håndteres over tid. Dette innebærer vurdering Nannestad.kommune.no Side 6

Page 8

av samfunnskritiske funksjoner, risikoanalyser og koordinering mellom ulike sektorer og nivåer. o Det strategiske nivået utarbeider også kommunikasjon til offentligheten og mellom involverte aktører, og etablerer de nødvendige samarbeidsstrukturer for å sikre en helhetlig og samordnet krisehåndtering. 2. Operativt nivå: o Dette nivået er ansvarlig for å omsette strategiske målsettinger og beslutninger til konkrete planer og operasjoner. Det handler om å samordne innsatsen på tvers av avdelinger, organisasjoner og regioner. o På operativt nivå jobber man med å sikre en effektiv gjennomføring av krisehåndteringen, inkludert ressursdisponering, opprettelse av beredskapsplaner, organisering av innsats og distribusjon av nødvendige ressurser. o Informasjonsflyt, situasjonsforståelse og justering av tiltak i sanntid er avgjørende på dette nivået. Det innebærer kontinuerlig vurdering av operasjonelle behov og tilpasning av innsatsen i henhold til endrede situasjoner. 3. Taktisk nivå: o Dette nivået handler om den direkte gjennomføringen av oppgaver og tiltak. Det er her de operative planene blir konkret iverksatt i praksis. o Taktisk nivå innebærer håndtering av umiddelbare situasjoner, inkludert respons på spesifikke hendelser, beslutningstaking under press, samt styring og koordinering av personell og materiell i felt. o Fokus ligger på detaljerte operasjonelle handlinger, hvor rask og nøyaktig gjennomføring er essensielt. Situasjonsrapportering og tilbakemelding til operativt nivå er også kritisk for å sikre en kontinuerlig og oppdatert krisehåndtering. Disse nivåene opererer i et hierarki hvor strategiske beslutninger danner rammene for operative planer, som igjen gjennomføres gjennom taktiske handlinger ved skadestedet. 6.3 Prioriteringer Følgende prioriteringer gjelder for forberedelse og håndtering av beredskaps-/krisesituasjoner i Nannestad kommune: • Sikre menneskers liv og helse. • Opprettholde kritisk viktig infrastruktur og tjenester. • Beskytte miljøet. • Sikre mot tap av tillit i samfunnet. • Sikre mot økonomisk tap. Overordnet beredskapsplan omfatter Nannestad kommunes samlede virksomhet. Den gjelder ved spesielle, uønskede hendelser, beredskapssituasjoner og/eller kriser som krever spesiell respons eller oppmerksomhet, og hvor kommunedirektør og/eller ordfører beordrer mobilisering av beredskapsledelse. Nannestad.kommune.no Side 7

Page 9

6.4 Planens virkeområde Overordnet beredskapsplan er virksomhetsovergripende for Nannestad kommune, og gjelder for kommunestyret, politiske utvalg og alle administrative virksomheter og enheter. 6.5 Delegert myndighet Kommunestyret er den øverste beslutningsmyndigheten i Nannestad kommunes beredskaps- organisasjon, slik de er i en normalsituasjon. Ordfører utfører kommunestyrets beslutninger, og har fått delegert myndighet til å håndtere en beredskapssituasjon. Kommunestyret kan delegere beredskapsfullmakten til kommunedirektør og ordfører. Kommune- styret beslutter hvordan beredskapsledelsen og beredskapsorganisasjonen i kommunen skal være organisert. Overordnet beredskapsplan, administrativ del, skal legges fram for kommunestyret én gang per kommunestyreperiode. 6.6 Beredskapsfullmakt Kommunedirektør har ved kriseledelsen alle fullmakter som er nødvendige for iverksettelse av beredskaps-/kriseledelsen relevante, skadebegrensende tiltak i en beredskapssituasjon, eller når en krise truer. I arbeidet skal overordnet beredskapsplan følges. Kommunedirektøren ved beredskaps-/kriseledelsen har fullmakt til å disponere inntil kr. 2.500.000 til nødvendig håndtering, skadebegrensning og nødvendige sikringstiltak. Rammebeløpet overskrides ved påtrengende behov når folkevalgte organ ikke kan sammenkalles. I kommune- direktørens fravær delegeres beredskapsfullmakten, i prioritert rekkefølge, til: 1. Kommunedirektørens stedfortreder 2. Beredskapsleder 3. Kommuneoverlege 7 Beredskapsorganisasjonen 7.1 Beredskaps-/kriseledelsen Beredskapsorganisasjonen i Nannestad kommune skal være funksjonsavhengig, og ikke person- avhengig. Det vil si at den skal bestå av funksjoner som alltid er bemannet og tilgjengelig. Et hovedprinsipp i beredskap er at den med ansvar i normaldrift, har ansvaret i en beredskaps- situasjon. Organisering i krise følger organisering i normaldrift., med unntak av rollen som beredskapsleder (se punkt 7.1.3). Kommunens fagledere rapporterer via tjenestevei til beredskaps-/kriseledelsen. Nannestad.kommune.no Side 8

Page 10

Beredskapsorganiseringen i virksomhetene kan ikke være i strid med innholdet i kommunens overordnede beredskapsplan. 7.2 Beredskapsplanens forhold til eksterne / andre ressurser Kommunens overordnede beredskapsplan er et tillegg til statlige og regionale planer hos nødetatene, Staten og fylkeskommunen med underliggende etater, i henhold til samvirkeprinsippet. Samvirkeaktører: • Virksomheter, enhetsledere og/eller andre ansatte som korrelerer best med den uønskede hendelsen (interne ressurser). • Øst politidistrikt • Øvre Romerike brann og redning IKS • AMK-sentralen • Forsvaret • Sivilforsvaret • Heimevernet • Akershus fylkeskommune • Statsforvalteren i Østfold, Buskerud, Oslo og Akershus • Statens vegvesen • Elvia AS (strømnettleverandør) • Gimilvann SA (vannverk) • Nabokommuner på Øvre Romerike (gjensidig beredskapsavtale) • Rammeavtaleleverandører • Røde Kors Hjelpekorps (beredskapsavtale) • Nannestad sanitetsforening (samarbeidsavtale) • Frivillig redningstjeneste Listen er ikke uttømmende. 8 Funksjoner, roller og ansvar 8.1 Kommunens strategiske kriseledelse De faste medlemmene av kommunens kriseledelse, jf. likhets- og ansvarsprinsippet: • Ordfører • Kommunedirektør • Beredskapsleder • Kommuneoverlege • Beredskapskoordinator • Loggfører • Ev. tiltredende interne og eksterne fagressurser. Nannestad.kommune.no Side 9

Page 11

Listen beskriver ikke kommandorekkefølgen i kriseledelsen. Beredskaps-/kriseledelsen kan mobilisere redusert dersom det åpenbart ikke er behov for enkelte av fagområdene eller funksjonene, eller den kan mobiliseres forsterket med ledere fra relevante fagområder, alt tilpasset potensialet i den beredskapssituasjonen som skal håndteres. I tillegg til de faste medlemmene vil interne tiltredende få plass i kriseledelsen. Berørt kommunalsjef vil alltid bli medlem av kriseledelsen avhengig av hendelse. I langvarige beredskapssituasjoner er det nødvendig å etablere flere skift i beredskaps-/krise- ledelsen. De ulike funksjonene skal da bemannes med personell som til vanlig inngår som stedfortredere i de funksjonene som benyttes til å bemanne kriseledelsen. Når kriseledelsen mobiliseres, samles den i Nannestad kommunehus, Formannskapssalen, Teiealleen 31, 2030 Nannestad, dersom ikke annet blir besluttet og kommunisert. I beredskaps- /krisesituasjon har beredskaps-/kriseledelsen forrang til bruk av nødvendige lokaliteter. 8.1.1 Ordfører Ordfører er representant for kommunestyret og politisk ledelse i Nannestad kommune. Funksjonen sikrer kontinuerlig tilstedeværelse av beslutningsmyndighet. Ordfører er kommunens talsperson i media. Ordfører rapporterer til formannskapet i en beredskaps-/krisesituasjon. Kommunestyret blir orientert på første møte etter beslutning om mobilisering. Ordfører kan beslutte mobilisering og demobilisering av organisasjonen. 8.1.2 Kommunedirektør Kommunedirektør er øverste administrative leder i kommunen og leder for beredskaps- /kriseledelsen. Kommunedirektør kan beslutte mobilisering og demobilisering av organisasjonen. Skal ha det strategiske blikket (utover 72 timer fra den uønskede hendelsen inntraff). 8.1.3 Beredskapsleder Beredskapsleder skal lede den praktiske gjennomføringen av en beredskapshendelse/krisesituasjon de første 72 timene av en uønsket hendelse. 8.1.4 Kommuneoverlege Kommuneoverlegen skal ha fast plass i beredskaps-/kriseledelsen og gir medisinskfaglig råd til kriseledelsen. Kommuneoverlegen har overordnet ansvar for den samfunnsmedisinske kompetansen. Kommuneoverlegens ansvar er omhandlet i Folkehelseloven kap. 2 og 3. Kommuneoverlegen kan iverksette strakstiltak utenom mobilisering, eller før mobilisering er iverksatt, dersom tidsfaktor er kritisk og situasjonen kan true liv og helse. Nannestad.kommune.no Side 10

Page 12

8.1.5 Beredskapskoordinator Beredskapskoordinator skal sikre at Nannestad kommunes respons og håndtering er så samstemt og koordinert som mulig til enhver tid. Beredskapskoordinator skal sørge for at kommunens planverk er oppdatert og tilgjengelig i oppdaterte versjoner, både elektronisk og i papirform. 8.1.6 Loggfører Loggfører skal føre hendelseslogg fra første henvendelse, over alle henvendelser som kommer inn, alle møter som avholdes, kontakt med eksterne, og beslutninger som tas. Loggfører kan forsterkes ved behov. Loggførers ansvar fortsetter til evaluering er gjennomført. 8.2 Kommunens støttestab Støttestaben i krisehåndtering skal bistå med koordinering, kommunikasjon og logistikk for å sikre effektiv gjennomføring av beredskapsplaner, sikre tydelig og kontinuerlig kommunikasjon, overvåke og samle informasjon om krisesituasjonen for å gi oppdatert situasjonsbilde, sørge for nødvendige ressurser og utstyr til berørte områder, håndtere administrativ støtte som dokumentasjon og rapportering, assistere med mediehåndtering og offentlig informasjon, og gi teknisk støtte for IT- og kommunikasjonsløsninger som trengs under krisen. Støttestab vil bestå av «ikke berørte» kommunalsjefer, kommunikasjonsrådgiver, politisk sekretariat, Innbyggertorg, utnevnte funksjoner fra kommunalsjefområdene m.m., avhengig av situasjon. 8.3 Arbeidsgruppe på operativt nivå Innsatsen i en beredskapssituasjon ledes av virksomhets-, enhets-, avdelings- og/eller arbeidsleder, eventuelt en ansvarlig person disse bemyndiger, jf. pkt. 5.2.11 Operasjonelt nivå. Som i normaldrift er det kun én ansvarlig leder per virksomhets-/enhetsområde. Ved behov kan ledere bemyndige ansatte innenfor eget ansvarsområde. 8.4 Ansatte på taktisk nivå Hovedtyngden av ansatte i Nannestad kommune ligger til taktisk kriseledelse, jf. pkt. 5.2.11 Taktisk nivå. Taktisk kriseledelse skal implementere tiltak besluttet på strategisk og operativt nivå. Videre justere, tilpasse og melde tilbake behov og nye observasjoner til overordnede nivåer. Taktisk kriseledelse har i tillegg i oppgave å opprettholde organisasjonens drift innenfor kommunens samfunnsfunksjoner. Nannestad.kommune.no Side 11

Page 13

9 Sikkerhet 9.1 Sikkerhetsklarering Ordfører, kommunedirektør, beredskapsleder, kommuneoverlege og beredskapskoordinator skal være sikkerhetsklarert. Sikkerhetsklareringen er personlig, men blir klarert i forhold til rollen i beredskapsarbeidet. I tillegg skal fagansvarlig arkiv ha sikkerhetsklarering i den hensikt å ivareta dokumentsikkerhet. 9.2 Operasjonssikkerhet Rutiner for informasjonssikkerhet, personellsikkerhet, økonomisk sikkerhet og dokumentsikkerhet er beskrevet i egne prosedyrer. Under hendelser ligger ansvaret for sikker utøvelse hos den enkelte ansatte og hos ledere. Dette er regulert av prosedyreverket. 9.3 Utskrift av beredskapsplan Overordnet beredskapsplan skal til enhver tid finnes i papirversjon. Ordfører, kommunedirektør og beredskapsleder skal være i besittelse av papirversjon av overordnet beredskapsplan. Papirversjon oppbevares i safe i arkivet. 10 Pårørendesamarbeid 10.1 Psykososialt kriseteam Kommunens psykososiale kriseteam gir omsorg og hjelp til familier som har opplevd brå og uventet død av nært familiemedlem, og andre alvorlige krisesituasjoner. Dette gjelder også når ulykken har skjedd utenfor kommunen. Se eget plandokument for psykososialt kriseteam, samt kriseteamets prosedyrer i TQM. 10.2 Evakuert- og pårørendesenter (EPS) Evakuert- og pårørendesenter (EPS) er aktuelt å etablere ved hendelser som innebærer evakuering av innbyggere eller behov for samlingssted for berørte og pårørende. Kommunen har et eget etableringsteam for EPS som består av ansatte i kommunens ulike virksomheter. Teamet består av seks faste medlemmer og koordineres av kommuneoverlegen og beredskapskoordinator. Etableringsteamet aktiveres av kriseledelsen i kommunen ved hendelser hvor det er, eller antas å være et behov for EPS. Nannestad kommune har samarbeidsavtale med Ullensaker kommune om drift av EPS første døgn fra og med oppstart. Nannestad.kommune.no Side 12

Page 14

Kommunen har planer for evakuerte og pårørende ved en uønsket hendelse. Planen er todelt og består av: Evakuertsenter Et oppholdssted for fysisk, uskadde personer som har vært involvert i en hendelse, og har behov for hjelp til f.eks. gjenforening med pårørende, samtaletjenester og omsorg. Kommunen har hovedansvaret for etablering og drift av evakuertsenteret. Politiet skal bistå kommunen, registrere personopplysninger samt utføre politioppgaver. Pårørendesenter Et oppholdssted for pårørende som har behov for informasjon, hjelp, omsorg og samtaletjenester. Kommunen har hovedansvaret for etablering og drift av pårørendesenteret. Politiet skal yte bistand, gi informasjon til fremmøtte pårørende samt utføre politioppgaver. For å gjennomføre dette har kommunen tilgjengelig et etableringsteam for EPS. Teamet består av ansatte i kommunen med vid kompetanse fra flere virksomheter. Deres oppgave er å etablere et evakuert- og pårørendesenter, enten lokalt (ved en mindre hendelse) eller eksternt (Clarion Hotel & Congress Oslo Airport, Gardermoen), hvor mennesker påvirket av en uønsket hendelse kan oppholde seg og få hjelp. Teamets oppgaver er å ordne praktiske gjøremål på stedet, formidle kontakt mellom EPS, politi og kriseledelse, samt videreformidle kontakt til kriseteam. På EPS- senteret vil også psykososialt kriseteam være til stede med sin kompetanse. Hvis EPS er etablert skal kommunen: • gi psykososial omsorg og samtaletjenester • sørge for forpleining og forlegning • gi nødvendig helsetjenester • gi informasjon til de involverte og fremmøtte pårørende Roller i EPS: Lokalt EPS bemannes med kommunens psykososiale kriseteam, teamets leder, teamets liaison, teamets loggfører og øvrige medlemmer, samt støttepersonell mobilisert fra kommunen for øvrig, via HR-avdelingen og fra samarbeidspartnere som kommunen har avtale med (Røde Kors og Sanitetskvinnene, samt nabokommuner). Bemanningen vil skje utfra behov. Leder og stedfortreder: Lede hele EPS. Liaison og stedfortreder: Kommunikasjon internt og med kriseledelsen/stab. Loggfører og stedfortreder: Loggføring i krisestøtteverktøy (p.t. Rayvn). Referent ved statusmøter. Informasjonsskranke: Bemannes etter behov for å bistå med informasjon ved henvendelser eller bringe dem videre. Se egne planer og prosedyrer for EPS-team i TQM. Nannestad.kommune.no Side 13

Page 15

11 Krisekommunikasjon Dersom en uønsket hendelse eller krise oppstår er behandlingen av informasjon og bevisst bruk av kommunikasjon vesentlige elementer i håndteringen av situasjonen. Behovet for informasjon i en krise vil være stort. Kommunens kriseinformasjon må gis raskt og skal fremstå som nøktern, etterrettelig, samordnet og oppdatert. Informasjonen skal • bidra til å skape trygghet og sikkerhet, • redusere og avgrense skade og konsekvenser (psykisk og fysisk), og • styrke tilliten til kommunen. Budskap i kriser følger følgende prioritering: • sikre menneskers liv og helse. • opprettholde kritisk viktig infrastruktur og tjenester. • beskytte miljøet. • sikre mot tap av tillit i samfunnet. • sikre mot økonomisk tap. 11.1 Kommunikasjonsplan Nannestad kommune har en kommunikasjonsplan som skal inneholde plan for befolkningsvarsling, plan for presse-/mediesenter og plan for håndtering av massemottak av telefoner/meldinger under en hendelse. Se kommunikasjonsplan og prosedyre for krisekommunikasjon i TQM. 12 Evaluering, gransking og læring Krisehåndtering pågår til evaluering er ferdig. Loggen skal stå åpen til man er helt sikker på at alt er loggført. Evaluering av krise- og beredskapshendelser skal gjennomføres. Evaluering skal både gi læring til kommunens ansatte og danne grunnlag for forbedringstiltak. Evalueringsrapporten er kunnskapsgrunnlag for endring og utbedring. Evalueringen gir rom for å vurdere hendelsen opp mot annet læringsbehov fra tidligere eller tilstøtende hendelser, og kan slik fremme læring og endring i et større perspektiv. Evaluering skal foregå internt i kriseledelsen og blant øvrige involverte. Evalueringens funn skal forelegges virksomhetsledere og kommunedirektør, og ved behov, ordfører. Regionalt samarbeid innen beredskap er gode arenaer for å kunne lære av hendelser utenfor kommunen, skal prioriteres. Involvering i fylkesnivå behovsprøves. Nannestad.kommune.no Side 14

Page 16

12.1 Metode Evaluering skal foregå etter kommunens vedtatte mal, for å lette beredskaps-/kriseledelsens etterarbeid, se punkt 18.1 i beredskapsplanens del 3 (vedlegg). Evalueringens funn rangeres fra mest kritisk til minst kritisk. Malen sikrer at identifiserte funn følges opp av konkrete tiltak for forbedring. En utledet rapport skal følge evalueringsskjemaet ved større hendelser. Evaluering må gjennomføres for å fremme læring. Beredskaps-/kriseledelsen kan overlate evalueringsarbeidet til relevant leder, så lenge tilbakelesing til beredskapsledelse, virksomhets- ledere og kommunedirektør (og ordfører) sikres. Utvalgt leder er ansvarlig for å sikre den videre prosessen (inkludert prosedyreendring, implementering og oppfølging, m.m.) for å fremme læring hos de ansatte og mellom virksomhetene. Evalueringen er ikke sluttført før beredskaps-/kriseledelsen og relevante ledere har prioritert tiltak og har implementert disse i prosedyrer og planer. Tiltaksliste skal dokumenteres i evaluerings- rapporten. 12.2 System Involverte og relevante parter utover beredskaps-/kriseledelsen, vil motta en spørreundersøkelse i evalueringsfasen. Kommunens valgte løsning for spørreundersøkelser er p.t. Microsoft Forms. Spørreundersøkelsen skal tilpasses den enkelte hendelse og gjøres så relevant som mulig. Definering av spørreundersøkelsens mottakere foretas av beredskapsleder, beredskapskoordinator eller annen relevant leder, jf. pkt. 11.1. Det er viktig av mottakeren er relevant for hendelsen, slik at mottakere ikke devaluerer egen deltakelse og spørreundersøkelsen mister sin effekt. 13 Opplæring, trening og øvelser 13.1 Intern organisering – enhetene i en beredskapssituasjon En beredskapsplan dokumenterer hvordan beredskapen er organisert og samordnet, og hvordan beredskaps-/krisesituasjoner er forventet håndtert. Beredskaps-/kriseledelsen og ansatte i kommunen som har viktige og sentrale funksjoner, skal ha gjennomført grunnleggende opplæring i beredskaps- og krisehåndtering. De skal også delta i årlige opplæringsaktiviteter etter fastsatt plan. Beredskapsåret skal synkroniseres med administrasjonens årshjul. Beredskapskoordinator er ansvarlig for gjennomføring og oppfølging for kommunal beredskaps-/ kriseledelse etter følgende oppsett: Nannestad.kommune.no Side 15

Page 17

Tiltak Planlagt Målgruppe Ansvarlig Revidere overordnet 1. kvartal Kommunedirektørens Beredskapskoordinator beredskapsplan, inkl. ledergruppe, oppdatering av beredskapsledelsen varslingslister Årlig gjennomgang av 2. kvartal Beredskapsledelsen Beredskapskoordinator beredskapsplanens vedlegg Årlig gjennomgang av 2. kvartal Virksomhetene Kommunalsjefer, beredskapsplaner Virksomhetsledere (virksomheter) Øvelse, årlig i uke 38-39 3. kvartal (1. kvartal Beredskapsledelsen Beredskapsleder, i året etter beredskapskoordinator kommunevalget) Egenberedskapsuken, årlig i 4. kvartal Alle ansatte og Beredskapsleder, uke 44 innbyggere beredskapskoordinator, kommunikasjons- rådgiver, kommunalsjefer, virksomhetsledere Revidere ROS-analyse Hvert fjerde år Kommunedirektørens Beredskapsledelsen (overordnet) ledergruppe, beredskapsledelsen, samarbeidspartnere og ressurser Revidere ROS-analyser Hvert andre år Kommunalsjefer, (virksomhetsnivå) Virksomhetsledere Beredskapsrådet Hvert andre år Kommunedirektørens Ordfører, beredskaps- ledergruppe, koordinator beredskapsledelsen, samarbeidspartnere og ressurser Virksomhetene generelt og enhetene spesielt har ansvaret for å etablere, dokumentere, organisere, trene og vedlikeholde en tilfredsstillende beredskap innenfor sine ansvarsområder. Dette krever forsvarlig opplæring av alle personer som skal bekle de ulike funksjonene. Virksomhetene og enhetene har ansvar for å allokere ressurser og økonomi for å ivareta nødvendig kompetanse innenfor sikkerhet og beredskap for sine ansatte. Nannestad.kommune.no Side 16

Page 18

13.2 Kompetanseutviklingsplan Beredskaps-/kriseledelsen har ansvar for å nominere årlig relevant kursportefølje for kommunens ansatte. Vi benytter blant annet kursopplegg som tilbys fra Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap (DSB). Virksomhetslederne er ansvarlige for å melde inn virksomhetens kompetanse innenfor beredskaps- og kriseledelse. Dette er et ledd i å sikre at Nannestad kommune til enhver tid har kompetente medarbeidere som bemanner funksjonene i beredskapsorganisasjonen. 13.3 Øving av beredskapsplanene Øving innebærer involvering av beredskaps-/kriseledelse og flere relevante virksomheter. Beredskapskoordinator er ansvarlig for planlegging av øvelser på overordnet nivå. Det tilligger den virksomhetsleder og den funksjon som er ansvarlig for beredskapsplanene å sikre årlig revisjon og gjennomføring av trening av egne beredskapsplaner. Evaluering av trening og hendelser gir relevant erfaring og bidrar til at vi er enda bedre rustet for å håndtere beredskapssituasjoner. All trening og øving skal baseres på ROS-analyse, det vil si i henhold til enhetens kartlagte sårbarhet. 14 Metoder og verktøy 14.1 Prinsipper, prioriteringer og metode Beredskapsorganiseringen og utøvelse av beredskaps-/kriseledelse i Nannestad kommune skal være forankret i anerkjente prinsipper, prioriteringer og metoder for beredskap og beredskaps- /kriseledelse. Nannestad kommune skal følge proaktiv stabsmetodikk i sitt beredskapsarbeid. For å sikre kommunens kvalitet i beredskapsarbeid skal Nannestad kommune sikre dokumentert arbeid innenfor følgende tiltak: • Revidert overordnet beredskapsplan • Reviderte prosedyrer på virksomhets- og enhetsnivå • Reviderte ROS-analyser og tiltaksplaner • Kompetanseplan for beredskapsledelse og andre beredskapsfunksjoner • Trenings- og øvingsplaner • Dokumentert trening og øving med evaluering • Evalueringer med tilhørende tiltaksplaner Dette utgjør kommunens kvalitetssystem for beredskapsarbeid. Nannestad.kommune.no Side 17

Page 19

14.2 Vurdering av alvorlighetsgrad Nivå Innhold Beredskaps-/kriseledelse Gult Potensialet er en begrenset konsekvens for Nei, hvis ikke spesielle kommunen/ kommunal tjenesteproduksjon/ forhold tilsier det. Nivå lokalsamfunnet. Økt årvåkenhet. En begrenset del av kommunens tjenesteproduksjon er Sjekke tilgjengelige berørt. Bare en liten del av lokal samfunnet er berørt, ressurser. og resten av samfunnet fungerer som normalt. Hendelsen har ingen vesentlig interesse eksternt. Oransje Stor konsekvens for kommunen/ lokal Vurder beredskapsledelse. tjenesteproduksjon/ lokalsamfunnet. Hvis usikker, så ja. Nivå Tilliten til kommunen kan bli utfordret, både Økt årvåkenhet. administrativt og politisk. En stor del av lokalsamfunnet Sjekke tilgjengelig ressurser. vil kunne bli berørt, og samfunnet kan bli påvirket slik at gjentatte virksomheter må bidra i håndteringen. Hendelsen vil skape interesse utenfor kommune- organisasjonen, og kommunen må også forholde seg til eksterne myndigheter, virksomheter og interesser. Rødt nivå Potensiale gir stor konsekvens for nasjonal virksomhet Ja. og/eller regional beredskap. Kriseledelse Kommunen må forholde seg aktivt til nasjonale og regionale myndigheter, virksomheter og interesser. Svart nivå* Potensiale for nasjonal unntakstilstand og/eller Ja. nasjonal politisk beredskap. Kriseledelse *Svart nivå = nivå over kommune, dvs. politi, forsvar, nasjonale instanser. Omtales ikke i denne planen. 14.3 Gjennomføringsmetoden for en beredskapshendelse En beredskaps-/krisesituasjon (uønsket hendelse) skal håndteres på følgende måte: • Overvåke: Om mulig skal situasjonen overvåkes på strategisk nivå. Dette innebærer å følge med på farevarsler, sende ut mannskap til aktuelle lokasjoner og varsle aktuelle aktører om at en uønsket hendelse kan forekomme innen kort tid. Alle identifiserte tiltak som kan forhindre eller forminske skaden av den uønskede hendelsen skal gjennomføres. • Varsle og mobilisere: Avhengig av situasjonen og omfanget, mobiliseres kriseledelsen, eller den del av organisasjonen som anses nødvendig for å løse den uønskede hendelsen. Varslingslister i beredskapsplanens operative del skal brukes, og tid for førstemøte skal avtales. Nannestad.kommune.no Side 18

Page 20

• Håndtere: Når en uønsket hendelse inntreffer, vil det i starten være stor usikkerhet rundt hva som faktisk har skjedd, og hvor stort omfanget er. Kriseledelsen møtes til førstemøte, og det blir gitt roller til ressurser på operativt og taktisk nivå. Mannskaper på taktisk nivå blir sendt ut til hendelsessted for videre innsats, mens operativt og strategisk nivå bruker proaktiv stabsmetodikk for å håndtere den uønskede hendelsen på en best mulig måte. • Normalisere: Gjennom etterarbeid og oppfølging skal man i denne fasen sikre en god overgang tilbake til normalsituasjonen. I tillegg kan det være nødvendig med undersøkelsesskritt parallelt med innsatsen i den akutte situasjonen. Undersøkelsene kan være direkte knyttet til gjennomføringsfasen eller løsrevet fra den. Andre offentlige organer kan også iverksette undersøkelser, eksempelvis politiet. Beredskaps- organisasjonen til Nannestad kommune demobiliseres, og går over til normalsituasjon. • Evaluering: Alle beredskapshendelser i Nannestad kommune skal evalueres. Evalueringen skal behandles av beredskapsledelsen og kunnskap skal brukes for å forbedre og forsterke Nannestad kommunes beredskapsevne. 14.4 De proaktive prinsippene Etterlevelse av de proaktive prinsippene skal sikre at Nannestad kommune responderer så tidlig som mulig med tilstrekkelige ressurser i en beredskaps-/krisesituasjon, eller noe som har et potensiale til å bli en beredskaps-/krisesituasjon. 14.4.1 Føre-var-prinsippet Føre-var-prinsippet innebærer at kommunalsjef, virksomhetsleder, enhetsleder eller en ansatt alltid bør velge å varsle eller å mobilisere beredskapsorganisasjonen dersom vedkommende er usikker på om det er nødvendig. Føre-var-prinsippet gjelder også i situasjoner hvor det er åpenbart at det er nødvendig å iverksette tiltak som har en positiv effekt på beredskapssituasjonen, men ikke innhentet klarering for å gjøre. Tiltaket bør da iverksettes uten opphold og rapporteres tilbake tjenestevei. 14.4.2 Kapasitetsprinsippet Kapasitetsprinsippet innebærer at beredskapsorganisasjonen så tidlig som mulig bør forsøke å gjennomføre ressursmobilisering av et slikt omfang at det er en tilgjengelig moderat overkapasitet ved de viktigste ressursene. 14.4.3 Rolleprinsippet Prinsippet om rollefokus betyr at ansvar og oppgaver fordeles basert på den formelle rollen, ikke den enkelte personen. Dette sikrer at alle vet hvilke oppgaver de skal utføre under krisesituasjoner, uavhengig av hvem som er til stede, og at beslutninger tas ut fra klare ansvarsområder, ikke personlige relasjoner eller preferanser. Nannestad.kommune.no Side 19

Page 21

15 Administrativt om planen Sammen med denne administrative delen, består overordnet beredskapsplan for Nannestad kommune av flere beredskapsplaner tilpasset de enheter den gjelder for (temaspesifikke operative planer). Underliggende beredskapsplaner skal utarbeides i samsvar med overordnet beredskaps- plan. 15.1 Risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS-analyser) Lov om kommunal beredskapsplikt setter krav om at kommunens overordnede beredskapsplan skal være utarbeidet med utgangspunkt i en risiko- og sårbarhetsanalyse. En risiko- og sårbarhetsanalyse skal identifisere hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe, vurdere årsaker, sannsynlighet og konsekvens, og identifisere tiltak som er egnet til å redusere risikoen forbundet med hendelsene. En slik analyse skal danne grunnlag for beredskapsplaner på fagområdene. Utfordringene det blir pekt på i overordnet ROS-analyse skal møtes med tiltak på enhetsnivå som tar ned sannsynligheten for at hendelsen inntreffer og eller reduserer konsekvensen av hendelsen om den inntreffer. Kommunedirektøren har ansvar for overordnede ROS-analyser og virksomhetslederne for at det utarbeides beredskapsplaner innenfor sine ansvarsområder. 15.2 Virksomhetenes beredskapsplaner Virksomhetenes beredskapsplaner gjelder for den virksomhet/enhet planen er laget for. Planene skal som et minimum inneholde nødvendig beskrivelse for hvordan enheten er organisert, samordnet og dokumentert. Den skal beskrive hvilke prinsipper, prioriteringer, metoder, varslings- og mobiliseringsplaner, funksjonsbeskrivelser, aktuelle tiltakskort og øvrige hjelpemidler for håndtering av en uønsket hendelse. Planen skal også inneholde en driftskontinuitetsplan for enheten. Planen skal gjennomgås en gang i året. Beredskapsplaner i kommunen skal følge samme maloppsett som overordnet beredskapsplan. Nannestad.kommune.no Side 20

Page 22

16 Referanser 16.1 Referanser • Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret (sivilbeskyttelsesloven). • Lov om rett til innsyn i dokument i offentleg verksemd (offentleglova) • Lov om folkehelsearbeid (folkehelseloven) • NOU 2000:24 Et sårbart samfunn • Disaster (Fritz, C.E. 1961) • Barriers and accident prevention (Hollnagel, Erik 2004) • Praktisk krise- og beredskapsledelse (Lunde, 2019) • Beredskapsøving og læring (Sommer, Morten; Pollestad, Bjørn; Steinnes, Tommy, 2020) • Beredskapsanalyse (Eriksen, Jonas; m.fl. 2021) • Praktisk krise- og beredskapsledelse (Lunde, 2014) • Nannestad kommunes PS sak 29/08 Beredskapsplan for etablering av kriseledelse og beredskapsplan for kriseledelse Nannestad.kommune.no Side 21